Gestor nexo PRO

Klienci

• Wspólna kartoteka klientów z pozostałymi programami linii nexo.
• Wieloaspektowość klientów z podziałem klientów na standardowych i potencjalnych (mogą nimi być wszystkie instytucje, pracownicy oraz wspólnicy).
• Podział klientów na osoby fizyczne i firmy z indywidualnymi atrybutami oraz możliwość przekształcania w obie strony.
• Mechanizm przestrzegający przed dublowaniem klientów (sprawdzający unikalność NIP) - dane odnalezionego klienta można od razu wpisać np. jako oddział lub centralę lub można je wykorzystać do pracy.
• Możliwość określenia struktury organizacyjnej klienta (centrala i oddziały).
• Ewidencja przedstawicieli/pracowników klienta z uwzględnieniem iż jedna osoba może być przedstawicielem wielu firm.
• Możliwość zdefiniowania wielu adresów – w tym adresów dostaw oraz korespondencyjnych.
• Przydzielanie opiekuna lub wielu opiekunów klienta oraz aktywowanie i dezaktywowanie zastępstw opiekunów.
• Ewidencja przedstawicieli/pracowników klienta.
• Ewidencjonowanie dat jubileuszowych (np. urodziny, imieniny, data powstania) klientów
• Ustalanie preferowanych terminów kontaktu z klientem, oraz preferowanego sposobu kontaktu.
• Ustalanie relacji z klientem, w tym istotności.
• Ustalanie na jaki adres mailowy mają być przesyłane oferty.
• Ewidencjonowanie zgód na przetwarzanie danych klienta.
• Ewidencja zainteresowań klientów.
• Indywidualne parametry wydruków  - można zdefiniować specjalne wzorce wydruków dla każdego typu dokumentu.
• Możliwość zdefiniowania szablonów klientów.
• Indywidualne cenniki dla klientów.
• Pobieranie i weryfikowanie danych klienta z portali: GUS, CEIDG, VIES, Portalu Podatkowego.
• Kojarzenie dokumentów - możliwość ręcznego wiązania dowolnych dokumentów z działaniem.

 

Działania

• Planowanie działań takich jak: zadania, spotkania, telefony, faksy, listy, notatki, rozmowy internetowe, wiadomości mailowe.
• Definiowanie działań cyklicznych (np. spotkania) z możliwością określania wyjątków, kiedy pomimo definicji działanie nie wystąpi.
• Delegowanie wykonania działań na wielu pracowników z wymianą informacji między nimi za pomocą komentarzy.
• Wiązanie działania z klientem lub klientami z możliwością oznaczania klientów obsłużonych oraz wynikiem per każdy klient.
• Możliwość automatycznego rejestrowania czasu poświęconego na wykonanie działań.
• Opcjonalne definiowanie akcji, które automatyzują wykonywanie zaplanowanych działań.
• Wysyłanie indywidualnych lub masowych wiadomości SMS (np. sprzedażowych do klientów, windykacyjnych do kontrahentów, informacyjnych do pracowników).
• Rezerwowanie zasobów (np. samochodów służbowych, sal konferencyjnych) niezbędnych do wykonania planowanych działań.
• Określanie stopnia realizacji działań w procentach.
• Wiązanie działań z innymi obiektami systemu (w tym także z działaniami).
• Łatwe szybkie wprowadzanie danych na podstawie szablonów działań.
• Informator o działaniu prezentujący powiązania z innymi obiektami.
• Możliwość przypisywania asortymentu niezbędnego do wykonania działania i wystawianie dokumentów z tym asortymentem na podstawie działania.
• Tworzenie powiązań przyczynowo-skutkowych poprzez kontynuowanie działań w wiele nowych.
• Ostrzeganie o absencji (wpisanych w Ewidencji Czasu Pracy Gratyfikanta nexo) uczestników działania w planowanym terminie działania.

 

Zasoby

• Ewidencjonowanie firmowych ogólnodostępnych zasobów (np. pojazdy służbowe, sale konferencyjne, zestawy narzędziowe) z przypisaniem ich użytkowania do oddziału lub/i magazynu.
• Łatwe wprowadzanie danych o zasobach poprzez import danych z ewidencji pojazdów, wyposażenia i środków trwałych.
• Rezerwowanie zasobów powiązane/niepowiązane z zaplanowanymi działaniami.
• Możliwość czasowego wyłączenia z użytkowania (np. na czas remontu, naprawy).

 

Kalendarz

• Umieszczanie w kalendarzu zaplanowanych działań oraz procesów ofertowych.
• Dostępne widoki: miesięczny, tydzień roboczy, tydzień pełny, dzień.
• Mechanizm przypominania o zaplanowanych działaniach.
• Łatwe operacje zbiorcze w ramach jednego dnia.

 

Ofertowanie

• Dokument oferty przedstawiany klientowi. Proces ofertowy jako dokumentacja etapów postępu negocjacji.
• Oferty wielowariantowe jako możliwość proponowania klientom kilku opcji zaspokajających jego potrzeby (np. kilka wariantów serwera firmowego różniących się podzespołami).
• Bogate możliwości opisywania oferty: wydzielone informacje wstępne, końcowe. Możliwość tworzenia szablonów do opisów ofert. Dostępne liczne autoteksty do wykorzystania w opisach. Dostępne również opisy wariantów, opisy pozycji oferty, możliwość załączania plików (biblioteka załączników).
• Realizacja ofert we wszystkie dostępne dokumenty handlowe sprzedaży (wymaga licencji Subiekta nexo) z możliwością ustawiania domyślnych typów dokumentów realizujących.
• Uwzględnianie w ofertach danych z cenników, promocji, możliwość wystawiania ofert w wielu walutach.
• Przypisywanie sugerowanych klientowi form płatności.
• Definiowanie zakresu czasowego obowiązywania oferty.
• Możliwość przedstawiania klientowi wielu ofert w ramach jednego procesu ofertowania z pełną historią.
• Opcjonalne zaangażowanie wielu osób w proces ofertowania z wymianą informacji za pomocą komentarzy.
• Śledzenie statusów procesów ofertowych z ewidencjonowaniem przyczyn ich niepowodzenia.
• Realizacja zatwierdzonych procesów ofertowych w dokumenty handlowe z ujęciem aspektu kosztów, zysku i uzyskanej marży.
• Planowanie działań powiązanych z procesami ofertowymi.
• Możliwość zbiorczego generowania procesów ofertowych w tym dla zestawu klientów.
• Wydruk progów cenowych w OE.
• Informator o ofercie prezentujący wszystkie powiązania dokumentu.
• Możliwość umieszczania oferty w treści e-maila, zamiast wysyłania jej jako załącznik wiadomości.
• Zbiorcze drukowanie i wysyłanie dokumentów e-mailem.
• Możliwość zbiorczej realizacji ofert w dokumenty handlowe.
• Automatycznie dodawane działania do procesów ofertowych; możliwość automatycznej zmiany etapu procesu na kolejny, gdy działanie zostanie zakończone sukcesem.
• Możliwość utworzenia cennika na podstawie zapisanej oferty.
• Kojarzenie dokumentów - możliwość ręcznego wiązania dowolnych dokumentów z ofertą.

 

Zlecenia serwisowe

• Specjalny moduł do zarządzania serwisem. Obsługa napraw i reklamacji.
• Możliwość budowania własnych scenariuszy obsługi zleceń serwisowych. Na każdym z etapów scenariusza możliwość generowania automatycznych działań, powiadomień w formie e-mail oraz SMS. Możliwość przypisania każdego z etapów do innego pracownika firmy.
• Możliwość wygenerowania zlecenia serwisowego na podstawie dokumentu sprzedaży. 
• Możliwość przypisywania asortymentu niezbędnego do naprawy serwisowanego urządzenia i wystawianie dokumentów z tym asortymentem.
• Obsługa usług materiałowych. Funkcjonalność dla posiadaczy nexo w wersji PRO.
• Możliwość sprawdzania opłacalności danej naprawy i szacowanie zysku dla firmy.
• Możliwość zaangażowania wielu osób w proces serwisowania urządzenia z wymianą informacji za pomocą komentarzy.
• Wbudowane wydruki przyjęcia zlecenia serwisowego, potwierdzenie wydania naprawionego sprzętu.
• Widok powiązań zlecenia serwisowego z innymi dokumentami, działaniami, wiadomościami e-mail oraz wiadomościami SMS.
• Możliwość wydruku naklejek dla zleceń serwisowych.
• Możliwość automatycznego przechodzenia kolejnych etapów zlecenia serwisowego.
• Możliwość ofertowania w zleceniach serwisowych; akceptacja oferty powoduje przepisanie asortymentu z oferty do zlecenia serwisowego.
• Możliwość wiązania faktur VAT zakupu ze zleceniami serwisowymi. Podczas wiązania użytkownik może zdecydować, czy chce przepisać asortyment z faktury VAT zakupu do zlecenia serwisowego.
• Możliwość zarezerwowania konkretnej dostawy.
• Możliwość zarezerwowania stanu magazynowego.
• Przenoszenie uwag na dokumenty.
• Łatwe tworzenie powtarzalnych zleceń serwisowych w oparciu o szablony.
• Obsługa przyjęć magazynowych w ramach zleceń serwisowych.
• Kojarzenie dokumentów - możliwość ręcznego wiązania dowolnych dokumentów ze zleceniem serwisowym.
• Możliwość wystawienia formularza internetowego dla swoich klientów celem zgłaszania zdalnie swoich usterek.
• Możliwość śledzenia przez klientów za pomocą linku postępów naprawy w swoim zgłoszeniu.

 

Umowy z klientami (dostępne wyłącznie w wersji PRO)

• Specjalny moduł do zarządzania umowami. Elektroniczna ewidencja umów w jednym miejscu.
• Łatwe tworzenie powtarzalnych umów w oparciu o szablony, jak również szablony treści umów z dostępnymi licznymi autotekstami.
• Umowy mogą być wystawiane na czas nieokreślony i określony. Gdy umowa jest na czas określony, można zdecydować co się stanie, gdy już ten okres minie (automatyczne przedłużenie, zakończenie, zmiana na czas nieokreślony).
• Umowy można aneksować i przedłużać.
• Możliwość zaangażowania wielu osób w ramach umowy z wymianą informacji za pomocą komentarzy.
• Możliwość przypisywania asortymentu jako elementów umowy.
• Wbudowane wydruki treści umowy oraz obiektu umowy.
• Możliwość tworzenia wielu różnego typu dokumentów handlowych na podstawie umowy.
• Możliwość zaplanowania automatycznych, cyklicznie wystawianych dokumentów w ramach umowy. Np. raz w miesiącu faktura, która od razu może być wysłana e-mailem i w ślad za e-mailem może być wysłane powiadomienie SMS.
• W ramach umowy możliwość zaplanowania wielu akcji automatycznych (wysłanie e-mail, wysłanie SMS-a, wystawianie dokumentów, dopisanie działania).
• Umowy można zawieszać do wybranego terminu, a gdy ten termin nadejdzie, użytkownik zostanie poinformowany o tym powiadomieniem i w prosty sposób może zdecydować o odwieszeniu umowy.
• Widok powiązań zlecenia serwisowego z innymi dokumentami, działaniami, wiadomościami e-mail oraz wiadomościami SMS.
• Kreator umożliwiający łatwe, zbiorcze dodawanie umów.
• Raport Zaplanowane akcje, umożliwiający sprawdzenie wszystkich zaplanowanych akcji automatycznych dodanych w ramach umów z klientami.
• Przenoszenie uwag na dokumenty.
• Kojarzenie dokumentów - możliwość ręcznego wiązania dowolnych dokumentów z umową z klientem.

 

Klient poczty

• Odbieranie i wysyłanie wiadomości mailowych – obsługa protokołów SMTP, POP3, IMAP.
• Dla kont pocztowych Gmail oraz G Suite możliwość autoryzacji za pomocą standardu OAuth 2.0.
• Obsługa hierarchicznych folderów wiadomości, synchronizowana z serwerem pocztowym (dla protokołu IMAP).
• Możliwość oszczędzania miejsca w bazie danych dzięki przechowywaniu załączników na serwerze pocztowym.
• Możliwość ustawienia zakresu czasu dla synchronizowanych wiadomości.
• Możliwość decydowania, co ma się dziać z wiadomościami wychodzącymi poza zakres synchronizacji (np. automatyczna zamiana na same nagłówki wiadomości).
• Możliwość zaplanowania terminu, w którym ma być wysłana wiadomość pocztowa.
• Definiowanie wielu kont pocztowych z przypisywaniem uprawnień personelu do nich
• Automatyczne pobieranie ustawień kont podczas ich dodawania.
• Wysyłanie i odbieranie wiadomości na żądanie lub w określonym cyklu.
• Automatyczne wiązanie wysyłanych i odebranych wiadomości z odpowiednimi obiektami (np. z klientem na podstawie domeny przypisanej do klienta), opcjonalne dodawanie klientów na podstawie wiadomości.
• Tworzenie pojedynczych jak i zbiorczych wiadomości pocztowych.
• Korzystanie ze zdefiniowanych szablonów wiadomości wraz z elastycznym mechanizmem autotekstów dostosowujących treść wiadomości w zależności od kontekstu użycia.
• Sprawdzanie poprawności pisowni w treści wiadomości.
• Obsługa załączników do wiadomości oraz sprawdzanie na podstawie treści, czy użytkownik nie zapomniał wstawić załącznika.
• Obsługa reguł wiadomości.
• Eksport i import wiadomości w formacie eml oraz możliwość tworzenia szablonów wiadomości na podstawie wiadomości.
• Listy nadawców zaufanych i niepożądanych.
• Bezpieczeństwo - m.in. opcjonalne blokowanie zdalnej zawartości oraz skryptów zawartych w e-mailach.
• Wystawianie dokumentów na podstawie wiadomości pocztowej.
• Obsługa IMAP Idle.
• Zaawansowane wyszukiwanie wiadomości – możliwość szukania w: temacie; treści; nazwie: nadawcy, odbiorcy, klienta, załącznika.
• Możliwość wykorzystania serwisów chmurowych do wysyłania załączników pocztowych.
• Możliwość podpisywania certyfikatem elektronicznym wiadomości wychodzących.
• Zarządzanie usprawnieniami do kont pocztowych (usuwanie, przenoszenie, eksport wiadomości, zarządzanie folderami).
• Kojarzenie dokumentów - możliwość ręcznego wiązania dowolnych dokumentów z wiadomością e-mail.

 

Raportowanie

• Wiele raportów zgrupowanych według obszarów ich działania.
• Możliwość przetwarzania wyników raportów (np. tworzenie zestawów klientów).
• Możliwość definiowania własnych raportów.

 

Użytkownicy

• Definiowanie użytkowników systemu wraz z ustalaniem ich uprawnień do pracy operacyjnej.
• Definiowanie domyślnych zastępstw dla użytkowników.
• Określanie preferowanych godzin pracy.

 

Asortyment

• Możliwość przypisania szablonów działań do asortymentu, pozwalających na automatyczne. tworzenie działań gdy towar zostanie ujęty w wystawianym dokumencie wybranego typu.
• Przyporządkowanie asortymentu do wielu działów sprzedaży niezależnych od grup asortymentu, które zdefiniowane są w hierarchicznym słowniku.
• Jednostki miary - przeliczniki pomiędzy miarami są zdefiniowane jako licznik i mianownik ułamka zwykłego, co pozwoli zdefiniować takie jednostki jak 1/3.
• Jednostki miar posiadają indywidualną precyzję, którą można zmienić, wprowadzając miarę na dany towar; z jednostką w towarze związany jest kod kreskowy, opakowanie, gabaryty, czyli masa, objętość i wymiary.
• Opcjonalne definiowanie stanu minimalnego, maksymalnego i optymalnego dla asortymentu per wskazany magazyn.
• Obsługa zamienników.