Dokładna odpowiedź na pytanie "co to jest system ERP" wbrew pozorom nie jest taka oczywista. W węższym rozumieniu jest to zintegrowany system aplikacji służący do kontrolowania i zarządzania procesami we wszystkich obszarach firmy takich jak sprzedaż, zarządzanie łańcuchem dostaw, finanse i księgowość czy zaopatrzenie. W praktyce oprogramowanie klasy ERP zapewnia automatyzację i scalenie procesów biznesowych tak, aby umożliwić pełną kontrolę nad firmą z poziomu jednego, kompleksowego narzędzia. Co więcej, system ERP zapewnia też swobodny przepływ informacji w całej organizacji. Samo ERP natomiast, to skrót od terminu Enterprise Resource Planning, który można przetłumaczyć właśnie jako planowanie zasobów przedsiębiorstwa lub zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa.

Oprogramowanie ERP posiada fragmentaryczną strukturę, której poszczególne moduły odpowiadają za konkretne obszary firmy. Całość oparta jest na wspólnej bazie danych, dzięki czemu wszystkie zgromadzone informacje oraz efekty wykonanych czynności są widoczne w czasie rzeczywistym dla upoważnionych pracowników ze wszystkich gałęzi przedsiębiorstwa. Umożliwia to bieżący wgląd w sytuację firmy (w tym obszary, w których działanie można ulepszyć) i natychmiastowe reagowanie. Modułowa struktura sprawia, że proces wdrożenia systemu ERP jest bardzo elastyczny - przedsiębiorca może dobrać interesujące go moduły oraz kolejność, z jaką będą uruchamiane. W efekcie przebieg i ostateczny rezultat każdego procesu są inne.

W szerszym ujęciu termin "Enterprise Resource Planning" odnosi się do strategii sterowania procesem produkcyjnym, która zakłada zawiadywanie biznesem w możliwie jak najefektywniejszy i zarazem najprzystępniejszy sposób. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa strategia ta staje się coraz trudniejsza do realizacji - i tu właśnie pomocą jest system klasy ERP. Pojęcie to odnosi się również do zarządzania informacją, wsparcia w jej przetwarzaniu, a docelowo całkowitej automatyzacji tego procesu (tzw. robotyzacja procesów biznesowych).

Choć oprogramowanie ERP początkowo było zarezerwowane dla firm produkcyjnych, dzisiaj korzystają z niego firmy z każdej branży związanej z produkcją, sprzedażą i usługami. Do przykładów można zaliczyć masarnie, sieci franczyzowe, branżę medyczną, odzieżową, spożywczą oraz motoryzacyjną. Programy te znajdują też zastosowanie w organizacjach trzeciego sektora oraz urzędach administracyjnych. Słowem - wszędzie tam, gdzie niezbędne jest usprawnienie procesów i automatyzacja działań.

Dokładny koszt zakupu i wdrożenia systemu ERP zależy od wielu zmiennych. Na to wpływ mają takie czynniki jak charakter branży, wielkość firmy czy posiadana infrastruktura. Ten ostatni aspekt jest szczególnie ważny - wdrożenie systemu może bowiem wiązać się z koniecznością uzupełnienia infrastruktury sprzętowej (odpowiednio mocne komputery, serwery) i programowej (systemy operacyjne, oprogramowanie bazodanowe, ochrona antywirusowa i backup danych).

Do tego dochodzi kwestia migracji danych, szkolenia pracowników oraz wsparcie powdrożeniowe. Wiąże się ono nie tylko z eliminacją ewentualnych błędów i problemów, ale również aktualizacjami oprogramowania. Niezwykle istotne jest, aby producent oprogramowania zapewniał dostęp do bieżących aktualizacji systemu - nie tylko gwarantują one prawidłowe działanie, lecz także zgodność z przepisami prawa.

Proces wdrożenia ERP zależy od przyjętej strategii. Niektórzy przedsiębiorcy wdrażają system od razu we wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa, inni zaczynają od wybranych gałęzi, np. kadr lub księgowości. Wszystko zależy od aktualnych potrzeb firmy i dysponowanego budżetu. Całkowite wdrożenie systemu ERP trwa, zależnie od zakresu i wielkości przedsiębiorstwa od jednego do nawet kilku miesięcy. Na czas ten wpływają też takie czynniki jak dostępna infrastruktura informatyczna oraz poziom wiedzy na temat oprogramowania klasy ERP. Pewnym utrudnieniem całego procesu jest fakt, że firmy nie mogą pozwolić sobie zwykle na całkowite wstrzymanie działalności. Z tego powodu wdrożenie programu odbywa się zwykle stopniowo, rozpoczynając od stosunkowo mniej istotnych obszarów firmy.

Programy typu ERP powstają najczęściej dla średnich przedsiębiorstw, choć korzystają z nich także duże i małe firmy. Rozwiązania tego typu początkowo wybierane są do najbardziej podstawowych zadań jak kontrola nad kosztami, magazynem i dokumentami sprzedaży. Wraz z rozwojem firmy z czasem pojawia się konieczność rozszerzenia programu o kolejne obszary: magazyn, kadry czy handel detaliczny.

W dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić działalność średniej lub dużej firmy bez choćby częściowego wdrożenia systemu ERP. Zapewnia on ustrukturyzowanie działalności przedsiębiorstwa, zarządzanie wszystkimi procesami (wewnętrznymi i zewnętrznymi) oraz ułatwia podejmowanie kluczowych decyzji i usprawnia przepływ informacji.

Wybór odpowiedniego systemu ERP nie należy do najprostszych. Poszczególne branże generują różnego rodzaju potrzeby, którym takie oprogramowanie musi sprostać. To zatem, ile kosztuje system ERP i jaki program będzie odpowiedni dla Twojej firmy zależy od wielu czynników.

Ważne jest zatem, aby firma była świadoma tego, co chce osiągnąć dzięki takiemu rozwiązaniu. Może chodzić np. o efektywniejsze zarządzanie materiałowymi zasobami przedsiębiorstwa, optymalizację działań biur rachunkowych, sprawniejszą obsługę klienta czy ogólne usprawnienie i automatyzację wszystkich obszarów w firmie. Wszystko zależy więc od rynku i branży, w której orbituje dane przedsiębiorstwo oraz tego, jakie procesy powinny w nim zostać zautomatyzowane w pierwszej kolejności. Warto w tym celu skonsultować się z pracownikami z poszczególnych działów - sugestie, sygnalizowane potrzeby oraz późniejsza ich analiza mogą okazać się kluczowe.

Po przeprowadzeniu takiego wstępnego audytu biznesu należy dokładnie przyjrzeć się danej ofercie, a następnie umówić się na spotkanie z dostawcą. Rozmowy te są kluczowe do dopasowania optymalnego produktu. Dzięki temu przedsiębiorca zyska pewność, że oprogramowanie będzie odpowiadać potrzebom jego firmy i zachodzącym w niej procesom. Do tego dochodzi kwestia poprawności pracy środowiska systemowego, całkowitych kosztów (w tym utrzymania), wymagań sprzętowych i systemowych oraz bezpieczeństwa danych. Na spotkaniu należy dostarczyć komplet wszelkich niezbędnych informacji takich jak branża, sposób prowadzenia firmy, problemy i oczekiwania. To znacznie ułatwi decyzję i późniejszy proces wdrożenia systemu.

Zintegrowane moduły CRM skupiają się na obsłudze klienta i budowaniu z nim trwałych relacji, podczas gdy systemy ERP obsługują wszystkie procesy zachodzące w firmie. Oznacza to, że systemy CRM wchodzą w skład oprogramowania ERP.

O systemie ERP po raz pierwszy usłyszano w latach 60. XX wieku, kiedy to firmy gromadziły możliwie jak najwięcej zapasów, aby zapewnić maksymalne możliwości produkcyjne. Z czasem jednak przechowywanie dużych zasobów zaczęło generować poważne koszty - naturalnie pojawiła się więc potrzeba na planowanie zapotrzebowania materiałowego w czasie rzeczywistym. W tym właśnie celu powstały programy IC (Inventory Control), później przemianowane na systemy MRP, czyli material requirements planning. Prowodyrem na tym polu był amerykański producent narzędzi Black and Desert, który wdrożył to rozwiązanie w 1964 roku.

Programy te, działające na prymitywnych (z dzisiejszego punktu widzenia) komputerach, początkowo bazowały na obliczeniach statystycznych, które uwzględniały aktualny stan zapasów i przewidywane dostawy. Otrzymane wyliczenia pomagały określać dokładne zapotrzebowanie materiałowe niezbędne do wykonania produktu. Dzięki temu firmy nie musiały już przejmować się niedostatkiem lub nadwyżką składowanych zapasów, a zarządzanie produkcją stało się łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Wdrożenie systemu ERP (a właściwie jego przodka) w zasadzie gwarantowało olbrzymi wzrost wydajności i znacznie większe zyski. Właśnie dlatego, pomimo dużych kosztów, na systemy MRP decydowało się coraz więcej firm produkcyjnych.

W kolejnych latach systemy MRP były stopniowo wzbogacane o nowe funkcjonalności takie jak aspekt planowania kontroli procesu produkcyjnego czy bilansowanie zasobów produkcyjnych. Druga generacja tych programów, ochrzczona nazwą "MRP II", wykroczyła poza obszar przesunięć zapasów i zaczęła obejmować procesy finansowe oraz integrację tych modułów w jeden kompleksowy system. Nowe funkcjonalności wpłynęły na zwiększenie popularności systemów MRP II - do końca lat 80. korzystało z nich ponad 8000 firm. Za tym sukcesem stały nie tylko duże możliwości, lecz także coraz większa dostępność i obniżenie kosztów zakupu względem poprzednich lat.

Dalszy rozwój systemów MRP II skoncentrował się na usprawnianiu i automatyzacji kolejnych aspektów przedsiębiorstwa takich jak projektowanie produktów, zdolności produkcyjne, księgowość czy przechowywanie danych. Wreszcie, w 1990 roku powstał pierwszy system ERP, który, w przeciwieństwie do swojego poprzednika, obejmował wszystkie obszary działalności gospodarczej. Z rozwiązań tych zaczęły korzystać nie tylko firmy produkcyjne, ale również wszystkie przedsiębiorstwa.

Wzrost powszechności komputerów i dostępu do Internetu na początku XXI wieku doprowadził do powstania standardu ERP II, którego główną cechą była koncentracja na pracy w sieci. W wyniku dalszej cyfrowej transformacji kolejnym etapem było opracowanie programów ERP w chmurze i rozwiązań wspierających urządzenia mobilne. Nowoczesne systemy ERP II rozwijane są do dzisiaj.