• Aktywacja KSeF w Subiekcie nexo/PRO
• Jak wysyłać e-Faktury w Subiekcie nexo/PRO
• Jak odbierać e-Faktury w Subiekcie nexo/PRO
• Przechowywanie i zarządzanie e-Fakturami w Subiekcie nexo/nexo PRO
• Aktywacja KSeF w Rachmistrzu i Rewizorze nexo PRO
• Pobieranie e-Faktur w Rachmistrzu i Rewizorze nexo PRO
• Opisywanie e-Faktur w Rachmistrzu i Rewizorze nexo PRO
• Dekretacja e-Faktur w Rachmistrzu i Rewizorze nexo PRO

 

Program Subiekt nexo/nexo PRO pozwala na uruchomienie obsługi KSeF w Laboratorium. Aby to zrobić wejdź do modułu Laboratorium, zaakceptuj regulamin i uruchom Krajowy System e-Faktur. 
Podczas aktywacji KSeF pojawi się okno, w którym możesz skonfigurować swoją pracę z e-Fakturami. Najważniejszą opcją jest wybranie Bramki produkcyjnej lub Wirtualnej bramki nexo. 

Jeżeli chcesz sprawdzić obsługę e-Faktur i przetestować możliwości Subiekta nexo/nexo PRO w tym zakresie, lecz bez realnej wysyłki danych do KSeF, wybierz Wirtualną Bramkę nexo. Wszystkie informacje trafią jedynie do testowej bazy danych. To bezpieczny sposób, aby sprawdzić m.in. jak działa wystawianie dokumentów zakupu w Subiekcie nexo/nexo PRO. 

Aby rozpocząć realną pracę z e-Fakturami wybierz Bramkę produkcyjną. Przed jej aktywacją wygeneruj token autoryzacyjny z użyciem bezpłatnych narzędzi dostępnych w serwisach Ministerstwa Finansów. W Bramce produkcyjnej wysyłane dane są przetwarzane ze wszystkimi skutkami prawno-skarbowymi.

 

Zgodnie ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów KSeF obsługuje następujące dokumenty (wraz z ich korektami): 

• faktury sprzedaży (także do paragonu) 
• faktury zaliczkowe (także rozliczeniowe) 
• faktury uproszczone 
• faktury marża 

Pozostałe typy dokumentów takie jak m.in. paragony, paragony imienne, faktury RR czy noty korygujące nie podlegają wysyłce.

Wysyłka faktur do KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO jest szybka oraz intuicyjna. Program posiada dwa tryby pracy: wysyłka ręczna na żądanie (np. na koniec dnia roboczego) lub automatyczna wysyłka bezpośrednio po zapisie. Niezależnie od wyboru, każdy dokument zanim zostanie wysłany do KSeF musi zostać zapisany w formacie XML według schematu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Moduł wysyłka pozwala na sprawdzenie, czy dokument został poprawnie zapisany jeszcze przed jego wygenerowaniem. Po udanej wysyłce każda faktura zyskuje unikalny numer KSEF_ID – można go sprawdzić w specjalnej kolumnie “Numer KSeF”. 

Inną ważną opcją jest podgląd e-Faktury przed wysyłką w celu naniesienia ewentualnych poprawek. Zalecamy jej uruchomienie, ponieważ przyjęcie dokumentu przez KSeF jest w Subiekcie równoznaczne z zablokowaniem do edycji w zakresie danych przekazanych do KSeF. 

 

Krajowy System e-Faktur pozwala na dwustronną wymianę dokumentów. Oznacza to, że podatnicy mogą nie tylko wysyłać wystawione e-Faktury, ale też pobierać dokumenty wystawione przez innych przedsiębiorców. Za sprawą Wirtualnej bramki nexo możesz sprawdzić jak działa odbiór e-Faktur bez żadnych konsekwencji oraz przeprowadzić symulacje bez konieczności znalezienia partnera biznesowego, który musiałby wystawić dokument. Na tę potrzebę zostaną utworzone losowe dokumenty pochodzące od różnych dostawców i z różną ilością danych.  

Odbiór i zarządzanie e-Fakturami odebranymi z KSeF możliwe jest z poziomu modułu Odbiór w węźle Krajowy System e-Faktur. 

Aby pobrać e-Fakturę otwórz widok Do przetworzenia i kliknij przycisk Pobierz e-Faktury. Możesz teraz pobrać wszystkie dokumenty od ostatniego pobrania (a gdy jest to pierwszy odbiór - począwszy od daty określonej w konfiguracji Parametry e-Faktur) lub tylko dokumenty ze wskazanego okresu (decyduje data wpłynięcia do KSeF-u). Pobrane e-Faktury możesz przeglądać, przekształcać w dokumenty Subiekta oraz nadawać im status (w celu ich dalszego przetwarzania np. tylko w programie księgowym). 

W module Odbiór możesz też ustawić automatyczne pobieranie e-Faktur w cyklicznych odstępach czasu. To ustawienie również dostępne jest w konfiguracji Parametry e-Faktur.

 

Moduł Odbiór ułatwia też zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi z poziomu wygodnego panelu. Możesz tam przeglądać dokumenty posortowane na następujące kategorie:

• Do przetworzenia – znajdują się tam dokumenty pobrane z KSeF kwalifikujące się do przetworzenia w dokument Subiekta, a które nie zostały jeszcze przetworzone;
• Przetworzone – znajdują się tam e-Faktury przetworzone w dokumenty Subiekta;
• Nie podlega – widoczne są tam e-Faktury pobrane z KSeF i oznaczone jako niepodlegające przetworzeniu;
• Wszystkie dokumenty – wszystkie e-Faktury (wygenerowane i odebrane) utworzone w Subiekcie nexo bez względu na ich poprawność czy status wysyłki.

Aktywacja KSeF w programach księgowych Insertu odbywa się w module Laboratorium. Aby aktywować tę funkcjonalność, należy przejść do modułu, zaakceptować regulamin i uruchomić Krajowy System e-Faktur. 

Praca może odbywać się ze środowiskiem produkcyjnym Krajowego Systemu e-Faktur lub lokalnie, co pozwala przetestować działanie Rachmistrza i Rewizora w tym zakresie dzięki wirtualnej bramce. Wyboru trybu pracy należy dokonać bezpośrednio po aktywacji KSeF w Laboratorium. 

Wirtualna bramka nexo symuluje działanie Krajowego Systemu e-Faktur i umożliwia przetestowanie funkcjonalności programu w zakresie obsługi faktur ustrukturyzowanych. Działanie oparte jest o tzw. wirtualną bramkę, w ramach której dane nie są odbierane z serwisu KSeF. Ich przetwarzanie odbywa się w środowisku lokalnym (na komputerze użytkownika). Rozpoczęcie pracy wymaga dodania w nazwie podmiotu frazy TESTY_KSEF. Konieczne jest także podłączenie Konta InsERT w programie. 

Bramka produkcyjna KSeF to oficjalny tryb pracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Odbierane z niej dokumenty posiadają moc prawną co oznacza, że należy liczyć się z konsekwencjami podatkowymi z tytułu przetwarzanych w ten sposób e-Faktur. Odbieranie danych z bramki produkcyjnej wymaga podłączenia Konta InsERT oraz przypisania tokena autoryzacyjnego. Token autoryzacyjny można pozyskać z KSeF, logując się do swojego firmowego konta w serwisie Ministerstwa Finansów. Zarówno odbiór e-Faktur z systemu, jak i dekretacja schematem, może zostać przeprowadzona w module Dekretacja dokumentów.

Obsługa dokumentów pobieranych z KSeF odbywa się w widoku Dokumenty pobrane, dostępnym w module Portal Biura. Mogą tam być przetwarzane e-Faktury oraz dokumenty OCR pobrane z aktywnej usługi Portal Biura. 

 

W widoku Dokumenty pobrane można odbierać e-Faktury z KSeF w kilku trybach: 

• Online od ostatniego odbioru – pobrane zostaną nowe dokumenty, jakie otrzymano w KSeF od czasu ostatniego odebrania e-Faktur. 
• Online z wybranego okresu – program pobierze wszystkie dokumenty ze wskazanego okresu. Pod uwagę brana jest data nadania numeru KSeF.
• Online na podstawie KSeF ID – pozwala na pobranie konkretnego dokumentu z KSeF.

 Preferowaną opcję można wybrać w górnym menu, w zakładce Pobierz e-Faktury. 

Z prawej strony ekranu dostępny jest intuicyjny podgląd e-Faktury, w którym dane zostały podzielone na poszczególne zakładki:

• Podstawowe dane z e-Faktury
• Pozycje dokumentu
• Płatności
• Dane dotyczące VAT
• Podgląd XML wyświetlający pierwotną postać faktury ustrukturyzowanej;
• Powiązania.

Pobrane dokumenty należy dopasować do kartoteki klientów zapisanych w programie. Jeżeli NIP klienta z e-Faktury znajduje się w systemie, zostanie on automatycznie powiązany z odebranym dokumentem. Jeżeli kontrahenta nie ma w kartotece, program może zadziałać na kilka sposobów – w zależności od ustawienia wskazanego w Parametrach Krajowego Systemu e-Faktur (Moduł Konfiguracja):

• Nic nie rób - dokument zostanie wystawiony bez danych podmiotu
• Zapisz nowego klienta na podstawie danych faktury - do kartoteki w programie zostanie dodany klient na podstawie danych z e-Faktury.
• Pobierz dane z GUS - do kartoteki w programie zostanie dodany klient na podstawie danych z GUS.
• Pobierz dane z CEIDG - do kartoteki w programie zostanie dodany klient na podstawie danych z CEIDG.

Może się również zdarzyć, że system wykryje niezgodność między danymi klienta zapisanymi w kartotece a tymi, które zostały podane na e-Fakturze. W parametrze Dane klientów można określić sposób działania w takiej sytuacji. Dostępne opcje to:

• Nie aktualizuj – dane klienta nie będą wcale aktualizowane na podstawie e-Faktury;
• Ostrzegaj gdy nieaktualne – program ostrzeże w przypadku, gdy nazwa klienta lub kontakty z e-Faktury nie będą zgodne z tymi zapisanymi w kartotece programu;
• Aktualizuj przy zapisie – program automatycznie zaktualizuje dane klienta w kartotece, gdy nazwa lub kontakty na pobranej e-Fakturze będą inne. Nie zostaną natomiast zaktualizowane dane adresowe.  

Do opisywania e-Faktur w Rewizorze i Rachmistrzu nexo PRO służy panel środkowy widoku Dokumenty Pobrane. Dane nagłówkowe dokumentu, takie jak data, numer i miesiąc rozliczeniowy, są uzupełniane automatycznie na podstawie danych pochodzących z KSeF, podobnie jak typ dokumentu. W ten sposób program dobiera schemat dekretacji, przy pomocy którego e-Faktura zostanie wprowadzona do ewidencji księgowych.  Pod trzecią ikoną panelu środkowego znajdują się pola opisowe: kategoria księgowa, opis księgowy czy status księgowy, które mają wpływ na dobór odpowiedniego schematu oraz przebieg procesu automatycznej dekretacji e-Faktury.

 

e-Faktury można wprowadzać do ewidencji księgowych na dwa sposoby: ręcznie lub automatycznie (wg schematów dekretacji).

Tryb ręczny opiera się wyłącznie na danych, które zostały odczytane z e-Faktury, z kolei resztę informacji, takich jak konta księgowe czy kolumna w KPiR, należy wprowadzić samodzielnie.

Tryb automatyczny wykorzystuje przygotowane wcześniej schematy dekretacji. Jeśli dla danego typu dokumentu istnieje schemat pobierający dane z obrazu e-faktury, wystarczy zaznaczyć pobrane z KSeF dokumenty i skorzystać z opcji Dekretuj lub Dekretuj automatycznie. Program dobierze schemat i stworzy na jego podstawie dokumenty księgowe oraz zapisy VAT. Po ich zapisaniu status e-Faktury zmieni się na “Z”, czyli “Zaksięgowany”.