• Aktywacja KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO
• Jak wysyłać e-Faktury w Subiekcie nexo/nexo PRO
• Jak odbierać e-Faktury z KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO
• Przechowywanie i zarządzanie e-Fakturami w Subiekcie nexo/nexo PRO

 

Program Subiekt nexo/nexo PRO pozwala na uruchomienie obsługi KSeF w Laboratorium. Aby to zrobić wejdź do modułu Laboratorium, zaakceptuj regulamin i uruchom Krajowy System e-Faktur. 

Podczas aktywacji KSeF pojawi się okno, w którym możesz skonfigurować swoją pracę z e-Fakturami. Najważniejszą opcją jest wybranie Bramki produkcyjnej lub Wirtualnej bramki nexo. 

Jeżeli chcesz sprawdzić obsługę e-Faktur i przetestować możliwości Subiekta nexo/nexo PRO w tym zakresie, lecz bez realnej wysyłki danych do KSeF, wybierz Wirtualną Bramkę nexo. Wszystkie informacje trafią jedynie do testowej bazy danych. To bezpieczny sposób, aby sprawdzić m.in. jak działa wystawianie dokumentów zakupu w Subiekcie nexo/nexo PRO. 

Aby rozpocząć realną pracę z e-Fakturami wybierz Bramkę produkcyjną. Przed jej aktywacją wygeneruj token autoryzacyjny z użyciem bezpłatnych narzędzi dostępnych w serwisach Ministerstwa Finansów. W Bramce produkcyjnej wysyłane dane są przetwarzane ze wszystkimi skutkami prawno-skarbowymi. 

 

Zgodnie ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów KSeF obsługuje następujące dokumenty (wraz z ich korektami):

•  faktury sprzedaży (także do paragonu)
• faktury zaliczkowe (także rozliczeniowe)
• faktury uproszczone
• faktury marża

Pozostałe typy dokumentów takie jak m.in. paragony, paragony imienne, faktury RR czy noty korygujące nie podlegają wysyłce.

Wysyłka faktur do KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO jest szybka oraz intuicyjna. Program posiada dwa tryby pracy: wysyłka ręczna na żądanie (np. na koniec dnia roboczego) lub automatyczna wysyłka bezpośrednio po zapisie. Niezależnie od wyboru, każdy dokument zanim zostanie wysłany do KSeF musi zostać zapisany w formacie XML według schematu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Moduł wysyłka pozwala na sprawdzenie, czy dokument został poprawnie zapisany jeszcze przed jego wygenerowaniem. Po udanej wysyłce każda faktura zyskuje unikalny numer KSEF_ID – można go sprawdzić w specjalnej kolumnie “Numer KSeF”.

Inną ważną opcją jest podgląd e-Faktury przed wysyłką w celu naniesienia ewentualnych poprawek. Zalecamy jej uruchomienie, ponieważ przyjęcie dokumentu przez KSeF jest w Subiekcie równoznaczne z zablokowaniem do edycji w zakresie danych przekazanych do KSeF. 

 

Krajowy System e-Faktur pozwala na dwustronną wymianę dokumentów. Oznacza to, że podatnicy mogą nie tylko wysyłać wystawione e-Faktury, ale też pobierać dokumenty wystawione przez innych przedsiębiorców. Za sprawą Wirtualnej bramki nexo możesz sprawdzić jak działa odbiór e-Faktur bez żadnych konsekwencji oraz przeprowadzić symulacje bez konieczności znalezienia partnera biznesowego, który musiałby wystawić dokument. Na tę potrzebę zostaną utworzone losowe dokumenty pochodzące od różnych dostawców i z różną ilością danych. 

Odbiór i zarządzanie e-Fakturami odebranymi z KSeF możliwe jest z poziomu modułu Odbiór w węźle Krajowy System e-Faktur. Aby pobrać e-Fakturę otwórz widok Do przetworzenia i kliknij przycisk Pobierz e-Faktury. Możesz teraz pobrać wszystkie dokumenty od ostatniego pobrania (a gdy jest to pierwszy odbiór - począwszy od daty określonej w konfiguracji Parametry e-Faktur) lub tylko dokumenty ze wskazanego okresu (decyduje data wpłynięcia do KSeF-u). Pobrane e-Faktury możesz przeglądać, przekształcać w dokumenty Subiekta oraz nadawać im status (w celu ich dalszego przetwarzania np. tylko w programie księgowym).

W module Odbiór możesz też ustawić automatyczne pobieranie e-Faktur w cyklicznych odstępach czasu. To ustawienie również dostępne jest w konfiguracji Parametry e-Faktur. 

 

 

Moduł Odbiór ułatwia też zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi z poziomu wygodnego panelu. Możesz tam przeglądać dokumenty posortowane na następujące kategorie:

• Do przetworzenia – znajdują się tam dokumenty pobrane z KSeF kwalifikujące się do przetworzenia w dokument Subiekta, a które nie zostały jeszcze przetworzone;
• Przetworzone – znajdują się tam e-Faktury przetworzone w dokumenty Subiekta;
• Nie podlega – widoczne są tam e-Faktury pobrane z KSeF i oznaczone jako niepodlegające przetworzeniu;
• Wszystkie dokumenty – wszystkie e-Faktury (wygenerowane i odebrane) utworzone w Subiekcie nexo bez względu na ich poprawność czy status wysyłki.