e-Dokumentacja
Obsługa elektronicznych akt w programach kadrowo‑płacowych Insertu.
Od 1 stycznia 2019 obowiązują nowe przepisy dotyczące przechowywania akt pracowniczych. Upraszczają procedury związane z długoletnim archiwizowaniem dokumentacji papierowej przez przedsiębiorców. Od teraz pracodawcy mogą przesyłać do ZUS imienne raporty miesięczne pracowników, których dane zapisywane będą na ich indywidualnych kontach. Programy kadrowo-płacowe Insertu są dostosowane do obsługi e-dokumentacji. Z Gratyfikantem nexo (od wersji 24) i Gratyfikantem GT (od wersji 1.56) możesz prowadzić elektroniczne akta swoich pracowników, a z e-Archiwizacją bezpiecznie przechowywać ich wymagane kopie zapasowe.
Najważniejsze zmiany w przepisach:
- skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania akt z 50 do 10 lat,
- możliwość prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej,
- domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika,
- możliwość przekazywania do ZUS danych ważnych dla ubezpieczonych w formie elektronicznej.
Przechowywanie akt
Aby ułatwić firmom przechodzenie na e-akta, proces podzielono na kilka części w zależności od daty zatrudnienia pracowników:
zatrudnieni od 1 stycznia 2019
Pracodawca przechowuje ich dokumentację przez 10 lat i wysyła do ZUS imienne raporty miesięczne. Raporty zawierają dane potrzebne do ustalenia wysokości renty i emerytury, które zapisują się na koncie ubezpieczonego.
zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018
Pracodawca może skrócić okres archiwizowania akt do 10 lat. Warunkiem jest
złożenie w ZUS raportu z informacjami niezbędnymi do wyliczenia emerytury lub
renty. Jeśli tego nie zrobi, musi przechowywać dokumenty przez 50 lat. Jeśli
natomiast zdecyduje się na prowadzenie e-dokumentacji, będzie to krok
nieodwołalny w stosunku do wszystkich jego pracowników.
zatrudnieni przed 1 stycznia 1999
Pracodawca przechowuje akta pracowników przez 50 lat.
Cyfryzacja zamiast papieru
Do końca 2018 przedsiębiorcy musieli obowiązkowo archiwizować akta pracowników w formie papierowej. Od 1 stycznia 2019 może to być forma elektroniczna. Jeśli pracodawca i pracownik dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie z całkowitym pominięciem papieru, czyli nie trzeba go będzie nawet skanować. W ten sposób firmy zaoszczędzą na kosztach pracy, druku, transporcie czy zakupie szaf pancernych. Nawet dotychczasowe akta papierowe mogą stać się e-dokumentami – trzeba je zeskanować i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Wybierz program, którego używasz
