Obsługa KSeF (Krajowy System e-Faktur) w programie Subiekt nexo

Kra​jowy System e-Faktur (KSeF) pozwala wystawić i udostępnić faktury w ustrukturyzowanym formacie xml, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Od 1 stycznia 2022 r. korzystanie z KSeF jest dobrowolne, natomiast ostateczna decyzja dotycząca początku jego obligatoryjności nie została jeszcze podjęta.​

Z systemu korzystać mogą:

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,

• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP,

• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT.

W momencie, gdy system ten stanie się obowiązkowy, faktura dokumentująca transakcję między podatnikami (B2B) i jej korekta będzie musiała zostać przesłana i przyjęta przez KSeF – dopiero wtedy będzie miała moc prawną. Również nabywca będzie miał obowiązek pobierania faktur, które zostały na niego wystawione przez podatników, od których nabywał towary/usługi zaś datą otrzymania dokumentu przez nabywcę zostanie uznana data przyjęcia go przez KSeF.

Do KSeF zgodnie ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów przesyłane są następujące dokumenty wraz z ich korektami:

• faktury sprzedaży (w tym także do paragonu)

• faktury uproszczone
  

• faktury zaliczkowe (także rozliczeniowe)

• faktury marża.

KSeF nie przyjmuje pozostałych typów dokumentów, między innymi: paragonów, paragonów imiennych, faktur RR, not korygujących – te typy dokumentów nie podlegają wysyłce.

Więcej informacji, czym jest KSeF i dlaczego docelowo zasadniczo każdy podatnik będzie miał obowiązek korzystania z tego narzędzia, dostępne jest na stronach Ministerstwa Finansów.

Schemat opublikowany przez Ministerstwo Finansów szczegółowo wskazuje, jakie dane mogą, a jakie muszą być umieszczone w e-Fakturze. Bazuje on na zapisach ustawy o VAT i zasadniczo nie dopuszcza dodatkowych informacji, jakie obecnie często zawarte są w fakturach, np. kody dostaw produktów, oddziały, magazyny. Dlatego też e-Faktura zazwyczaj zawierać będzie mniej danych niż faktura w Subiekcie.

Od wersji 41.0.0 program Subiekt nexo pozwoli na włączenie w Laboratorium​ funkcjonalności związanych z KSeF, dzięki czemu możliwe będzie przetestowanie pracy z Krajowym Systemem e-Faktur, a w wersji 45 udostępniono możliwość wysyłki na bramkę.

​ UWAGA! W fazie laboratoryjnej opisane funkcje dostępne są bez ograniczeń. Firma InsERT zastrzega, że w wersji finalnej korzystanie z nich może wymagać posiadania aktywnego abonamentu lub spełnienia innych, dodatkowych warunków.

Poniżej dostępne są artykuły e-Pomocy technicznej dotyczące obsługi KSeF w pro​gramie Subiekt nexo: 

Konfiguracja

1. Jak uruchomić moduł obsługi e-Faktur? 

2. Jak skonfigurować komunikację on-line z KSeF?

3. Jak skonfigurować domyślne parametry e-Faktur?

4. Jak skonfigurować ręczną wysyłkę dokumentów sprzedaży do KSeF ?

5. Jak skonfigurować parametry odpowiedzialne za identyfikację asortymentu znajdującego się na e-Fakturach?

6. Jak wygenerować token umożliwiający uwierzytelnienie w KSeF?

7. Jak przypisać indywidualne ustawienia dot. KSEF dla klientów?
   

8. Jak w module sprzedaży pokazać dodatkowe dane dotyczące wysyłki dokumentu do KSeF?

9. Jak nadać pracownikom uprawnienia do czynności związanych z KSeF?

10. Jak wykorzystać Automatyzacje w KSeF?
    

Wysyłka dokumentów

1. Jak włączyć automatyczną wysyłkę e-Faktury do KSeF po wystawieniu dokumentu?

2. Jak ręcznie wygenerować e-Faktury?

3. Jak ręcznie wygenerować e-Faktury u wysłać dokumenty do KSeF?

4. Jak ręcznie wysłać wcześniej wygenerowane e-Faktury?

5. Jak oznaczyć dokumenty, jako przekazane do KSeF poza programem?
   

Odbiór dokumentów

1. Jak odebrać dokumenty zakupu z systemu KSeF?

2. Jak włączyć automatyczne cykliczne sprawdzenie, czy pojawiły się nowe dokumenty do pobrania?

3. Jak program rozpoznaje jednostki miary z odebranych e-Faktur?​​
   

4. Gdzie znaleźć e-Faktury pobrane z KSeF?
   

5. Jak dodać fakturę zakupu na podstawie pobranej e-Faktury?

6. Jak zafakturować dokumenty magazynowe po odebraniu e-Faktury?

7. Jak oznaczyć e-Faktury, jako niepolegająca przetworzeniu? ​​