Jak aktywować tryb obiegu dokumentów w Portalu Dokumentów?

​Usługa Portal Dokumentów pozwala na zmianę sposobu pracy​. Tryby służą do tworzenia i obsługi elastycznej ścieżki przepływu dokumentów, przeznaczonych do zaksięgowania, wewnątrz przedsiębiorstwa. 

Osoba odpowiedzialna za przepływ dokumentów w firmie ma możliwość analizy przesłanych dokumentów, ich kwalifikacji, przekazania dokumentu do dowolnego pracownika (w celu wykonania działań i czynności na/w związku z dokumentem), przekazania dokumentu do akceptacji (np. zatwierdzenie wydatku przez dyrektora finansowego) a ostatecznie zakończenia przepływu dokumentu poprzez przesłanie go do księgowości lub zakończenie przepływu już na poziomie aplikacji webowej. Dodatkowo umożliwia sprawdzenie pełnej historii aktywności związanej z dokumentem. Aby uruchomić wersję rozszerzoną, nale​ży:

Uwaga! Uruchomienie wersji rozszerzonej możliwe jest tylko przez użytkownika posiadającego uprawienia administratora globalnego.

1. Przejść na stronę Konta InsERT i się zalogować.

​

2. W prawym górnym rogu kliknąć Aplikacje, następnie Portal Dokumentów.

3. Kliknąć koło zębate znajdujące się w prawym górnym rogu, następnie Ustawienia aplikacji.

4. Kliknąć Wybierz dla Obiegu dokumentów​.

Po uruchomieniu obiegu dokumentów zostanie wyświetlona informacja o konieczności nadania uprawnień użytkownikom, którzy będą pracować z systemem. 

Portal Dokumentów może posiadać kilku użytkowników, którzy mogą wykonywać wszystkie akcje, dzięki czemu w sytuacji, gdy np. dokumenty przypisane zostały do jednego z nich i trafił on na zwolnienie chorobowe, to drugi użytkownik może przejąć te dokumenty i przypisać je do siebie, a następnie przesłać je do odpowiednich osób. Natomiast użytkownik nieposiadający tych uprawnień może jedynie dodać dokumenty oraz odesłać, np. z komentarzem do otrzymanego dokumentu. Różnice pomiędzy uprawnieniami zostały opisane tutaj​.

W celu wskazania operatora należy nadać Uprawnienia do akcji na dokumentach odpowiedniemu pracownikowi/pracownikom.

Każdy z przesłanych dokumentów będzie widoczny w opowiadającym dla niego module, np. nowo dodane dokumenty będą widoczne w module U mnie, a te przekazane do innego użytkownika w module W toku.

Wchodząc na dany dokument, można wykonać jedną z dostępnych akcji, sprawdzić Aktywność, czy też podejrzeć dokument.

Po przekazaniu dokumentu dalej edycja nie jest możliwa. Jedynie użytkownik, który otrzyma dokument, może dokonać zmian.

​Artykuł należy do zbioru tematów e–Pomocy opisujących Portal Dokumentów​.