Scenariusze pracy w programie Gestor nexo – Branża Hotelarska – Część III – Wprowadzenie zadań związanych z realizacją zamówienia. Przydzielanie zadań pracownikom i ustawianie przypomnień o ich realizacji

 

 

 

Po przyjęciu zaliczki użytkownik musi skoordynować działania, które za miesiąc przyniosą efekty. Sala konferencyjna musi być odpowiednio przygotowana, więc użytkownik tworzy zadanie dla ekipy sprzątającej. Do zadania zostaną przypisane 3 osoby odpowiedzialne za jego realizację. W kolejnym kroku należy stworzyć zadanie dla technika, który przygotuje sprzęt oraz przydzielić osobę odpowiedzialną za opiekę nad salą w trakcie spotkania. Wszystkie zadania mają ustawione przypomnienie przed zaplanowaną konferencją. W ten sposób zaangażowane osoby zostaną poinformowane o przydzielonych zadaniach.

Dodatkowo część potrzebnego sprzętu należy zarezerwować, aby inni pracownicy wiedzieli, że będzie on wykorzystywany w danym dniu. W tym celu wykorzystany zostanie terminarz rezerwacji, gdzie zostaną wprowadzone odpowiednie wpisy.

Aby wprowadzić wszystkie zadania, użytkownik może wykorzystać moduł Działania. Dodatkowo użytkownik może generować działania na podstawie Oferty, aby były one powiązane z odpowiednim dokumentem. W tym celu należy:

1. Przejść do modułu Ofertowanie – Oferty, zaznaczyć odpowiedni dokument i wybrać górne menu Operacje – Dodaj działanie – Zadanie.

2. Wprowadzić temat zadania (w tym przykładzie będzie to Przygotowanie sali konferencyjnej), określić czas zadania (całodzienne) i wprowadzić odpowiednią datę. Istotnym elementem jest również ustawienie przypomnienia na dzień przed zadaniem.

3. Na zakładce Planowanie wprowadzić Osoby zaangażowane w działanie i określić rezerwowane zasoby (jeżeli występują), a następnie zapisać działanie.

W identyczny sposób użytkownik wprowadza pozostałe zadania, w zadaniu dla technika wprowadzając do zasobów zarezerwowanych sprzęt wykorzystywany podczas konferencji (np. laptop z rzutnikiem).​
Po wprowadzeniu zasobów do działań ich rezerwacja będzie widoczna w module Działania –​​ Rezerwacja zasobów. Użytkownik może dodawać rezerwacje ręcznie w tym module, jeżeli zasób nie ma być bezpośrednio powiązany z zadaniem. ​