Gestor nexo – Jak utworzyć umowę z klientem?

Moduł Umowy z klientami jest dostępny tylko na licencji Gestora nexo PRO.

​Aby dodać nową umowę z klientem w dedykowanym module. Aby to zrobić, należy:

1. Przejść do modułu Obsługa klienta – Umowy z klientami i wybrać opcję Dodaj –​ Umowa z klientem.

2. Na zakładce Podstawowe użytkownik musi wprowadzić klienta i ogólne informacje dotyczące dokumentu umowy. W tej części ważny jest również wybór Opiekuna umowy, gdyż będzie to osoba odpowiedzialna w przyszłości za ewentualne akcje automatyczne, powiązane z dokumentem. Dodatkowo jeżeli umowa jest generowana na czas określony, to użytkownik może wskazać operację, która zostanie wygenerowana po jej wygaśnięciu: przedłużenie umowy na czas określony, przedłużenie umowy na czas nieokreślony, zmiana rodzaju umowy na czas nieokreślony, zmiana statusu umowy na zakończoną (pierwsze dwie operacje zakańczają umowy i generują nową umowę o typie przedłużenie). Jeżeli wygaśnięcie umowy generuje przedłużenie, należy również podjąć decyzję o sposobie przenoszenia akcji.

3. Zakładka Asortyment umożliwia wprowadzenie towaru wykorzystywanego do realizacji umowy. Jeżeli zaznaczono opcję Przenoś na dokument, to wybrany asortyment zostanie przeniesiony bezpośrednio na umowę. W przeciwnym wypadku asortyment zostanie umieszczony na fakturze jako usługa jednorazowa. Użytkownik może zdefiniować nazwę usługi jednorazowej korzystając przy tym z dostępnych autotekstów (na przykładzie wykorzystano autotekst <<<biezacy miesiac>> dostępny w drzewie Ogólne. Tym samym na fakturze zostanie umieszczona usługa o nazwie np. Abonament za miesiąc marzec 2020, ponieważ autotekst <<biezacy miesiac>> wprowadza zarówno miesiąc i rok).

Towar jako usługa na fakturze do umowy z klientem

4. Zakładka Planowanie pozwala wprowadzić cykl fakturowania (okres, w którym do umowy generowane jest przypomnienie wystawienia faktury). Dodatkowo użytkownik może w tym miejscu wprowadzić szereg akcji automatycznych, których zatwierdzeniem będzie obarczony wyznaczony na zakładce Podstawowe Opiekun (lub osoby wskazane w Osobach zaangażowanych z odpowiednimi uprawnieniami). W sekcji Planowana akcja użytkownik decyduje o rodzaju wystawianego dokumentu (Uwaga, jeżeli do podmiotu nie jest podłączony Subiekt nexo lub Subiekt nexo PRO, sekcja ta wyświetlać będzie brak dostępnych opcji). Na przykładzie utworzono cykl fakturowania miesięczny na koniec miesiąca oraz skonfigurowano wysyłanie wygenerowanych dokumentów (faktur) wiadomością e-mail.

Faktury cykliczne na podstawie umowy z klientem.

Akcje automatyczne w umowie z klientem

5. Zakładka Treść decyduje bezpośrednio o tym jak dana umowa prezentuje się na wydruku. Domyślnie firma InsERT dostarcza użytkownikowi jeden wzorzec, który należy edytować i przystosować do działalności wykonywanej przez firmę.

Jak edytować treść umowy z klientem?​

6. Zakładka Powiązania prezentuje wszystkie obiekty, które są powiązane z daną umową (faktury, umowy, działania, wiadomości itd.)

Jak sprawdzić mapę powiązań umowy z klientem?​

Temat należy do Zbioru zagadnień związanych z umowami z klientami.​