e-Pomoc techniczna
Gratyfikant GT – Jak wydrukować informację o przechowywaniu akt osobowych?
Program: Gratyfikant GT, InsERT GT
Kategoria: e–Akta
Przypomnienie:
Możliwe warianty przechowywania dokumentacji:
1. Jeśli pracownik został zatrudniony przed 31 grudnia 1998 – dokumentację należy przechowywać 50 lat.
2. Jeśli pracownik został zatrudniony między 1 stycznia 1999, a 31 grudnia 2018 i nie został złożony ZUS OSW – dokumentację należy przechowywać 50 lat.
3. Jeśli pracownik został zatrudniony między 1 stycznia 1999, a 31 grudnia 2018 i złożono ZUS OSW oraz raporty informacyjne ZUS RIA – dokumentację należy przechowywać 10 lat.
4. Jeśli pracownik został zatrudniony od/po 1 stycznia 2019 – dokumentację należy przechowywać 10 lat.
Aby wydrukować informację o przechowywaniu akt osobowych pracownika, należy:
1. Przejść do modułu Kadry – Umowy o pracę, zaznaczyć umowę pracownika, do której zostanie wydrukowana informacja, a następnie w górnym menu wybrać opcję Drukuj – Informacja o przechowywaniu akt osobowych.
2. Wskazać okres przechowywania (10 lat lub 50 lat), a następnie kliknąć Drukuj.
Domyślny wzorzec wydruku informacji o przechowywaniu akt osobowych korzysta z zawartości słownika Treści dokumentów kadrowych dostępnego w module Administracja. Edycja zawartości dokumentu jest możliwa po wybraniu treści i kliknięciu Popraw.
Razem z wprowadzeniem wydruku utworzono również trzy nowe autoteksty, które mogą zostać wprowadzone na wydruk. Są one wyliczane na podstawie parametru wskazanego w momencie wydruku i są to:
<<OkresPrzechowywania>> – zawartość autotekstu odpowiada parametrowi Okres przechowywania, który wybiera się w momencie wydruku.
<<DataKoncaPrzechowywania>> – wyliczana jako ostatni dzień roku, w którym rozwiązano umowę + Okres przechowywania.
<<KoniecTerminuPrzechowywania>> – wyliczany jako koniec miesiąca kalendarzowego następującego po Dacie końca przechowywania.
Na przykładzie umowy rozwiązanej 1 lutego 2023 roku, dla której okres przechowywania wynosi 10 lat, wygląda to następująco:
1. Okres przechowywania wskazany w momencie wydruku.
2. Ponieważ umowę rozwiązano w 2019 roku, wskazany jest ostatni dzień tego roku, czyli 31.12.2023, do którego dodano 10 lat (okres przechowywania). Data wynikowa to 31.12.2033.
3. Ponieważ data końca przechowywania to 31.12.2033, data wynikowa to koniec następnego miesiąca kalendarzowego, czyli 31.01.2034.
Zagadnienie należy do zbioru Gratyfikant GT – Biblioteka dokumentów jako miejsce do przechowywania teczek ABCD pracowników.
