Rachmistrz i Rewizor nexo – Jak rozpocząć ewidencjonowanie eksploatacji pojazdów od 2019 roku?

Artykuł dotyczy ewidencjonowania eksploatacji pojazdów od wersji 23.0.0 InsERT nexo na przełomie lat 2018/2019 bezpośrednio do ewidencji VAT zakupu (z pominięciem modułu Eksploatacji pojazdów).

Eksploatacja pojazdów w 2018 roku.

W wersji 23.0.0 zaszły zmiany w wyglądzie zapisu VAT dotyczącym wydatku na eksploatację pojazdu z częściowym odliczeniem – została dodana możliwość określenia, jaka część wydatku​ (po odliczeniu przysługującego VA​T) powinna zostać zaliczona w koszty uzyskania przychodu. Dla zapisów VAT dotyczących roku 2018 należy się posłużyć wartością 100% (2018/leasing), gdyż w tym roku w kosztach uzyskania przychodu można było uwzględnić całą wartość rachunku.

Eksploatacja pojazdów od 2019 roku.

W zależności od tego, czy faktura jest wprowadzana ręcznie, czy została zaimportowana do programu, przypadek może zostać obsłużony na dwa sposoby:

1. ​​Tworzenie zapisu w Ewidencji VAT ręcznie, a następnie dodanie zapisu księgowego schematem dekretacji.

2. ​Dekretacja obrazu księgowego faktury do Ewidencji VAT i KPiR/Planu kont w dwóch krokach.
   

Sposób I

Wydatki związane z eksploatacją pojazdów są wprowadzane bezpośrednio do ewidencji VAT, a następnie dekretowane schematem. 

W pierwszej kolejności konieczne jest dodanie zapisu VAT. Aby to zrobić, należy:​​

1. Przejść do Ewidencji VAT zakupu i kliknąć Dodaj​ – Zakup złożony.

2. Oznaczyć Eksploatację pojazdu, wprowadzić Kwotę brutto rachunku ​i określić część zaliczenia w koszty. Kwota zostanie automatycznie rozbita zgodnie z Parametrami eksploatacji i rozliczeń pojazdów.

3. Po zweryfikowaniu poprawności wprowadzonych danych zatwierdzić przyciskiem Zapisz. ​

Kolejnym krokiem jest przygotowanie schematu dekretacji, który posłuży do utworzenia zapisu księgowego. W zależności od tego, czy wykorzystywany jest Rachmistrz nexo, czy Rewizor nexo, należy:

​Rachmistrz nexo:​

1. Przejść do modułu Dekretacja dokumentów, na zakładkę Schematy dekretacji​, a następnie wybrać Operacje – Dodaj wzorcowe.

2. Odszukać i zaznaczyć schemat Zapis VAT - wydatki na pojazd - częściowe odliczenie. Przycisk OK spowoduje pobranie gotowego schematu.​

Uwaga! ​Jeżeli schemat o takiej nazwie znajduje się już w systemie, do nazwy pobieranego schematu dodany zostanie dopisek (1).

Alternatywnym rozwiązaniem jest stworzenie bądź edycja własnego schematu. Należy się wówczas upewnić, że jako Typ dokumentu wskazany został Zapis w ewidencji VAT zakupu, a jako kwota wskazano (N) Kwota kosztu eksploatacji pojazdu.​

Dekretacja zapisu w ewidencji VAT tak skonfigurowanym schematem spowoduje utworzenie zapisu księgowego dla KPiR.

Rewizor nexo:

1. Przejść do modułu Dekretacja dokumentów, na zakładkę Schematy dekretacji, a następnie Dodać​ nowy, bądź Poprawić istniejący schemat dla zapisu w Ewidencji VAT zakupu.​

2. W sekcji Pozycje zapisu edytować istniejącą bądź Dodać nową pozycję.

3. Podczas konfigurowania pozycji zapisu na konta można wykorzystać (N) Kwota kosztu eksploatacji pojazdu oraz (N) Wartość nieujęta w kosztach. Zatwierdzić przyciskiem OK.

4. Po skonfigurowaniu pozostałych pozycji i parametrów kliknąć Zapisz.

Dekretacja zapisu w ewidencji VAT tak skonfigurowanym schematem spowoduje utworzenie zapisu księgowego dla Planu kont.

Uwaga! W przypadku biur rachunkowych obsługujących większą ilość podatników, aktualizację schematu zapisu VAT można usprawnić poprzez przygotowanie schematu na jednym podmiocie, a następnie przekopiowanie go w innych podmiotach zgodnie z tematem e-Pomocy. Użytkownicy Biura nexo mogą tę aktualizację wykonać za pomocą operacji zbiorc​zej Kopiowanie parametrów księgowych.​

​

Sposób II

Faktura została zaimportowana do programu księgowego w formie obrazu księgowego i jest widoczna w module Dekretacja dokumentów.

Zalecanym sposobem ujęcia w księgach jest dekretacja automatyczna takich faktur w pierwszej kolejności do ewidencji VAT, a następnie wykorzystanie zapisu w ewidencji w celu utworzenia zapisu księgowego. W tym celu należy:

1. Przejść do modułu Dekretacja dokumentów, na zakładkę Schematy dekretacji, a następnie Dodać bądź Poprawić ​schemat dla Faktur VAT zakupu.

2. Pole Zapis księgowy ustawić na Nie twórz zapisu ​– zostanie on utworzony w innym schemacie. W Zapis VAT wskazać Zapis złożony.

3. W sekcji Zapis VAT - Opis można wskazać Częściowe odliczenie VAT ​i ustalić część zaliczoną w koszty.

4. Jeżeli w polu Dekretacja zaznaczone zostanie wg parametrów i rozliczeń pojazdów, podczas tworzenia zapisu wykorzystane zostaną ustawienia z Konfiguracji – Parametry eksploatacji i rozliczeń pojazdów.

5. W innym wypadku należy uzupełnić pozycje zapisu VAT w sekcji ​Zapis VAT - Szczegóły. Schemat Zapisać.

​

Dekretacja obrazu księgowego faktury tak skonfigurowanym schematem spowoduje utworzenie zapisu w Ewidencji VAT zakupu.

Drugim krokiem jest utworzenie zapisu księgowego. W tym celu należy postępować zgodnie z instrukcją dla Rachmistrza nexo bądź Rewizora nexo.

Powiązane artykuły e-Pomocy technicznej:

• InsERT nexo – Jak działa dekretacja automatyczna?​​​​