Rachmistrz nexo – Czym są rozrachunki oraz jak je tworzyć i rozliczać?

​System InsERT nexo obsługuje Rozrachunki będące odzwierciedleniem różnych operacji gospodarczych i finansowych realizowanych przez firmę handlowo-usługową. W programie Rachmistrz nexo dostępnych jest kilka widoków prezentujących rozrachunki podmiotu:

• Wszystkie – lista wszystkich Rozrachunków (nierozliczonych i rozliczonych). Rozrachunki pogrupowane są po kontrahentach.
• Nierozliczone – lista jeszcze nierozliczonych Rozrachunków. Rozrachunki pogrupowane są po kontrahentach.
• Różnice kursowe – w widoku tym użytkownik może naliczyć Różnice dla wskazanych rozliczonych Rozrachunków (np. na potrzeby rozliczenia podatku PIT). Oprócz tego możliwe jest przygotowanie na potrzeby dowodowe i weryfikacyjne wydruku dokonanych naliczeń. Widok ten stanowi również wsparcie prowadzenia naliczeń w księgach rachunkowych.
• Dokumenty do skorygowania VAT-u – dokumenty, które wymagają dokonania Korekty VAT w związku z nieterminową zapłatą lub wymagające dokonania ponownego naliczenia po dokonaniu zapłaty.
• Dokumenty do skorygowania kosztu – dokumenty, które wymagają dokonania Korekty kosztów uzyskania przychodu w związku z nieterminową zapłatą lub wymagające dokonania ponownego naliczenia po dokonaniu zapłaty.
• Sesje rozliczeniowe –​ zbiór rozliczeń, które powstały w ramach wykonywania jednej operacji. Przykładem może być operacja Rozliczenia przez skojarzenie.

W nexo zaimplementowano dwupoziomowy podział Rozrachunków. Pierwszy z nich polega na rozróżnieniu Rozrachunków na Należności i Zobowiązania. W ramach drugiego podziału, Należności i Zobowiązania mogą dzielić się na Kosztowe oraz Przychodowe. Taki podział pozwala definiować różne rodzaje Rozrachunków odpowiadające rzeczywistym scenariuszom pracy (rozliczeń; Definiowanie nowych rodzajów Rozrachunków dostępne jest w linii PRO).

Przykładowo zdefiniować można Rozrachunek typu Należność będący Przychodem, który w systemie będzie realizował standardowy Przychód firmy (np. powiązany z zapisem księgowym) lub Należność (prezentującą podlegające windykacji raty kredytu kupieckiego).

Z drugiej strony użytkownik może zdefiniować rozrachunek typu Należność będący Kosztem, który reprezentować będzie Korektę zmniejszającą zobowiązanie (powiązaną na przykład z dokumentem korekty faktury zakupu).

Definiowanie własnych (opcja dostępna w linii PRO), a także edycja właściwości już zdefiniowanych Rodzajów rozrachunków jest dostępne w Konfiguracji systemu (słownik Rodzaje rozrachunków). Aby otworzyć ten słownik i dodać Rodzaj, należy w lewym, górnym rogu, w wyszukiwarce programu wpisać Rodzaje rozrachunków i kliknąć górne menu Dodaj.

Dodając nowy Rodzaj rozrachunku, należy określić, czy będzie on Należnością, czy Zobowiązaniem, a także wybrać jego rodzaj (Koszt lub Przychód). Nazwa i symbol wprowadzanej pozycji słownikowej są także wymagane.

Jeżeli użytkownik chce utworzyć Rodzaj rozrachunku, pozwalający ewidencjonować Naliczane różnice kursowe w programie księgowym, może wybrać jedną z trzech opcji: Zrealizowana, Wycena lub Storno. Ustawienie którejś z nich spowoduje, że podczas wykonywania operacji rozliczania, wyceny lub korygowania naliczonych różnic (stornowania) będzie można wykorzystać rozrachunek tego rodzaju.

W oknie definiowania Rodzaju rozrachunku znajdują się bardzo istotne atrybuty (właściwości), determinujące przeznaczenie Rozrachunków danego rodzaju w programie. Pozwalają one określić, dla jakich operacji w systemie nexo Rozrachunek danego rodzaju będzie dostępny.

• Właściwość Korekta rozrachunku może być stosowana na przykład dla dokumentów korygujących faktury (np. korekta faktury zakupu będzie powiązana ze zobowiązaniem typu korekta). 
• Atrybuty Windykowalny oraz Dozwolone naliczanie odsetek związane są z windykowaniem płatności (określaniem terminów płatności oraz naliczaniem odsetek w module Windykacja). Atrybut Możliwość rozbicia na raty pozwala stosować dany typ rozrachunku, np. przy ratalnym kredycie kupieckim.​
  
• Zaznaczenie opcji Dostępny dla dokumentu finansowego spowoduje, że danego rodzaju rozrachunków będzie można używać w kontekście dokumentów finansowych (kasowych i bankowych).

Rozrachunki w systemie nexo mogą powstawać automatycznie, podczas wystawiania różnego rodzaju dokumentów obrotowych (np. faktura VAT sprzedaży), finansowych (np. kasa przyjmie KP) ​lub poprzez naliczanie różnic kursowych. Mogą być one także tworzone ręcznie, z modułu Rozrachunki.  Z poziomu menu modułu dostępne są między innymi opcje rozliczania rozrachunków tworzonymi dokumentami:

• Spłatą – powstaje Rozrachunek o typie przeciwnym do rozliczanego. Przykładowo dla Zobowiązania tworzona jest automatycznie Spłata zobowiązania (typ rozrachunku –​ Należność), w formularzu tworzonej spłaty użytkownik może jednak wybrać inny rodzaj rozrachunku (spośród rozrachunków typu Należność dostępnych w programie). Od wersji 18 możliwe jest wyłączenie możliwości rozliczania rozrachunków spłatą. Dokonuje się tego w module Konfiguracja – Parametry rozrachunków.

• Operacją kasową – powstaje dokument KP lub KW w zależności od typu rozliczanego Rozrachunku. Wartość dokumentu kasowego wstawiana jest automatycznie, użytkownik może jednak ją zmienić (np. zmniejszyć, aby częściowo rozliczyć rozrachunek).
• Dyspozycją bankową – tym sposobem można rozliczać Rozrachunki typu Zobowiązanie. Rozliczenie rozrachunku dyspozycją o statusie Zaplanowana powoduje wykonanie wstępnego rozliczenia (oznaczonego gwiazdką w kolumnie statusowej modułu Rozrachunki). Rozliczenie wstępne staje się właściwym w momencie zmiany statusu dyspozycji na Wykonana. Ten sposób rozliczania Rozrachunków jest automatycznie wspierany dla rachunków bankowości elektronicznej. Podczas importowania danych o przelewach (z pliku wyciągu lub online) statusy dyspozycji aktualizowane są automatycznie, a co za tym idzie – wstępne rozliczenia rozrachunków zostają zrealizowane.
• Kompensatą –​ operacja dostępna tylko dla Rozrachunków wystawionych na konkretnych klientów. Po jej wywołaniu, na zaznaczonym Rozrachunku/Rozrachunkach, program wyświetla formularz kompensaty z listą Należności i Zobowiązań danego klienta. Na liście tej zaznaczone wcześniej Rozrachunki są już wybrane do utworzenia kompensaty. Możliwe jest zaznaczenie wielu Rozrachunków typu Należność oraz wielu rozrachunków typu Zobowiązanie do utworzenia dokumentu kompensaty na danego klienta.
• Inną możliwością jest rozliczanie Rozrachunków danego klienta Przez skojarzenie z jego Rozrachunkami przeciwstawnego typu. Podczas wykonywania tej operacji można dokonać rozliczeń o dowolnej konfiguracji. Można to osiągnąć poprzez zaznaczenie Należności z jednej strony okna oraz Zobowiązań po stronie przeciwnej. Dostępna jest też opcja wpisania innej daty rozliczenia, niż wynikałoby to z daty systemowej w programie.

Od wersji 17 systemu InsERT nexo usprawniona została obsługa Rozrachunków wystawionych w walucie obcej. W widokach rozrachunkowych i raportach, Rozrachunki wprowadzone ręcznie przez użytkownika są przeliczane wg kursu (z dnia poprzedniego) – przeliczona wartość wykazywana jest w kolumnach (k) – wartość po kursie.

W przypadku Rozrachunków powstałych automatycznie (na podstawie innych dokumentów), program pobiera ku​​rs dla rozrachunku z dokumentu źródłowego, przykładowo faktury. Jeżeli z jakichś względów program nie potrafi odczytać kursu (np. Rozrachunek został dodany ręcznie i nie istnieje tabela kursów na dzień poprzedzający datę powstania Należności lub Zobowiązania), można posłużyć się operacją Przypisz kursy walut, która znajduje się w górnym menu Operacje.

Program wykonuje wówczas operację zbiorczą polegającą na przypisaniu kursów do wszystkich rozrachunków walutowych, do których kurs nie został jeszcze przypisany.

Będąc przy module Rozrachunki, warto zwrócić uwagę na Formatowanie warunkowe. Mechanizm ten umożliwia definiowanie wyróżniania kolumn w zależności od zawartości (lub spełniania innych warunków). Po zakreśleniu tego znacznika pojawi się dodatkowe okno, w którym należy zdefiniować warunek oraz określić styl wybranego formatu. Więcej o Formatowaniu warunkowym można przeczytać w innym temacie e-Pomocy technicznej TUTAJ.

Każdy z rozrachunków ma określony Status. Statusy dzielą się na:

• R – rozliczony
  
• R* – rozliczony dyspozycją bankową o statusie zaplanowana lub dodany do propozycji kompensaty
• N – nierozliczony
• C – rozliczony częściowo
• C* – rozliczony częściowo dyspozycją bankową o statusie zaplanowana lub dodany częściowo do propozycji kompensaty.