Gratyfikant nexo – Systemy wynagrodzeń i ich podstawowa konfiguracja

​W skład systemu wynagrodzeń wchodzą Definicje list płac, Składniki płacowe i Składniki parametryczne. Ważną cechą systemu wynagrodzeń w Gratyfikancie nexo jest to, że w umowie o pracę i umowie cywilnoprawnej nie określa się, jakie składniki wynagrodzenia powinny być naliczane w wypłatach/rachunkach. Wskazuje się tylko, na jakich listach płac ma być naliczone wynagrodzenie z tytułu tej umowy. Powoduje to, że w umowie będą zawsze widoczne wszystkie składniki wynagrodzenia, które są przypisane do Definicji listy płac wskazanej w umowie. Jeżeli jakikolwiek składnik nie powinien być naliczany w ramach umowy, to na tej umowie należy ustawić dla niego wartość 0.

Definicje list płac

 

Definicje list płac są jednym z najważniejszych widoków w programie. Dzięki prawidłowemu określeniu systemu wynagrodzeń (razem ze składnikami płacowymi) program będzie w stanie automatycznie naliczać wynagrodzenia (listy płac lub listy rachunków). Definicje list płac znajdują się w węźle Płace. Można je wywołać mnemonikiem DL. Warto pamiętać, że górne menu Operacje oferuje trzy bardzo ważne opcje:

• przypisz do umów – zbiorcza operacja przypisania wybranej definicji listy płac do wielu umów pracowniczych jednocześnie; w ramach tej operacji można także zindywidualizować wartość składników płacowych dla każdej z umów;
• ustaw wartość składnika na umowach – zbiorcza operacja, która umożliwia zmianę wartości składników płacowych znajdujących się na danej definicji listy płac dla wszystkich umów jednocześnie;
• usuń z umów – zbiorcza operacja pozwalająca na usunięcie definicji listy płac z umów.

 

W pierwszej kolejności zostanie dodana przykładowa Definicja list płac. W tym celu trzeba kliknąć Dodaj, a następnie Definicja list płac. W głównym oknie należy określić nazwę listy płac. Nazwa powinna być charakterystyczna, tak aby podczas korzystania z programu łatwo było ją odróżniać od innych (np. Lista płac Administracja lub Lista płac Zarząd). Oprócz nazwy dostępne są jeszcze pola:

• dotyczy – dana definicja może rozliczać: umowy o pracę, umowy cywilnoprawne;
• data wypłaty – należy wybrać dzień, w któym będą wypłacane wynagrodzenia pracownikom z danej listy płac;
• numer – można wybrać numerację ręczną lub skonfigurowany wcześniej rejestr numeracyjny;
• naliczaj: x dni wcześniej – uzupełnienie liczby dni w tej opcji spowoduje ustalenie wyprzedzenia, z jakim zostaną naliczone wypłaty; działanie tej opcji widoczne będzie podczas wykorzystywania kreatora wyliczania wynagrodzeń (zadziała automatyczny mechanizm naliczający wypłaty uwzględniający wskazane wyprzedzenie).

W sekcji Rozliczenie można określić, co będzie rozliczała dana definicja listy płac. W przypadku wykorzystywania wielu list płac należy zwrócić uwagę na odpowiedni dobór rozliczanych opcji. Jeśli obie definicje list płac będą rozliczały np. ewidencję akordów, to ta, która zostanie naliczona jako pierwsza rozliczy ewidencję akordów, na drugiej nie będzie ona rozliczana. Wiedza ta może być przydatna, jeżeli rozliczenie ewidencji akordów powinno być zrealizowane poprzez drugą listę płac.

 

W sekcji Składniki należy wybrać składniki, które będą naliczane przez daną definicję listy pł​ac. Wybór składnika pozwala na określenie rodzaju wartości:

• ze słownika składników – wartość pobierana z dane​​go składnika,
• indywidualna – wartość podana ręcznie, obowiązująca dla tej (edytowanej) definicji list płac.

Należy pamiętać, że:

• wartość składnika może obowiązywać z dokładnością do całego miesiąca, np. styczeń 2021;
• w przypadku wielu wartości składnika (z góry znana wartość w kolejnych okresach, np. co kwartał zwiększona o 500 zł) w sekcji Składniki zawsze widoczna jest wartość wpisana jako ostatnia (program nie weryfikuje prezentowania wartości składnika względem daty systemowej czy też aplikacyjnej);
• tylko aneks (do umowy) może zmienić wartość składni​ka w ciągu trwania miesiąca;
• pogrubiona czcionka oznacza ręczną modyfikację (np. w słowniku składnik ma kwotę 2000 zł, a na samej definicji list płac został wybrany Rodzaj wartości ze słownika składników oraz jego wartość została ręcznie zmieniona na 2100, wtedy czcionka się pogrubi).

W sekcji Parametry można wskazać składniki parametryczne. Mogą się one okazać pomocne przy wypłacaniu premii dla pracowników, której wartość jest ustalana procentowo.

 

W górnej części zakładki Inne możliwe jest wybranie domyślnych konfiguracji wydruków wynagrodzeń, zarówno w kontekście listy płac/rachunków, jak i odcinków wypłat/rachunków. Podczas wydruku program będzie podpowiadał odpowiednią, zdefiniowaną w tej sekcji konfigurację. Szczegółowy opis związany z konfiguracją wydruków list płac i rachunków znajduje się w innym temacie e-Pomocy technicznej tutaj.

W sekcji Obowiązywanie można określić, w jakich miesiącach dana definicja listy płac będzie naliczana.

Sekcja Umowy prezentuje umowy, w których definicja listy płac została użyta.

 

 

Składniki płacowe

Prezentuje wszystkie składniki płacowe, które wraz z definicjami list płac tworzą podstawę systemu wynagrodzeń. Warto pamiętać, że górne menu Operacje (tego widoku) oferuje trzy bardzo ważne opcje:

• Przypisz do definicji list płac – zbiorcza operacja przypisania wybranego składnika do wielu definicji listy płac jednocześnie; w ramach tej operacji można także zindywidualizować wartość składnika dla każdej z umów;
• Ustaw wartość składnika na umowach – zbiorcza operacja, która umożliwia zmianę wartości składnika dla wielu umów jednocześnie;
• Usuń z definicji listy płac – zbiorcza operacja umożliwiająca usunięcie danego składnika płacowego z definicji listy płac.

 

Podział sekcji składnika płacowego wygląda następująco:

Rodzaj – w tym polu dostępne są dwie opcje:

• naliczany – składnik będzie naliczany w wypłacie;
• potrącany – składnik będzie potrącany w wypłacie.

Stawka – dostępne są trzy stawki:

• miesięczna;
• dzienna;
• godzinowa.

Typ – w tym polu widoczne mogą być trzy wartości:

• zwykły – składnik o takim typie może być dowolnie parametryzowany (zmieniany);
• potrącenie komornicze – wybranie takiego typu możliwe jest jedynie dla składników rodzaju potrącenie; tak oznaczony składnik nie podlega niemalże żadnym modyfikacjom i wykorzystywany jest w module potrącenia komornicze;
• auto – składniki z takim typem dodawane są do wypłaty automatycznie (np. wynagrodzenie chorobowe); ich edycja jest bardzo ograniczona.
  

Płatnik – istnieje możliwość wskazania płatnika danego składnika. Najczęściej będzie nim pracodawca, ale w określonych przypadkach może być nim także ZUS (zasiłki, świadczenie rehabilitacyjne).

Zmienność – w tym polu można określić składnik jako:

• stały;
• zmienny.

Określenie składników, stały/zmienny pozwala na prawidłowe sporządzenie druku Z-3 w poźniejszym czasie. Dodatkowo, określenie zmienności składnika jest związane z wliczaniem (składnika) do podstawy wynagrodzenia urlopowego, ekwiwalentu za urlop oraz zasiłku chorobowego (w odpowiedni sposób i w odpowiedniej kwocie). Program domyślnie podpowiada określone ustawienie parametrów.

Kwota – w tym miejscu program umożliwia podanie wartości składnika płacowego w postaci:

• kwoty – należy podać wartość liczbową;
• definicji – wartość składnika będzie zależna od podanego przez użytkownika wzoru (np. dla premii wartość definicji to „podstawa miesięczna * 0,3"); aby wprowadzić definicję, należy w menu bocznym (klawisz F12) wywołać edytor definicji (pełen opis definicji zawarty jest po przejściu w edytor definicji i kliknięciu dwukrotnie przycisku F1); 
• skryptu (tylko w linii PRO) – opcja pozwalająca na przygotowanie algorytmu wyliczającego wartość składnika (w języku oprogramowania, np. C#), która nie jest osiągalna poprzez przygotowanie definicji.

 

W sekcji Wliczanie do podstaw dostępnych jest wiele parametrów związanych z naliczaniem podatku oraz składek ZUS:

Opodatkowanie – w tym polu można wybrać jedną z trzech opcji:

• tak – składnik będzie opodatkowany;
• nie – od składnika nie będzie naliczany podatek;
• tak, powyżej kwoty – składnik będzie opodatkowany powyżej określonej kwoty (przykładem takiego składnika jest składnik Zakwaterowanie).

Ubezpieczenie zdrowotne – w tym polu można wybrać jedną z dwóch opcji:

• nie – ubezpieczenie zdrowotne nie będzie naliczane;
• tak – ubezpieczenie zdrowotne będzie naliczane i dodatkowo można określić, w jaki sposób:
• • w kwocie:
  • • wyliczonej – z wypłaty;
    • pomniejszonej o dni choroby – ten parametr będzie stosowany w bardzo wąskiej grupie składników i można go ustawić dla np. dodatku stażowego (lub takiego składnika, który nie był pomniejszany przy chorobie);
  • ograniczaj składkę zdrowotną – można wybrać:
  • • nie – składka zdrowotna nie będzie ograniczana do wysokości zaliczki na podatek;
    • tak – składka zdrowotna będzie ograniczana do wysokości zaliczki na podatek.

Do wynagrodzenia urlopowego – w tej opcji można zdecydować, czy dany składnik będzie wliczany do wynagrodzenia urlopowego – dostępne są opcje tak lub nie.  Określając ten parametr należy wziąć pod uwagę ustawienie (dostępne w sekcji Sposób naliczania) pomniejszania składnika za czas urlopu (wybranie w omawianym parametrze opcji tak i niepomniejszania składnika za czas urlopu będzie skutkowało zwiększeniem wynagrodzenia, z drugiej strony składnik niewliczany do wynagrodzenia i pomniejszany za czas urlopu będzie pominięty przy naliczaniu wypłaty). Domyślnie w systemie żaden składnik stały i zmienny (oprócz akordu i prowizji) nie wlicza się do podstawy urlopu. W przypadku konieczności dokonania zmian w danych składnika płacowego zalecane jest jego powielenie.

Do ekwiwalentu za urlop – można określić czy i w jakiej wysokości dany składnik będzie uwzględniany:

• nie – wybranie tej opcji spowoduje, że składnik nie będzie uwzględniany w podstawie;
• w kwocie nominalnej – z umowy;
• z 3 miesięcy;
• z 12 miesięcy.

Do nagrody jubileuszowej – można określić czy dany składnik ma wchodzić do podstawy nagrody jubileuszowej poprzez wybranie opcji tak lub nie.

Do wynagrodzenia przestojowego – w tej opcji można zdecydować, czy dany składnik będzie wliczany do wynagrodzenia przestojowego – dostępne są opcje tak lub nie. Określając ten parametr, należy wziąć pod uwagę ustawienie (dostępne w sekcji Sposób naliczania) pomniejszania składnika za czas urlopu - jeśli składnik ma być niepomniejszany za czas urlopu, to nie powinien także być wliczany do podstawy wynagrodzenia przestojowego. 

Ubezpieczenia i fundusze ZUS w kwocie:

• wyliczonej – na wypłacie;
• pomniejszonej o dni choroby – podstawa ubezpieczenia będzie pomniejszona o dni choroby;
• • emerytalne/rentowe;
  • chorobowe;
  • wypadkowe;
  • FP i FGŚP;
  • FEP.

Wszystkie powyższe składki mogą być naliczane lub nie. Decyduje o tym wybranie przy każdej ze składek selektora tak lub nie.

Do zasiłku chorobowego – można określić, w jaki sposób oraz w jakiej kwocie składnik będzie wliczany do podstawy zasiłku chorobowego. Dostępne są opcje:

• nie – składnik będzie pomijany przy wyliczaniu zasiłku chorobowego;
• miesięcznie – dla tej opcji możliwe jest wybranie kwot:
• • w kwocie wyliczonej – opcja ta najczęściej jest wykorzystywana dla składników o typie automatycznym, np. jeśli w systemie naliczane są wynagrodzenia urlopowe, to wchodzą one do zasiłku w kwocie wyliczonej (domyślne ustawienia składnika wynagrodzenie urlopowe ze składników stałych);
  • w kwocie nominalnej – opcja ta najczęściej jest wykorzystywana dla składników stałych i wiąże się z brakiem pomniejszania składnika za czas urlopu;
  • w kwocie nominalnej pomniejszonej o urlop – opcja ta najczęściej jest wykorzystywana dla składników stałych, które są pomniejszane za czas urlopu (sekcja Sposób naliczania);
  • w kwocie uzupełnionej do pełnego miesiąca – opcja ta najczęściej jest wykorzystywana dla składników zmiennych i wiąże się z niepomniejszaniem składnika za czas urlopu;
  • w kwocie uzupełnionej do pełnego miesiąca łącznie z urlopem – opcja ta najczęściej jest wykorzystywana dla składników zmiennych i wiąże się z pomniejszaniem składnika za czas urlopu. Dodatkowo można wybrać:
  • kwartalnie;
  • półrocznie;
  • rocznie.

W sekcji Sposób naliczania możliwe jest określenie następujących parametrów:

Pomniejszanie – w przypadku absencji można określić czy składnik będzie pomniejszany czy nie:

• za czas nieobjęty umową – czyli za czas nieprzepracowany (np. zatrudnienie pracownika od 10. dnia miesiąca);
• za czas choroby – wtedy, kiedy występuje absencja chorobowa (absencje typu Z);
• za czas urlopu – dotyczy wszystkich absencji urlopowych (płatnych; absencje typu U);
• za czas nieobecności – dotyczy wszystkich innych absencji dostępnych w programie (absencje typu I);
• za godziny absencji – w przypadku, kiedy pracownik przepracował mniejszą ilość godzin niż wynika to z nominalnego czasu pracy.

Naliczanie – w tej grupie możliwe jest ustawienie wyliczania składnika w odniesieniu do:

• godzin nadliczbowych (stawka) – dostępne opcje tak lub nie;
• godzin nadliczbowych (dodatek) – dostępne opcje tak lub nie;
• oba powyższe parametry – jeśli będą naliczane, to w wypłacie pojawią się w osobnym składniku automatycznym (dodatek za godziny nadliczbowe); zarówno stawka, jak i dodatek nie powiększą wartości (w wypłacie) edytowanego składnika;
  
• godzin nocnych – dostępne opcje tak lub nie.

Przychód z tytułu praw autorskich (koszty 50%) – można określić, czy składnik dotyczy uzyskiwania przychodów z tytułu praw autorskich i tym samym możliwe jest naliczenie 50% kosztów uzyskania przychodu.

Wypłacany w naturze – wybranie „tak" spowoduje, że od składnika zostaną naliczone podatek i składki ZUS, ale wartość składnika nie będzie ujęta w kwocie netto wynagrodzenia.

Wchodzi do wynagrodzenia minimalnego – domyślnie niemalże każdy składnik wchodzi w skład wynagrodzenia minimalnego, niemniej w myśl obowiązujących przepisów niektóre z nich są wyłączone, np. nagroda jubileuszowa.

Usuwaj z wypłaty, jeśli ma wartość „zero" – jeśli w wyniku obliczeń (najczęściej na podstawie kwoty składnika wyliczanej definicją) wartość składnika będzie równa zeru, program może automatycznie nie wykazywać go na wypłacie i wydrukach.

Wszystkie powyższe parametry odnoszą się do wartości składników z umowy (ewentualnie z ewidencji naliczeń i potrąceń).

 

Uwaga! Domyślnie w systemie żaden składnik stały nie wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego, ani nie jest pomniejszany za czas urlopu. Jest to zgodne z przyjętą praktyką i wspomnianą zasadą, że w miesiącu, w którym pracownik wykorzystywał urlop wypoczynkowy należy się zapłata tak, jakby pracował.

Jeśli istnieje potrzeba uwidaczniania wpływu absencji urlopowych na składnik stały, należy pamiętać o odpowiedniej modyfikacji trzech znaczników:

• Wliczanie do podstawy wynagrodzenia – przestawić na TAK,
  
• Pomniejszanie za czas urlopu – przestawić na TAK,
• Wliczanie do podstawy zasiłku chorobowego w kwocie – przestawić z „nominalnej” na „nominalną pomniejszoną o urlop”.

Zakładka Inne zawiera ogólne informacje dotyczące uwzględniania składnika w sprawozdaniach czy zaświadczeniach, czy ma wchodzić do potrąceń komorniczych oraz użycia składnika na wydrukach dokumentów kadrowych i jego obowiązywania w danym okresie.

Gratyfikant nexo jest domyślnie wyposażony w szereg składników płacowych, które mogą być wykorzystywane w procesie naliczania wynagrodzeń. Ich różnorodność pozwala na prowadzenie kadr i płac bez przeprowadzania dodatkowej konfiguracji. Oczywiście istnieje możliwość tworzenia nowych składników płacowych, które będą odpowiadały potrzebom firmy. W tym celu zalecane jest użycie przycisku Powiel (lub CTRL+D na wybranym domyślnym składniku płacowym).

Składniki parametryczne

Składniki parametryczne mogą być używane podczas np. wypłacania premii procentowej dla pracownika. Procent premii wprowadzany jest np. podczas generowania wynagrodzeń. Przypisanie składnika parametrycznego odbywa się z okna składnika płacowego, w którym użytkownik ma możliwość zdefiniowania kwoty Definicja, a następnie na jej podstawie skonfigurowania sposobu wyliczania (przykłady definicji dostępne są pod przyciskiem F1 w dziale Definiowanie wartości składnika). 

 

Tem​at należy do Zbioru zagadnień e-Pomocy istotnych przy konfigurowaniu i rozpoczęciu pracy z Gratyfikantem nexo.