Rachmistrz nexo – Tworzenie schematu dekretacji dla faktury zakupu krok po kroku

Schematy dekretacji służą do przeprowadzania procesu automatycznej dekretacji dokumentów. Interpretują one dane opisowe zawarte w obrazach księgowych i zgodnie z wprowadzonymi ustawieniami dokonują automatycznych zapisów księgowych w odpowiednich kwotach. W poniższym artykule e-Pomocy technicznej zostanie stworz​​​ony schemat dla typu dokumentu Faktura VAT zakupu. Szczegółowe informacje dotyczące opisu pól znajdują się w innym temacie e-Pomocy tutaj. W celu stworzenia schematu należy:

1. Przejść do modułu Księgi – Dekretacja dokumentów, na zakładkę Schematy dekretacji i wybrać z górnego menu Dodaj – Schemat dekretacji.​​​​​​

2. W sekcji Podstawowe wprowadzić Nazwę schematu oraz jako typ dokumentu wskaza​ć Faktura VAT zakupu. Celem jest zadekretowanie faktury zakupu do KPiR i ewidencji VAT,  ​należy więc wskazać Zapis księgowy: Twórz zapis księgowy oraz Zapis VAT: Zapis prosty.​

3. Warunek w​​yboru określa kryterium i moment wykorzystania schematu. Warunek ten dotyczy tylko tych obrazów księgowych (dokumentów do dekretacji), które posiadają przypisany schemat dekretacji (auto). Oznacza to, że do takich obrazów księgowych zastosowany zostanie pierwszy znaleziony schemat, wg numeru Kolejność i spełniający warunek określony w Warunek wyboru. Aby to zrobić, należy kliknąć ≡ i wybrać Określ warunek wyboru.​​​

4. W oknie, które się wyświetli określić warunki. Zgodnie z wcześniejszą treścią, będzie to (N) Transakcja handlowa = Z - Zakup krajowy. Tak wybrany warunek będzie oznaczał, że wszystkie dokumenty z wybraną transakcją oraz przypisanym schematem (auto) będą dekretowane na podstawie tego schematu. Przycisk OK zatwierdzi okno.​​

5. Sekcja Zapis w KPIR służy do określenia, w jaki sposób program ma uzupe​łnić pola dotyczące Wydatku, jak na zrzucie poniżej.​​​​​​

6. Następnie należy zdefiniować kolumnę oraz kwotę zapisu. W celu dodania pozycji należy kliknąć Wybierz kolumnę, a następnie wybrać z listy rozwijanej Zakup towarów (10).​​​

7. W oknie Zakup towarów wskazać Kontekst: Nagłówek. Wybrać Kwotę: (N) Netto po rabacie i Kurs: Nie dotyczy. Zatwierdzić przyciskiem OK.​​​

8. W sekcji ​Zapis VAT - Opis należ​y zdefiniować pola, które program będzie wypełniał po stronie Zapisu VAT.​

9. Sekcja Zapis VAT - Szczegóły pozwala określić parametry, na podstawie których program wypełnia dane po stronie zapisu VAT, jak i wprowadzi wartości do poszczególnych stawek VAT​ pobranych z obrazu księgowego. W przypadku zwykłej faktury zakupu parametry domyślne są prawidłowe, tj. Wyznaczanie kwot: Automatyczne, na podstawie: Pozycje tabeli VAT, kwota VAT: Według dokumentu.​

10. Po wykonaniu ww. czynności przycisk Zapisz zatwierdzi wprowadzone zmiany, a schemat będzie gotowy do użycia w dekretacji. Program zaksięguje kwoty do kolumny 10 w KPiR oraz wykona zapis prosty do ewidencji VAT.

​