InsERT nexo – Czym jest i do czego służy moduł Windykacja?

Uwaga! Instalacja i korzystanie z narzędzi windykacyjnych wymaga zakupienia programu Gestor nexo.

Moduł Windykacja jest ewidencją wszystkich dokumentów windykacyjnych, czyli wezwań do zapłaty oraz not odsetkowych. Oba dokumenty tworzone są dla należności, dla których minął termin płatności. Od wersji 10 systemu InsERT nexo dostępne są dodatkowe narzędzia windykacji, które pozwalają na ewidencjonowanie etapów pracy związanej z windykowaniem należności. Użytkownik może dzięki nim tworzyć scenariusze postępowania z przeterminowanymi należnościami, co znacznie ułatwia cały proces windykacji. W celu dodania wspomnianych narzędzi do programu (podmioty tworzone we wcześniejszy​ch wersjach nexo) należy je zainstalować. Przy pierwszym uruchomieniu modułu Windykacja, po aktualizacji podmiotu ze starszej wersji, użytkownik jest pytany o to czy wspomniane narzędzia windykacyjne mają zostać zainstalowane.

Jeżeli odmówi, będzie mógł dokonać instalacji w późniejszym czasie z poziomu modułu Konfiguracja – Scenariusze windykacyjne.

W górnym menu Opcje dostępna jest tam funkcja Zainstaluj narzędzia windykacji.

Przed rozpoczęciem pracy z modułem Windykacja warto zapoznać się z kilkoma konfiguracjami. W tym celu należy wpisać w wyszukiwarce programu Parametry windykacji i wybrać wyszukany moduł.

Parametry tu zebrane pozwalają ustalić sposób numerowania nowo dodawanych wezwań do zapłaty i not odsetkowych. Dodatkowo słownik odsetek karnych pozwala gromadzić informacje o wartościach rocznych stóp procentowych dla odsetek karnych za nieuregulowane w terminie płatności. Słownik jest wykorzystywany przy naliczaniu odsetek i wystawianiu not odsetkowych.

Z modułem Windykacja można pracować na różne sposoby, wykorzystując do tego jego trzy widoki. Najprostszy sposób umożliwia wystawianie dokumentów windykacyjnych, a najbardziej zaawansowany oferuje wykorzystanie scenariuszy windykacyjnych, które zostały omówione w innym temacie e-Pomocy TU​TAJ

1. Dokumenty windykacyjne – zawiera listę wszystkich dokumentów windykacyjnych (not odsetkowych i wezwań do zapłaty) wystawionych w tym module lub w module Rozrachunki.

Dzięki funkcji Zbiorczo, w górnym menu Dodaj użytkownik nie musi pojedynczo wybierać klientów zalegających z płatnościami i wystawiać dla każdego z nich wezwania do zapłaty lub noty odsetkowej.

Po wywołaniu opcji zbiorczej pojawia się kreator, za pomocą którego w kilku krokach można wskazać dłużników, wyselekcjonować nieopłacone dokumenty, oraz sparametryzować sposób, w jaki wystawione zostaną dokumenty windykacyjne. Przykładowo podczas zbiorczego generowania wezwań do zapłaty, użytkownik proszony jest o dokonanie następujących ustawień:

• Wybór dłużników – możliwe jest ustawienie opcji Wszyscy dłużnicy lub Wybrani dłużnicy. Pierwsza z nich spowoduje wygenerowanie wezwań dla wszystkich klientów, którzy na dany dzień zalegają z płatnościami, druga zaś pozwoli użytkownikowi wybrać z listy dłużników tylko tych, dla których w danym momencie mają zostać utworzone wezwania.

• Wybór dokumentów – użytkownik może od razu zatwierdzić wybór wszystkich przeterminowanych należności lub wybrać tylko niektóre z nich.

• Informacje o odsetkach – użytkownik może pozostawić sposób naliczania odsetek, jaki ustawiony jest na poszczególnych należnościach lub wybrać jeden z trzech sposobów, który będzie zastosowany do każdego przeterminowanego rozrachunku. Ponadto ma możliwość wprowadzenia dnia, na który obliczone zostaną odsetki.

• Parametry noty – możliwość wprowadzenia opisu, a także zmiany rodzaju wezwania, daty wystawienia, terminu płatności, rachunku podmiotu oraz osoby wystawiającej dokument windykacyjny. Dodatkowo użytkownik może określić czy dokumenty windykacyjne zostaną utworzone odrębnie do każdej należności, czy też zbiorczo dla każdego dłużnika.

Po zakończeniu kreatora program proponuje automatyczny wydruk dokumentów windykacyjnych. Wezwania do zapłaty zostają zapisane w widoku Dokumenty windykacyjne.

2. Rozrachunki do windykacji – zawiera listę jeszcze nierozliczonych rozrachunków. Rozrachunki prezentowane w tym widoku są pogrupowane według kontrahentów i spełniają następujące warunki:

• Są przeterminowane (bez względu na to, czy mają scenariusz, czy nie) lub nie są przeterminowane, ale mają scenariusz, z którego wynika, że bieżącego dnia lub wcześniej należało wykonać jakąś czynność.
• Ich wartość przekracza określoną kwotę graniczną.

Ten widok, w odróżnieniu od poprzednio omawianego, pozwala pracować na samych przeterminowanych należnościach i wykonywać na nich niezbędne operacje windykacyjne. Użytkownik może filtrować i przeszukiwać listę rozrachunków wybierając te, którymi chce się aktualnie zająć. Oprócz ustawiania należności jako ściągalne lub nieściągalne, możliwe jest przypisywanie do nich zbiorczo scenariuszy windykacyjnych lub szybkie rozliczenie należności wybranego klienta. Do zaznaczonej należności można wystawić wezwanie lub notę odsetkową. Możliwe jest także wywołanie kreatora wystawiania dokumentów windykacyjnych, który został opisany powyżej.

Przydatna może okazać się kolumna Windykowany, która pokazuje, dla których należności z listy były już wykonywane czynności windykacyjne.

3. Windykacja wg etapów – prezentuje należności pogrupowane wg etapów (wynikających ze scenariuszy). Nadrzędnym elementem jest nazwa etapu, pod nią znajdą się wszystkie rozrachunki, którym został przypisany ten etap oraz kwalifikuje się on do wykonania (na dzisiaj lub jest zaległy).

Scenariusze windykacyjne mogą być przypisywane do poszczególnych klientów (sekcja Handel). Powoduje to przypisywanie tego scenariusza do każdej należności wystawionej na danego klienta. Użytkownik nexo może zmienić lub przypisywać scenariusze do wybranych rozrachunków. Więcej można przeczytać w innym temacie e-Pomocy TUT​AJ.