Subiekt GT – Co to jest inwentaryzacja i jak ją wykonać?

​Inwentaryzacja służy do wykazania zmian stanów magazynowych powstałych z przyczyn niezależnych od użytkownika, np. wskutek kradzieży lub zniszczenia. Może też służyć do wprowadzenia stanów początkowych towarów. Wykonuje się ją zazwyczaj na początku roku, można to jednak zrobić w dowolnym momencie pracy z programem. Wykonywana jest w każdym magazy​​nie oddzielnie (w tym module nie ma możliwości wykonania zbiorczej inwentaryzacji dla wszystkich magazynów razem). Aby uniknąć niezgodności, zalecane jest, żeby ni​e prowadzić sprzedaży podczas wykonywania inwentaryzacji.

Uwa​​​ga! Zmiana statusu towaru (aktywny/nieaktywny) w trakcie inwentaryzacji skutkować może błędem przy próbie jej zapisania.

Aby wykonać inwentaryzację w programie, należy:

1. Z listy modułów wybrać Magazyn – Inwentaryzacja i dodać nową.

2. W oknie, które się wyświetli określić datę wczytania stanów magazynowych.

3. Pojawi się okno nowej inwentaryzacji cząstkowej. W pierwszej kolejności warto zdefiniować Tryb pracy i wybrać jedną z dwóch dostępnych opcji:

• Zwykły – w tym trybie towary wprowadzane są na tej samej zasadzie, jak do innych dokumentów (np. faktur): po wprowadzeniu towaru należy wprowadzić ilość – dopiero wtedy następuje przejście do kolejnej pozycji dokumentu;
  

• ​Automatyczny – ten tryb umożliwia automatyczne wprowadzenie ilości i przejście na kolejną pozycję dokumentu po wczytaniu danych towarów​​. Ten tryb jest wydajniejszy i umożliwia szybsze wprowadzanie danych o towarach za pomocą czytników kodów kreskowych. Domyślną wpisywaną ilością może być stan według komputera, zero lub dowolnie zdefiniowana ilość. Ten parametr jest do ustawienia w parametrach inwentaryzacji cząstkowej (Administracja – Parametry – Inwentaryzacja cząstkowa) w zakładce Pozycje.

4. Trzeba określić domyślną cenę, z jaką towary będą się wprowadzać do spisu.

5. Wprowadzić towary do spisu. Można to zrobić na kilka sposobów:

• wybierać pojedynczo korzystając z listy towarów (klawisz F2);

• zbiorczo, korzystając z opcji Wczytaj towary – funkcja ta pozwala określić kryteria, według których towary wprowadzą się na dokument lub wskazać plik .epp, w którym są zapisane dane kartoteki towarowe;

• ​korzystając z wbudowan​​​ej wyszukiwarki (InsTYNKT) – w polu Nazwa można wpisać: symbol, nazwę, opis, PKWiU, SWW, nazwę dla Urządzenia Zewnętrznego, kod kreskowy, symbol towaru u dostawcy, adres www, uwagi lub pola własne standardowe towaru, aby podpowiedziała się pozycja z kartoteki towarowej.​
  

6. Po wczytaniu towarów wprowadzić policzone wartości w kolumnie Stan faktyczny i zatwierdzić  przyciskiem OK. Wartość inwentaryzacji cząstkowej jest to zsumowana wartość policzonych towarów ujętych w spisie według wprowadzonej ceny netto.

7. Inwentaryzację właściwą robi się łącząc wprowadzone już inwentaryzacje cząstkowe. Aby stworzyć inwentaryzację zbiorczą, należy zaznaczyć na dole modułu inwentaryzacje cząstkowe i wybrać opcję Wypisz zbiorczą. 

​ Uwaga​​​​! Jeżeli są problemy przy próbie zaznaczenia wielu dokumentów, należy sprawdzić, czy jest włączony Multiwybór (Prawy Przycisk Myszy na tabeli – Operacje na liście – Parametry listy).

8. W oknie, które się wyświetli, również należy określić datę wczytania stanów magazynowych.

9. W oknie Inwentaryzacja zbiorcza zweryfikować poprawność inwentaryzacji. Po upewnieniu się, że wszystkie potrzebne towary zostały ujęte w spisie oraz że wprowadzone wartości w kolumnie  Magazyn zgadzają się z tymi policzonymi przez pracownika odpowiedzialnego za inwentaryzację, zaznaczyć opcję Zatwierdź inwentaryzację oraz wcisnąć przycisk Zapisz. Wartość inwentaryzacji zbiorczej jest to wartość różnicy wartości rzeczywistej od tej według komputera w cenach netto (jeżeli wartość przychodów jest większa od wartości rozchodów, wartość inwentaryzacji będzie ujemna).

10. Po zatwierdzeniu i zapisaniu inwentaryzacji wygenerują się dokumenty magazynowe Przychód Wewnętrzny i Rozchód Wewnętrzny. Komunikat o tym informujący zatwierdzić przyciskiem Tak.

11. W razie pomyłki lub konieczności poprawy inwentaryzacji zatwierdzenie można wycofać. Opcja ta znajduje się pod prawym przyciskiem myszy​ w module Inwentaryzacja.

​​

Program udostępnia podgląd raportu o towarach, których nie objęła ​utworzona Inwentaryzacja zbiorcza i generowanie dokumentu inwentaryzacji cząstkowej, który będzie można następnie dołączyć do dokumentu inwentaryzacji zbiorczej.​​

Powiązane artykuły:

Subiekt GT – Jak na podstawie inwentaryzacji wygenerować spis inwentaryzacyjny dla pominiętych towarów?​

Należy pamiętać, że inwentaryzacja to nie remanent. Poradnik, jak wydrukować remanent, dostępny jest tutaj.