e-Pomoc techniczna
InsERT nexo – Jak usprawnić dekretację dokumentów od klienta dzięki Portalowi Dokumentów i Etykietom księgowym?
Program: InsERT nexo, Portal Dokumentów, Rachmistrz nexo, Rewizor nexo
Kategoria: Dekretacja dokumentów, Dokumenty, Dokumenty księgowe, KPiR
Programy InsERT nexo pozwalają na ułatwienie i zautomatyzowanie wielu procesów będących codziennością dla biur rachunkowych oraz firm prowadzących własną księgowość. W tym artykule przedstawione zostanie przykładowe wykorzystanie Portalu Dokumentów oraz funkcjonalności związanych z dekretacją automatyczną w celu zaksięgowania dokumentów przesłanych przez klienta w określony sposób.
W tym celu należy:
1. Aktywować i udostępnić klientowi biura Portal Dokumentów – jest to usługa umożliwiająca przesyłanie dokumentów w postaci plików bezpośrednio do programów księgowych InsERT.
-
InsERT nexo – Jak rozpocząć korzystanie z modułu Dokumenty pobrane dla Portalu Dokumentów?
-
InsERT nexo – Jak zaprosić klienta do korzystania z Portalu Dokumentów?
2. Przejść do modułu Laboratorium i aktywować funkcję Etykiety księgowe. Dzięki temu podczas przesyłania dokumentów będzie możliwość oznaczenia ich odpowiednią etykietą, która później zostanie wykorzystana podczas dekretacji automatycznej.
3. Przejść do modułu Konfiguracja – Etykiety księgowe i dodać etykiety, którymi oznaczane będą dokumenty. Poszczególne pozycje powinny odpowiadać typom dokumentów, które będą przesyłane przez klienta do księgowości np. zakup materiałów, faktury za prąd czy wynajem lokalu.
4. Utworzyć Schemat dekretacji, w którym pozycje zapisu będą uzależnione od etykiet księgowych.
-
Rachmistrz nexo – Tworzenie schematu dekretacji dla faktury zakupu krok po kroku
-
Rewizor nexo – Tworzenie schematu dekretacji dla faktury zakupu krok po kroku
W poniższym przypadku, jeżeli dokument zostanie oznaczony etykietą Zakup towaru bądź Zakup materiału, to program dokona dekretacji do kolumny Zakupy towarów (10). Jeżeli wskazana zostanie etykieta Wynajem lokalu, Energia elektryczna, Artykuły biurowe bądź Abonament tel., to program dokona dekretacji do kolumny Wydatki pozostałe (13). W celu określenia kryteriów wyboru należy:
Kliknąć pozycję dotyczącą danej kolumny Prawym Przyciskiem Myszy, a następnie wybrać Edytuj pozycję.
Przejść do edycji pola Kiedy tworzone.
Określić odpowiednie warunki w zależności od wskazanych etykiet. Na poniższym przykładzie warunek zostanie spełniony, jeżeli dokument będzie posiadał dowolną z wymienionych etykiet.
Kryteria wyboru mogą zostać również wykorzystane do zaksięgowania kwoty na odpowiednie konto w Rewizorze nexo.
Dzięki takiemu przygotowaniu programu, podczas przesyłania dokumentów przez Portal Dokumentów będzie możliwość wskazania odpowiedniej Etykiety księgowej.
Wybrana etykieta będzie również widoczna z poziomu programu, w module Dokumenty pobrane.
W przypadku, gdy na podstawie podglądu dokumentu stwierdzono, iż przypisana została niewłaściwa etykieta, można ją zmienić bezpośrednio w programie księgowym.
Podczas dekretacji przesłanego dokumentu program sam odczyta odpowiednie kwoty i zaksięguje je zgodnie z kryteriami schematu – dla etykiety Zakup towaru wskazana została kolumna Zakupy towarów (10), w związku z czym w niej pojawiła się wartość dokumentu.
