Sposoby pracy w Portalu Dokumentów

​​Portal Dokumentów to usługa przeznaczona dla biur rachunkowych i ich klientów oraz przedsiębiorstw prowadzących własną księgowość przy pomocy Rachmistrza lub Rewizora nexo/GT. 

Umożliwia klientom biur oraz pracownikom szybką wysyłkę dokumentów do działu księgowego, np. w formie plików PDF lub zdjęć. Znacząco przyspiesza także wprowadzanie ich do systemu dzięki funkcji automatycznego odczytu (OCR). 

Użytkownik, który jest administratorem w firmie, będzie mógł zdecydować o sposobie pracy w aplikacji. Oferujemy dwa sposoby do wyboru: Wysyłka do księgowości lub Obieg dokumentów. 

Wysyłka do księg​​owości​

To prosty tryb pracy pozwalający na komunikacje z księgowością. Podczas wysyłki dokumentu można zdecydować, czy dokument zostanie bezpośrednio wysłany do programu księgowego, czy trafi do aplikacji w statusie Nowy. 

Wybierając ten sposób pracy:

• wszyscy użytkownicy mają pełen dostęp do dokumentów,

• wszyscy użytkownicy mają takie same możliwości pracy z dokumentami, każdy może opisać nowo dodany dokument oraz zdecydować o przesłaniu go do programu księgowego, 

• administrator firmy, może skonfigurować dodatkowo adres mailowy do wysyłki dokumentów lub zmienić sposób pracy z aplikacją. 

Dokumenty w tym trybie mogą być w jednym z etapów:

• Nowy – nowy dokument dodany do portalu, nieprzekazany do księgowości,

• Wysłany – dokument przesłany do księgowości, ale nie odebrany przez księgowość,

• W księgowości – dokument odebrany przez księgowość, jeżeli zostanie zaksięgowany w biurze rachunkowym, to dodatkowo w module pojawi się miesiąc księgowania,

• Przywrócony – dokument, który został odebrany przez księgowość, ale z jakichś powodów księgowość cofnęła go do Portalu Dokumentów,

• W koszu – ​etap, który przypisany jest do dokumentów usuniętych. Dokumenty mogą zostać usunięte przez użytkownika Portalu Dokumentów lub przez użytkownika programu księgowego.

Moduły widoczne dla użytkowników:

• W toku – tutaj użytkownik zobaczy wszystkie dokumenty dodane przez różnych użytkowników w etapie Nowy, które nie trafiły jeszcze do księgowości i te przywrócone z księgowości. Dla klientów biurowych, do tego modułu w statusie przywrócone zostaną dodane dokumenty, które w Portalu Biura były w zakładce odrzucone. Użytkownik może przenieść te dokumenty do kosza, zostawić je w takim statusie lub przesłać do księgowości. 

• Zakończone – tutaj znajdą się wszystkie dokumenty w statusach: Wysłany, W księgowości. Czyli te, z którymi praca w Portalu Dokumentów została zakończona. 

• Wszystkie – Tutaj użytkownik będzie mógł zobaczyć wszystkie dokumenty swojej organizacji (nowe, przywrócone, wysłane i w księgowości) oprócz tych w koszu.

• Kosz – widoczne będą wszystkie usunięte dokumenty (usuwanie dokumentów jest możliwe z modułu w toku lub z poziomu programu księgowego).

Dodawanie dokumentu​

Użytkownik już na etapie dodawania plików może podjąć kilka decyzji, które przyspieszą jego pracę. 

Pierwsza decyzja dotyczy tego, czy dodawany jest jeden dokument, czy kilka (za pośrednictwem narzędzia do Dzielenia i scalania plików wielostronicowych).

Druga decyzja dotyczy tego czy pliki mają zostać przesłane do aplikacji webowej, aby tam poczekały na opis, czy wysyłka ma nastąpić bezpośrednio do programu księgowego. 

Obieg dokumentów​

Ten sposób pracy jest przeznaczony dla firm, które mają większe potrzeby, jeżeli chodzi o dostęp do dokumentów oraz ich akceptację przez użytkowników przed przesłaniem do księgowości. 

Wyróżniamy tutaj dwa typy użytkowników:

• Pracownik firmy dodający dokumenty 

• • może dodawać dokumenty do aplikacji

  • ma ograniczony dostęp do dokumentów firmowych, widzi tylko dokumenty dodane przez siebie lub te, w których obiegu uczestniczył

• Osoba odpowiedzialna za zarządzanie dokumentami

• • Podczas dodawania dokumentu może zdecydować, czy przesyła dokument bezpośrednio do programu księgowego, czy zachowuje go w aplikacji webowej.

  • Ma pełen dostęp do dokumentów firmowych.

  • Decyduje o losie dokumentów w aplikacji (może wykonywać na dokumencie takie akcje, jak do tej pory użytkownik z wyższymi uprawnieniami w Portalu Dokumentów​)

  • W firmie może być kilka osób posiadających takie uprawnienia, natomiast osoba, która podejmie się jako pierwsza jakiegoś dokumentu, staje się moderatorem obiegu tego dokumentu. Oznacza to, że dokument po zaakceptowaniu, odrzuceniu, cofnięciu, odpowiedzeniu przez zwykłego użytkownika będzie przypisany do tej osoby i do niej należy decyzja o kolejnej akcji na dokumencie. 

  • Istnieje możliwość przejmowania dokumentów przypisanych innych użytkowników. 

Etapy dokumentów

• Nowy – dokumenty dodane do aplikacji, nieprzypisane do żadnego użytkownika ani nieprzesłane do księgowości.

• Przekazany – dokument znajduje się w takim statusie, jeżeli został przesłany do wybranego użytkownika w trakcie obiegu dokumentów.

• Do akceptacji – dokument znajduje się w takim statusie, jeżeli został przesłany do użytkownika z prośbą o akceptację.

• Zaakceptowany – dokument znajdzie się w takim etapie, jeśli zostanie zaakceptowany.

• Odrzucony – dokument znajdzie się w takim etapie, jeśli po przesłaniu do akceptacji zostanie odrzucony.

• Cofnięty – dokument znajdzie się w takim etapie, jeśli po przesłaniu do akceptacji zostanie cofnięty.

• Zakończony – dokument znajdzie się w takim etapie, jeśli jego obieg zostanie zakończony w Portalu Dokumentów.

• Wysłany – dokument znajdzie się w takim etapie po przesłaniu do księgowości (może nastąpić to w dowolnym momencie obiegu lub po zakończeniu obiegu w Portalu Dokumentów).

• W księgowości – jest to dokument odebrany przez księgowość, jeżeli zostanie zaksięgowany w biurze rachunkowym, to dodatkowo w module pojawi się miesiąc księgowania.
  

• Przywrócony – dokument, który został odebrany przez księgowość, ale z jakichś powodów księgowość cofnęła go do Portalu Dokumentów.

• Bez księgowania – dokument został oznaczony, jako niepodlegający wysyłce do księgowości.

Moduły widoczne dla użytkowników​

• Pracownik firmy dodający dokumenty

• • U mnie – tutaj użytkownik zobaczy wszystkie dokumenty w statusach: przekazany, do akceptacji. Są to dokumenty, którymi użytkownik powinien się zająć. 

  • W toku – tutaj znajdą się wszystkie dokumenty dodane przez tego użytkownika, które nie trafiły jeszcze do księgowości, są u innych użytkowników, mają statusy: nowy, przekazany, do akceptacji, zaakceptowany, odrzucony, cofnięty.

  • Zakończone – tutaj znajdą się wszystkie dokumenty dodane przez użytkownika lub te, w których obiegu brał udział i są w statusach: wysłany, w księgowości, bez księgowania.

  • Wszystkie – tutaj znajdą się wszystkie dokumenty dodane przez użytkownika lub te, w których obiegu brał udział, oprócz tych w koszu.

  • Kosz – tutaj widoczne będą wszystkie usunięte dokumenty wcześniej dodane przez użytkownika lub te, w których obiegu brał udział (usuwanie dokumentów jest możliwe z modułu w toku lub z poziomu programu księgowego).

• Osoba odpowiedzialna za zarządzanie dokumentami 

• • U mnie – tutaj będą widoczne dokumenty w statusach: nowy (nieprzypisane) oraz przypisane do zalogowanego użytkownika w statusach: przekazany, do akceptacji, odrzucone, zaakceptowane, przywrócony.

  • W toku – w tym module znajdą się wszystkie dokumenty dodane do Portalu, które nie trafiły jeszcze do księgowości, są u zalogowanego lub innych użytkowników, mają statusy: nowy, przekazany, do akceptacji, zaakceptowany, odrzucony, cofnięty, przywrócony.

  • Zakończone – tutaj znajdą się wszystkie dokumenty firmowe i są w statusach: wysłany, w księgowości, bez księgowania.

  • Wszystkie – tutaj znajdą się wszystkie dokumenty firmowe oprócz tych w koszu.

  • Kosz – Tutaj widoczne będą wszystkie usunięte dokumenty firmowe (usuwanie dokumentów jest możliwe z modułu w toku lub z poziomu programu księgowego).​