e-Pomoc techniczna
Obsługa KSeF w przypadku współpracy innego systemu handlowego z programem księgowym linii nexo (oddzielne bazy danych)
Program: InsERT nexo, Portal Dokumentów, Rachmistrz nexo, Rewizor nexo
Kategoria: Dekretacja dokumentów, Dokumenty, Dokumenty pobrane, KSeF, Komunikacja, Scenariusze pracy
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Wykorzystanie KSeF w przedsiębiorstwie ma wiele korzyści, w tym: redukcja kosztów, oszczędność czasu, bezpieczeństwo i legalność przesyłanych danych. Krajowy System e-Faktur umożliwia integrację z systemami finansowymi przedsiębiorstwa, co pozwala na łatwe i szybkie wprowadzenie dokumentów do systemu handlowego i systemu finansowo-księgowego.
Artykuł składa się z następujących sekcji:
Wprowadzenie
W zależności od modelu i przepływu danych w przedsiębiorstwie oraz rodzaju księgowości (wewnętrzna lub zewnętrzna) można wyróżnić kilka scenariuszy pracy obsługiwanych przez systemy i aplikacje firmy InsERT. Poniższy scenariusz opisuje odbiór dokumentów z KSeF w programach księgowych linii nexo, w przypadku prowadzenia własnej księgowości.
Pan Robert jest przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Jako system handlowo-magazynowy wykorzystuje system spoza linii InsERT GT lub InsERT nexo. Pan Edward również prowadzi własną księgowość, w tym celu wykorzystuje system Rachmistrz nexo. Systemy te pracują na oddzielnych bazach danych.
Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF
Uwaga! Komunikacja z produkcyjnym środowiskiem Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwa tylko na podmiocie produkcyjnym, posiadającym zarejestrowaną licencję Subiekta, Rachmistrza lub Rewizora nexo i podłączone Konto InsERT.
W celu rozpoczęcia pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Pan Robert powinien aktywować go w systemie. W tym celu należy:
1. Przejść do modułu Laboratorium, zapoznać się i Zaakceptować regulamin Laboratorium.
2. Aktywować funkcję Krajowy System e-Faktur.
Następnie Pan Robert powinien skonfigurować komunikację on-line Krajowego Systemu e-Faktur.
W celu konfiguracji komunikacji on-line Krajowego Systemu e-Faktur należy:
Przejść do modułu Konfiguracja – Parametry KSeF, następnie kliknąć Popraw.
Na zakładce Podstawowe ustawić Wysyłkę do odpowiedniej bramki, gdzie do wyboru udostępniono:
-
Komunikację z produkcyjnym serwisem Ministerstwa Finansów (dostępne od wersji 45.0.0). Ten sposób oznacza wystawianie i odbieranie dokumentów ze skutkiem prawnym, dostępny wyłącznie na podmiotach produkcyjnych podłączonych do Konta InsERT. Nie można go stosować np. na podmiotach z danymi przykładowymi, aby nie następowała wysyłka fikcyjnych danych do produkcyjnego serwisu Ministerstwa Finansów, co wiązałoby się z odpowiedzialnością karną.
-
Komunikacja z bramką demonstracyjną umożliwiającą zasymulowanie mechanizmów Subiekta z KSeF bez jakiejkolwiek transmisji danych (dostępny od wersji 41.0.0) i bez skutku prawnego. Z punktu widzenia użytkownika działanie programu jest bardzo podobne do komunikowania się z prawdziwym serwisem MF. Możliwość jest dostępna wyłącznie na danych prezentacyjnych (DEMO) oraz na kopiach produkcyjnych baz danych, zawierających w nazwie „TESTY_KSEF”. Jest to zabezpieczenie przed nieświadomym włączeniem wirtualnej bramki, która m.in. generuje otrzymanie losowych dokumentów zakupu, z których podatnik mógłby odliczyć podatek VAT.
Pan Robert jest zdecydowany na komunikację z serwisem produkcyjnym Ministerstwa Finansów. Więc wskazał w programie Bramkę produkcyjną.
Wprowadzenie tokenu autoryzacyjnego
Kolejną czynnością, którą Pan Robert powinien wykonać w celu poprawnej komunikacji z KSeF, jest wprowadzenie do programu tokenu autoryzacyjnego uzyskanego na stronie Ministerstwa Finansów.
Uwaga! Operacja generowania tokenu autoryzacyjnego została opisana tutaj.
1. Aby komunikować się z serwisem produkcyjnym Ministerstwa Finansów, należy posiadać token, który można wpisać, wybierając opcję Wpisz token autoryzacyjny.
2. Token uzyskany ze strony Ministerstwa Finansów podać w polu Token autoryzujący. Zatwierdzić przyciskiem OK.
Odbiór e-Faktur z systemu
Po wpisaniu tokenu autoryzacyjnego Pan Robert może przejść do odbioru e-Faktur z systemu. Tę operację można zrealizować z poziomu dwóch miejsc w programie:
-
W module Dekretacja dokumentów, poprzez górne menu Komunikacja – Pobierz e-Faktury,
-
W module Dokumenty pobrane poprzez górne menu Pobierz e-Faktury.
-
Online od ostatniego odbioru – program natychmiastowo zacznie pobieranie dokumentów od daty ostatniego wykonania tej operacji,
-
Online z wybranego okresu – program w następnym kroku będzie wymagał od użytkownika określenia okresu, z którego zostaną pobrane dokumenty,
-
Online na podstawie KSeF ID – program będzie wymagał wprowadzenia numeru KSeF dokumentu do pobrania.
Po skorzystaniu z jednej z dostępnych możliwości e-Faktury zostaną pobrane i pojawi się stosowny komunikat. Zatwierdzić przyciskiem OK.
Dekretacja dokumentów z KSeF
Po tym, jak dokumenty z KSeF zostaną pobrane do programu księgowego, Pan Robert może przejść do dekretacji pobranych dokumentów. W zależności od miejsca dekretacji dokumentów dostępne są określone opcje:
-
Z poziomu modułu Dekretacja dokumentów istnieje wyłącznie możliwość dekretacji przy pomocy wcześniej przygotowanego schematu.
-
Z poziomu modułu Dokumenty pobrane dokumenty mogą zostać zadekretowane zarówno przy pomocy wcześniej przygotowanych schematów, jak i ręcznie.
Poniżej znajduje się zbiór zagadnień e-Pomocy technicznej opisujących obsługę KSeF w programach księgowych linii InsERT nexo:
Artykuł należy do zbioru zagadnień e-Pomocy technicznej: Scenariusze pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w programach firmy InsERT.
