Scenariusz obsługi KSeF dla​ biura rachunkowego wykorzystującego program Rachmistrz GT lub Rewizor GT

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Wykorzystanie KSeF w przedsiębiorstwie ma wiele korzyści, w tym: redukcja kosztów, oszczędność czasu, bezpieczeństwo i legalność przesyłanych danych. Krajowy System e-Faktur umożliwia integrację z systemami finansowymi przedsiębiorstwa, co pozwala na łatwe i szybkie wprowadzenie dokumentów do systemu handlowego i systemu finansowo-księgowego. 

Artykuł został podzielony na następujące sekcje:

• Wprowadzenie
  

• Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF
  

• Wprowadzenie tokenu autoryzacyjnego
  

• Odbiór e-Faktur z KSeF
  

• Dekretacja dokumentów pobranych z KSeF
  

Wprowadzenie

W zależności od modelu i przepływu danych w przedsiębiorstwie oraz rodzaju księgowości (wewnętrzna lub zewnętrzna) można wyróżnić kilka scenariuszy pracy obsługiwanych przez systemy i aplikacje firmy InsERT. Poniższy scenariusz opisuje odbiór dokumentów w programach księgowych linii InsERT GT w przypadku biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe obsługuje klientów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur. Pan Marcin powinien aktywować funkcjonalności związane z KSeF w programie, wprowadzić token autoryzacyjny KSeF otrzymany od klienta biura, a następnie odebrać i zadekretować e-Faktury z systemu.

Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF

Uwaga! Komunikacja z produkcyjnym środowiskiem Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwa tylko na podmiocie produkcyjnym, posiadającym zarejestrowaną licencję Subiekta, Rachmistrza lub Rewizora GT i podłączone Konto InsERT.

W pierwszej kolejności Pani Marcin powinien przejść do wybranego programu księgowego linii InsERT GT, uruchomić podmiot i aktywować funkcjonalności związane z KSeF. W tym celu należy:

1. Kliknąć moduł Parametry, a następnie odszukać i przejść do Laboratorium.

2. Zaakceptować regulamin Laboratorium i aktywować funkcję KSeF.

3. Na ekranie wyświetlone zostanie stosowne powiadomienie:

• Praca na podmiocie produkcyjnym z zarejestrowaną licencją systemu InsERT GT będzie skutkowała wysyłką i odbiorem faktur z prawdziwym środowiskiem KSeF, wywołując tym samym skutki prawne.
  

• W celu uprzedniego przetestowania funkcjonalności związanych z KSeF należy utworzyć kopię podmiotu z nazwą "TEST_KSEF", bądź skorzystać z podmiotu w wersji demonstracyjnej.
  

Po zapoznaniu się z jego treścią wybrać OK.

4. Po aktywacji funkcji KSeF w Laboratorium program należy uruchomić ponownie.

Wprowadzenie tokenu autoryzującego

Kolejną czynnością, którą Pan Marcin musi wykonać w celu poprawnej komunikacji z KSeF, jest wprowadzenie do programu tokenu autoryzującego uzyskanego na stronie Ministerstwa Finansówi określenie okresu, z jakiego odbierane mają być e-Faktury.

Uwaga! Operacja generowania tokenu autoryzacyjnego została opisana tutaj. Operacja powinna zostać wykonana przez klienta biura, a wygenerowany token przekazany w bezpieczny sposób pracownikowi biura rachunkowego. 

Aby to zrobić, należy:

1. Przejść do modułu Parametry, a następnie odszukać i dwukrotnie kliknąć KSeF.

2. Upewnić się, że wybrane zostało Środowisko produkcyjne KSeF, po czym wybrać funkcję Przypisz token autoryzujący.

3. Token uzyskany na stronie Ministerstwa finansów i podać w polu Token autoryzujący. Zatwierdzić przyciskiem Zapisz.

4. Wskazać, jakie faktury powinny być pobierane do programu. Jest to możliwe poprzez zaznaczenie opcji Pobieraj e-Faktury z KSeF, dla których moja firma:

• jest nabywcą, od

• jest sprzedawcą, od

Odbiór e-Faktur z KSeF

Po wpisaniu tokenu autoryzującego i wskazaniu, które faktury mają być pobierane, Pan Marcin może przejść do odbioru e-Faktur z systemu. W tym celu może wykorzystać dwa sposoby odbioru:

• Odbiór automatyczny
  

• Odbiór ręczny
  

Aby skonfigurować automatyczny odbiór e-Faktur, należy:

1. Przejść do modułu Parametry, a następnie odszukać i dwukrotnie kliknąć KSeF.

2. Udostępnione zostały dwie opcje:

• Automatycznie co: – e-Faktury zostaną automatycznie pobrane do programu w odstępach czasowych ustalonych przez użytkownika.
  

• Po uruchomieniu programu – e-Faktury zostaną automatycznie pobrane do danego podmiotu przy uruchomieniu programu.
  

3. W momencie, gdy do programu pobrane zostaną nowe e-Faktury wyświetlone zostanie informujące o tym powiadomienie.

Alternatywnym rozwiązaniem jest pobranie e-Faktur z systemu ręcznie. W tym celu należy przejść do modułu Dokumenty pobrane, a następnie wybrać Pobierz – z KSeF i wskazać odpowiednią opcję:

• od ostatniego odbioru – program natychmiastowo zacznie pobieranie dokumentów od daty ostatniego wykonania tej operacji;
  

• z wybranego okresu – program w następnym kroku będzie wymagał od użytkownika określenia okresu, z którego zostaną pobrane, dokumenty (niezależnie od daty ustawionej w parametrach KSeF);
  

• o numerze KSeF – program będzie wymagał wprowadzenia numeru KSeF dokumentu do pobrania.
  

Dekretacja dokumentów pobranych z KSeF

Po tym, jak dokumenty z KSeF zostaną pobrane do programu księgowego, Pan Marcin może przejść do dekretacji pobranych dokumentów. Do wyboru ma dwie opcje:

• Zaksięgowanie dokumentu pobranego z KSeF ręcznie.
  

• Zaksięgowanie dokumentu pobranego z KSeF przy użyciu schematu importu.
  

Aby zaksięgować dokumenty ręcznie, należy:

1. Przejść do modułu Dokumenty pobrane, zaznaczyć pozycję na liście, a następnie wskazać Wprowadzanie – Ręcznie. Po wskazaniu rodzaju zapisu i ewidencji VAT kliknąć Wprowadź z potwierdzeniem.

2. Wyświetli się okno dodawania wybranych zapisów. W lewym, dolnym rogu można przełączać się pomiędzy widokiem zapisu księgowego a zapisem w Ewidencji VAT. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych zatwierdzić przyciskiem Zapisz.

Alternatywnym rozwiązaniem jest wykorzystanie schematów importu. W tym celu konieczne jest włączenie danej funkcji w Laboratorium. Aby to zrobić, należy:

1. Kliknąć moduł Parametry, a następnie odszukać i przejść do Laboratorium.

2. Aktywować funkcję Schematy importu dla KSeF i zatwierdzić przyciskiem OK.

Domyślnie w programie dodane są podstawowe schematy dla KSeF. Tworzenie nowych schematów importu dla dokumentów z KSeF zostało opisane tutaj dla Rachmistrza GT, oraz tutaj dla Rewizora GT.

Po aktywacji funkcji w Laboratorium i utworzeniu odpowiednich schematów importu można przejść do dekretacji automatycznej. W tym celu należy:

Artykuł należy do zbioru zagadnień e-Pomocy technicznej: Scenariusze pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w programach firmy InsERT.