Obsługa KSeF w przypadku współpracy Subiekta nexo z programem księgowym linii nexo (wspólna baza danych)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Wykorzystanie KSeF w przedsiębiorstwie ma wiele korzyści, w tym: redukcja kosztów, oszczędność czasu, bezpieczeństwo i legalność przesyłanych danych. Krajowy System e-Faktur umożliwia integrację z systemami finansowymi przedsiębiorstwa, co pozwala na łatwe i szybkie wprowadzenie dokumentów do systemu handlowego i systemu finansowo-księgowego. 

W zależności od modelu i przepływu danych w przedsiębiorstwie oraz rodzaju księgowości (wewnętrzna lub zewnętrzna) można wyróżnić kilka scenariuszy pracy obsługiwanych przez systemy i aplikacje firmy InsERT. 

Artykuł składa się z następujących sekcji:

• Wprowadzenie
  

• Aktywacja i konfiguracja KSeF w systemie InsERT nexo

• Generowanie i wysyłka e-Faktur w Subiekcie nexo
  

• Subiekt nexo – odbiór i wprowadzenie faktur do Subiekta
  

• Rachmistrz nexo lub Rewizor nexo – odbiór i dekretacja dokumentów
  

Wprowadzenie

Poniższy scenariusz opisuje wysyłkę i odbiór dokumentów bezpośrednio w programach Subiekt nexo i Rachmistrz nexo lub Rewizor nexo, w przypadku pracy na wspólnej bazie danych.

Pan Marcin jest przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Jako system handlowo-magazynowy wykorzystuje program Subiekt nexo. Pan Marcin prowadzi również własną księgowość w systemie Rachmistrz nexo. Programy Subiekt nexo i Rachmistrz nexo pracują na jednej bazie danych.

Aktywacja i konfiguracja KSeF w systemie InsERT nexo

Uwaga! Komunikacja z produkcyjnym środowiskiem Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwa tylko na podmiocie produkcyjnym, posiadającym zarejestrowaną licencję Subiekta, Rachmistrza lub Rewizora nexo i podłączone Konto InsERT.

W celu rozpoczęcia pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Pan Marcin powinien aktywować go w systemie. W tym celu należy:

Przejść do modułu Laboratorium, zapoznać się i Zaakceptować regulamin Laboratorium, a następnie aktywować moduł klikając w suwak.

Następnie Pan Marcin powinien dostosować parametry odpowiedzialne za komunikację programu z Krajowym Systemem e-Faktur.

W tym celu należy:

Przejść do modułu Konfiguracja – Parametry KSeF, a następnie kliknąć Popraw. 

Na zakładce Podstawowe ustawić Wysyłkę do odpowiedniej bramki, gdzie do wyboru udostępniono:

• Komunikację z produkcyjnym serwisem Ministerstwa Finansów (dostępne od wersji 45.0.0). Ten sposób oznacza wystawianie i odbieranie dokumentów ze skutkiem prawnym, dostępny wyłącznie na podmiotach produkcyjnych podłączonych do Konta InsERT. Nie można go stosować np. na podmiotach z danymi przykładowymi, aby nie następowała wysyłka fikcyjnych danych do produkcyjnego serwisu Ministerstwa Finansów, co wiązałoby się z odpowiedzialnością karną.
  

• Komunikacja z bramką demonstracyjną umożliwiającą zasymulowanie mechanizmów Subiekta z KSeF bez jakiejkolwiek transmisji danych (dostępny od wersji 41.0.0) i bez skutku prawnego. Z punktu widzenia użytkownika działanie programu jest bardzo podobne do komunikowania się z prawdziwym serwisem MF. Możliwość jest dostępna wyłącznie na danych prezentacyjnych (DEMO) oraz na kopiach produkcyjnych baz danych, zawierających w nazwie „TESTY_KSEF”. Jest to zabezpieczenie przed nieświadomym włączeniem wirtualnej bramki, która m.in. generuje otrzymanie losowych dokumentów zakupu, z których podatnik mógłby odliczyć podatek VAT.

Pan Marcin, jest zdecydowany na komunikację z serwisem produkcyjnym Ministerstwa Finansów. Więc wskazał w programie Bramkę produkcyjną.

Aby komunikować się z serwisem produkcyjnym Ministerstwa Finansów, należy posiadać token, który należy podać w programie, wybierając opcję Wpisz token autoryzacyjny. Informację o tym, jak wygenerować token umożliwiający uwierzytelnianie w KSeF można znaleźć tutaj.

Po wygenerowaniu tokenu na stronie Ministerstwa finansów należy wpisać token autoryzacyjny wygenerowany w KSeF. Zatwierdzić przyciskiem OK.

Ostatnim krokiem jest konfiguracja domyślnych parametrów e-Faktur. Więcej informacji na temat znajduje się poniższych artykułach e-Pomocy oraz dalszej części tego artykułu.

• Subiekt nexo – Zaawansowana konfiguracja domyślnych parametrów e-Faktur
  

• Obsługa KSeF (Krajowy System e-Faktur) w programie Subiekt nexo
  

Generowanie i wysyłka e-Faktur w Subiekcie nexo

Po skonfigurowaniu KSeF w programie Pan Marcin powinien wybrać sposób wysyłki dokumentów do KSeF.

Program Subiekt nexo pozwala na skorzystanie z trzech sposobów wysyłki dokumentów do KSeF:

• automatycznego bezpośrednio po zapisie,
  

• ręczne wygenerowanie e-Faktury i jej wysyłka,
  

• zdefiniowanie automatu wysyłającego e-Faktury.
  

Wybór sposobu pracy zależy w dużej mierze od potrzeb i profilu działania przedsiębiorstwa. 

Odbiór e-Faktur:

Pan Marcin prowadzi przedsiębiorstwo handlowo-usługowe. Otrzymuje od swoich kontrahentów dokumenty, głównie są to: Faktury VAT zakupu towarów oraz tzw. faktury kosztowe np. opłaty za energię lub abonament telefoniczny. Program umożliwia pobranie dokumentów, w których firma Pana Marcina występuje jako nabywca bezpośrednio z KSeF.

Subiekt nexo – odbiór i wprowadzenie faktur do Subiekta

Program Subiekt nexo pozwala użytkownikowi korzystać z dwóch trybów odbioru e-Faktur:

• tryb automatyczny,
  

• tryb ręczny.
  

Aby ręcznie pobrać e-Faktury, należy przejść do modułu Krajowy System e-Faktur – Odbiór, następnie z górnego menu Pobierz e-Faktury wybrać odpowiednią opcję:

• Online od ostatniego odbioru – pobrane zostaną nowe dokumenty zakupu, jakie otrzymano w KSeF od czasu ostatniego odebrania e-Faktur. W przypadku pierwszego wykonania tej operacji zostaną pobrane wszystkie dokumenty począwszy od daty określonej w konfiguracji e-Faktur;
  

• Online z wybranego okresu – program pobierze wszystkie dokumenty zakupu ze wskazanego okresu. Decyduje data wpłynięcia ich do KSeF-u ;
  

• Online na podstawie KSeF ID – jeśli znany jest sam numer KSeF_ID dokumentu, wywołanie tej operacji poprosi o jego wpisanie, jeśli zostanie on znaleziony, zostanie zaimportowany do Subiekta nexo;
  

• Online na podstawie KSeF ID i dodaj dokument Subiekta – jw. z tym że wraz z odebraniem dokumentu nastąpi procedowanie pobranej e-Faktury tak, aby wystawić z niej dokument Subiekta nexo.
  

Wszelkie dokumenty, które zostały pobrane z systemu KSeF ręcznie lub automatycznie dostępne są w module Krajowy System e-Faktur – Odbiór w widoku Do przetworzenia. Aby zobaczyć podgląd e-Faktury, należy zaznaczyć odpowiedni dokument, następnie kliknąć Pokaż.

W przypadku gdy towar został przyjęty wcześniej np. poprzez dokument Przyjęcia zewnętrznego, system Subiekt nexo umożliwia zafakturowanie dokumentów magazynowych po odebraniu e-Faktury. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule e-Pomocy technicznej:

Pan Marcin oprócz dokumentów związanych z zakupem towarów, otrzymuje tzw. dokumenty kosztowe. W większości przypadków nie ma konieczności wprowadzania takich dokumentów do Subiekta nexo. Użytkownik ma możliwość oznaczenia ich jako niepodlegających przetworzeniu w Subiekcie nexo. Faktury związane z wydatkami takimi jak np., opłata za abonament lub opłata za energię elektryczną, należy zaewidencjonować w systemie księgowym, w tym przypadku Rachmistrzu nexo.

Rachmistrz nexo lub Rewizor nexo – odbiór i dekretacja dokumentów

W przypadku, gdy system handlowo-magazynowy Subiekt nexo i system księgowy Rachmistrz nexo lub Rewizor nexo pracują na wspólnej bazie danych, nie ma konieczności ponownej aktywacji i konfiguracji KSeF w systemie księgowym. Ponadto dokumenty, które zostały pobrane z KSeF w Subiekcie nexo, będą widoczne w systemie księgowym. Analogicznie, dokumenty pobrane w systemie księgowym, dostępne będą w Subiekcie nexo. Artykuł e-Pomocy technicznej opisujący odbiór dokumentów z KSeF w systemach księgowych znajduje się tutaj.

Dokumenty pobrane z KSeF dostępne są w dwóch widokach:

• Dekretacja dokumentów
  

• Dokumenty pobrane
  

Z poziomu obu widoków użytkownik ma możliwość dekretacji dokumentów do Ewidencji VAT oraz w zależności od formy księgowości do KPiR/EP (Rachmistrz nexo) lub Ksiąg handlowych (Rewizor nexo).

W widoku Dokumentów pobranych użytkownik ma możliwość dekretacji ręcznej i automatycznej. Widok ten również umożliwia podgląd pobranej e-Faktury.

​

W widoku Dekretacji dokumentów użytkownik ma możliwość dekretacji automatycznej, za pomocą wcześniej stworzonych przez niego schematów dekretacji.

W celu dekretacji automatycznej należy uprzednio dostosować schemat dekretacji dokumentów pochodzących z KSeF. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule e-Pomocy technicznej: 

• Rachmistrz nexo i Rewizor nexo – Jak dostosować schematy do dekretacji e-Faktur (KSeF)?

Użytkownik według własnych preferencji może korzystać z obu widoków i trybów pracy.

Poniżej znajdują się zbiory zagadnień e-Pomocy technicznej opisujących obsługę KSeF: