Subiekt nexo – Jak skonfigurować parametry odpowiedzialne za identyfikację asortymentu znajdującego się na e-Fakturach?

​​​

​Subiekt nexo na podstawie danych z e-Faktury potrafi automatycznie rozpoznać wiele informacji, w tym asortyment. Wg schematu KSeF przydatnymi danymi e-Faktury, które pozwolą na rozpoznanie, jaki to asortyment, w kartotece są wyłącznie jego nazwa oraz kod kreskowy. Biorąc pod uwagę, że różni dostawcy mogą posługiwać się różnymi nazwami tego samego towaru i niekoniecznie dołączać informację o kodzie kreskowym (nie jest to obowiązkowa informacja), w Subiekcie nexo zaimplementowano narzędzia pozwalające na podpowiadanie zbioru towarów, które mogą odpowiadać danej pozycji. Aby odpowiednio ustawić parametry odpowiedzialne za identyfikację asortymentu, należy:

1. Przejść do modułu Konfiguracja – Parametry KSeF, następnie kliknąć Popraw.

2. W sekcji Identyfikacja asortymentu wybrać Metodę identyfikacji asortymentu odpowiadającą specyfice pracy w firmie. Możliwe jest wybranie następujących sposobów identyfikacji:

• Nazwa u kontrahenta – metoda ta polega stworzeniu mapy nazw towaru u dostawców. Wiąże się to z zapisaniem w danych asortymentu informacji o tym, jak dany towar nazywa się u danego dostawcy. Zapis ten domyślnie odbywa się przy pierwszym wystawieniu dokumentu zakupu na podstawie e-Faktury (odpowiada za to parametr Nazwa u dostawcy). Dzięki temu możliwe jest obsłużenie sytuacji, gdy w kartotece towar ma nazwę Napój IZO, u dostawcy A ma on nazwę Izotonik IZO, zaś u dostawcy B Izotoniczny naturalny napój firmy XYZ.

• Kod kreskowy – identyfikacja danych w polu GTIN z e-Faktury oraz kodów kresowych w kartotece asortymentu.

• Nazwa w kartotece – sprawdzana jest dokładna nazwa (cały ciąg znaków) z e-Faktury oraz nazwy asortymentów w Subiekcie.

• Wyszukiwanie przybliżone – metoda działająca w sposób podobny, jak InsTYNKT w Subiekcie. Program analizuje ciągi znaków w nazwie towaru z e-Faktury oraz z nazw asortymentu w Subiekcie, nadaje im wagi i porównując, szacuje, o ile są one podobne. Przy zastosowaniu program wyszuka i podstawi najlepiej pasujący towar, zachowując jednak najbardziej zbliżone pozycje i umożliwiając wybranie innego towaru z tego zbioru.

3. Dodatkowo możliwe jest ustalenie, kiedy ma zostać Zastosowane wyszukiwanie przybliżone, a także zasada Działania wyszukiwania przybliżonego:

• Wstawiaj asortyment automatycznie – na pozycję będzie wstawiany asortyment będący najlepszym dopasowaniem,

• Informuj – w przypadku, gdy algorytm wyszukiwania przybliżonego odnajdzie pasujące kartoteki na pozycję, będzie wstawiana usługa jednorazowa, a użytkownik będzie mógł zdecydować, którą z nich wstawi na pozycję,

• Blokuj, gdy nie ma wybranego asortymentu kartotekowego – w przypadku, gdy algorytm wyszukiwania przybliżonego odnajdzie pasujące kartoteki, na pozycję będzie wstawiana usługa jednorazowa, a użytkownik będzie musiał zdecydować, którą z nich wstawi na pozycję. Jeśli tego nie zrobi, to zapis dokumentu będzie zablokowany.

4. Parametr Obsługa brakującego asortymentu pozwala na ustalenie działania programu, gdy asortyment nie zostanie odnaleziony w kartotece:

• Zakończ z ​błędem – dokument nie będzie importowany,
  

• Wstaw nierozpoznany – do dokumentu zostaną wstawione nierozpoznane dane, a użytkownik będzie musiał przy każdej pozycji zdecydować, jak ją zakwalifikować
  

• Dodaj usługę jednorazową – do dokumentu będzie dodawana pozycja z usługą jednorazową,

• Dodaj nowy asortyment kartotekowy – dodawany będzie nowy asortyment kartotekowy na podstawie danych wiersza e-Faktury.
  

Opcja Nazwa u dostawcy pozwala ustalić, czy nazwa asortymentu z e-Faktury ma zostać Zapisana w kartotece po zapisie dokumentu. Po jej zapisaniu, program w danych asortymentu (i klientów) zapisze, jak dany towar nazywa się u danego dostawcy i od tego momentu przy kolejnych dokumentach od danego dostawcy rozpozna ten towar automatycznie.

​

Artykuł należy do zbioru tematów e-Pomocy technicznej dotyczących obsługi KSeF w programie Subiekt nexo.​