e-Pomoc techniczna

Portal Dokumentów – Jaka jest różnica pomiędzy użytkownikiem posiadającym uprawnienia do wszystkich akcji a takim, który może jedynie dodawać i odpowiadać na otrzymane dokumenty?

Program: Dokumenty firmy, InsERT GT, InsERT nexo, Portal Dokumentów, Rachmistrz GT, Rachmistrz nexo, Rewizor GT, Rewizor nexo

Kategoria: Dokumenty, Komunikacja, Uprawnienia, Użytkownicy

Korzystając z trybu obiegu dokumentów w  Portalu Dokumentów, należy przypisać użytkownikom odpowiednie uprawnienia – do wszystkich akcji lub tylko dodawania i odpowiadania. W poniżej tabeli zostały zaprezentowane różnice w dostępie do funkcjonalności pomiędzy rolami.

Funkcja	Wszystkie akcje	Tylko dodawanie i odpowiadanie
Dodawanie dokumentów do usługi	TAK	TAK
Przekazywanie dokumentów do innych użytkowników, np. do sprawdzenia przez innego użytkownika	TAK	NIE
Możliwość odesłania dokumentu do osoby, od której został przesłany	TAK	TAK
Dodawanie komentarza do otrzymanego dokumentu	TAK	TAK
Przejmowanie dokumentów przypisanych do innego operatora	TAK	NIE
Przekazanie dokumentu do księgowości	TAK	NIE
Zakończenie dokumentu bez wysyłania do księgowości	TAK	NIE
Usunięcie dokumentu	TAK	NIE
Akceptacja dokumentu	TAK	TAK
Odrzucenie dokumentu	TAK	TAK

Opisane operacje dostępne są w podglądzie dokumentu:

Uwaga! W zależności od tego, na jakim etapie znajduje się dokument oraz czy podgląd dokumentu zostanie uruchomiony przez operatora, czy pracownika będą dostępne różne opcje.

Przekaż dalej – opcja umożliwia przesłanie dokumentu przez użytkownika do innego pracownika, po wybraniu tej opcji dokument otrzyma status „Przekazany";
Do akceptacji – opcja umożliwia przesłanie dokumentu przez użytkownika do osoby, która odpowiedzialna jest za akceptację dokumentów; osoba, która otrzyma dokument, będzie mogła zaakceptować, odrzucić lub odesłać dokument bez decyzji o akceptacji, po wybraniu tej opcji dokument otrzyma status „Do akceptacji";
Zakończ i wyślij do księgowości – opcja umożliwia przesłanie dokumentu do programu księgowego, po wybraniu tej opcji dokument otrzyma status „W księgowości";
Zakończ bez księgowania – opcja umożliwia zakończenie przepływu danego dokumentu bez przesyłania go do księgowości, po wybraniu tej opcji dokument otrzyma status „Zakończony";
Usuń – opcja umożliwia usunięcie dokumentu, po usunięciu dokument zostanie przeniesiony do kosza;
Przejmij – opcja umożliwia zmianę przypisanego użytkownika, opcja ta może być szczególnie pomocna w sytuacji, gdy dokumenty przypisane zostały do jednego użytkownika i trafił on na zwolnienie chorobowe, w tej sytuacji drugi pracownik może przejąć te dokumenty i przypisać je do siebie, a następnie przesłać je do odpowiednich osób;
Pobierz – opcja pozwala na pobranie pliku;
Akceptuj – opcja ta umożliwia zaakceptowanie przesłanego do użytkownika dokumentu, po wybraniu tej opcji dokument otrzyma status „Zaakceptowany";
Odrzuć – opcja ta umożliwia odrzucenie przesłanego do użytkownika dokumentu, po wybraniu tej opcji dokument otrzyma status „Odrzucony";
Cofnij – opcja ta umożliwia odesłanie otrzymanego dokumentu do użytkownika, który go przesłał, po wybraniu tej opcji dokument otrzyma status „Cofnięty".