Gratyfikant nexo – Ograniczanie dostępu do danych o pracownikach (profilowanie pracowników)

​W firmach, w których w dziale kadr pracuje więcej osób często, zachodzi potrzeba, aby ograniczyć niektórym z nich dostęp do danych dotyczących części pracowników przedsiębiorstwa,  ze względu na szczególnie wrażliwy charakter tych danych. Czasami także chcemy podzielić obsługę kadrową poszczególnych pracowników na pracowników w dziale kadrowym. W Gratyfikancie nexo PRO przychodzi w tym zakresie z pomocą mechanizm profilowania pracowników.

Korzystanie z profilowania pracowników należy rozpocząć od zdefiniowania słownika grup kadrowych. Każda grupa kadrowa powinna odpowiadać grupie pracowników, do których dostęp chcemy przyporządkować jednemu lub większej liczbie pracowników działu kadr. Aby utworzyć grupy, należy przejść do modułu Ewidencje dodatkowe – Konfiguracja – Grupy kadrowe.

W momencie dodawania pierwszej grupy kadrowej system poinformuje o rozpoczęciu profilowania pracowników komunikatem przedstawionym poniżej.

Każda grupa kadrowa posiada swoją nazwę oraz może mieć przypisanego jednego lub wielu opiekunów.

Po zdefiniowaniu grup kadrowych należy przypisać poszczególnych pracowników do wybranych grup. Funkcja zbiorcza „Zmień grupę kadrową" dostępna w module pracowników ułatwia dokonanie tego przypisania.

Do słownika grup kadrowych przypisane jest uprawnienie „Grupy kadrowe – zarządzanie". Oczywiście tylko pracownik decydujący o profilowaniu powinien mieć dostęp do tego słownika.

Dopełnieniem konfigurowania profilowania będzie odpowiednie ustawienie uprawnienia „Pracownicy – dostęp do pracowników innych opiekunów". Od tego momentu pracownicy działu kadr, którym odebrano to uprawnienie, będą mieli dostęp wyłącznie do pracowników, którzy mają przypisaną jedną z grup kadrowych, w której są oni opiekunami.

Oto lista modułów, w których pracownik działu kadr widzi tylko „swoich podopiecznych":

• Pracownicy

• Umowy pracownicze

• Wynagrodzenia

• Absencje

• ECP

• Naliczenia

• Delegacje

• Potrącenia komornicze
  

• Operacje kasowe

• Operacje bankowe

• Dyspozycje bankowe

• Deklaracje skarbowe

• Dekretacja dokumentów –​ poza grupą Płace

• Część raportów

Są to moduły, w których widać dane pojedynczego pracownika.

Moduł List płac przedstawiający zbiorcze kwoty został zabezpieczony w ten sposób, że widoczne są kwoty tylko na tych listach płac, w których są wypłaty wyłącznie własnych (przypisanych do użytkownika) „podopiecznych", w przeciwnym przypadku kwoty są „zamaskowane" za pomocą znaków ***.

Pozostałe moduły czy większość raportów, nie są objęte mechanizmem profilowania. Aby zabezpieczyć dane w nich prezentowane, należy posłużyć się uprawnieniami. W szczególności są to:

• deklaracje ZUS,

• Komunikacja z PPK,

• Biblioteka załączników,

• wiadomości e-mail (zaleca się korzystanie z wiadomości prywatnych lub​ z przypisywania osobnych kont pocztowych dla każdego pracownika działu kadr),

• wiadomości SMS.

Podział pracy

Z mechanizmu profilowania pracowników można także skorzystać, aby w wygodny sposób rozdzielić pomiędzy pracowników działu kadr obsługę poszczególnych grup pracowników, gdy ochrona danych nie jest priorytetem. W takim przypadku po skonfigurowaniu grup kadrowych i przypisaniu pracowników przedsiębiorstwa do poszczególnych grup można uprawnienia pracowników działu kadr pozostawić włączone. Następnie każdy użytkownik programu powinien we wszystkich modułach, w których występuje filtr „Pracownik" ustawić go na pozycję „z mojej grupy kadrowej".