Rachmistrz GT – Jak opisać dokument otrzymany od klienta przez Portal Dokumentów?

Portal Dokumentów to usługa wspomagająca skuteczną komunikację i współpracę biura rachunkowego ze swoimi klientami. Dzięki usłudze możliwe jest pobieranie przekazanych za pomocą Portalu Dokumentów plików klienta w formie pdf lub zdjęć, prosto do programów księgowych InsERT GT. W jednym miejscu można analizować przesłane dokumenty, dodawać na ich podstawie zapisy księgowe lub wyjaśnić z klientem wątpliwości odnośnie dokumentu. Portal Dokumentów to usługa przeznaczona dla biur rachunkowych oraz ich klientów, a także firm prowadzących własną księgowość. Dokumenty wysłane do portalu zostają natychmiastowo przekazane do programu księgowego linii InsERT GT, dzięki czemu osoby odpowiedzialne za ich obsługę mogą je ująć w odpowiednich księgach bądź ewidencjach.

Biuro rachunkowe po otrzymaniu danych od klienta (proces ten zajmuje około 30 minut od wysyłki dokumentów) może przystąpić do ich opisywania. W tym celu należy:

1. Przejść do modułu Dokumenty pobrane, zaznaczyć dokument, a następnie w środkowej sekcji uzupełnić Kategorię i sekcję Wprowadzanie: ręczne lub schematem importu (więcej o sposobach wprowadzania można przeczytać tutaj). Wprowadzane dane są zapisywane na bieżąco. Po opisaniu dokumentu użytkownik może opisać kolejny dokument (korzystając z przycisków Poprzedni i Następny lub zaznaczając go bezpośrednio z listy) lub przystąpić do wprowadzania wybranego dokumentu.

2. Opcjonalnie na zakładce Komunikacja w środkowym panelu uzupełnić Notatkę księgową.

3. Na liście dokumentów, używając opcji Popraw dane dokumentu dostępnej pod prawym przyciskiem myszy lub kliknięciu klawisza Enter otworzyć można okno Dane dokumentu i uzupełnić, czy poprawić bardziej szczegółowe dane tj.: Daty dokumentu, miesiąc rozliczeniowy, Typ dokumentu, Rodzaj faktury, numer dokumentu, kontrahent, notatkę księgową, czy metodę wprowadzenia. Kolorem zielonym oznaczone są dane odczytane z dokumentu. Przyciskami Poprzedni i Następny można nawigować między dokumentami bez konieczności zamykania okna.

Zagadnienie należy do zbioru: Podstawowe zagadnienia dotyczące obsługi Portalu Dokumentów w InsERT GT.​