Biuro GT – Moduł procesy

​Procesy służą do zarządzania postępem prac związanych z obsługą klienta biura rachunkowego. Za ich pomocą można łatwo sprawdzać np. które deklaracje skarbowe zostały już wyliczone, które zostały wysłane, czy status dowolnej, innej usługi świadczonej przez Biuro Rachunkowe. Korzystanie z procesów jest szczególnie zalecane w  momencie kiedy biuro księgowe obsługuje dużą liczbę klientów. Domyślnie procesy Biura GT obejmują rozliczanie większości deklaracji skarbowych, ewidencjonowanie dokumentów, sporządzanie bilansu, RZS'u czy zamknięcie miesiąca. Użytkownik jest w stanie dodawać własne procesy, aby to zrobić, należy z listy modułów wybrać Administracja – Procesy realizowane w biurze i kliknąć opcję Dodaj.

Dodając własny proces należy określić jego Nazwę, okresowość (miesięczną, kwartalną lub roczną) oraz stany, czyli etapy realizacji procesu. Dla przykładu proces o nazwie „Rozliczanie zaliczki CIT" ma ustawioną cykliczność miesięczną, (ponieważ zaliczkę CIT wystawia się raz w miesiącu), oraz stany: w przygotowaniu, naliczona, sprawdzona, wydrukowana, OK. Dodając stany można ustawić jaka operacja wykonana w programie księgowym/kadrowym ma powodować automatyczne ustawianie danego stanu. Jest to przydatna opcja, ponieważ użytkownik nie musi pamiętać o zmianie stanu procesu po wykonaniu jakiejś czynności. Dla przykładu, jeżeli w programie Rewizor GT, zostanie wyliczona deklaracja CIT-8 to w programie Biuro GT proces o nazwie „Rozliczanie deklaracji CIT-8" automatycznie nada mu stan „naliczona".    

Uwaga! Kolejność pozycji na liście jest istotna. W taki sam sposób stany będą porządkowane na listach zwykłych i rozwijanych podczas pracy z programem. Zmianę ich kolejności umożliwiają strzałki w górę i w dół umiejscowione po prawej stronie, obok tabeli.

Aby podłączyć procesy do klienta biura rachunkowego należy w module Klienci wejść w konkretnego klienta i na zakładce Procesy zaznaczyć te, które świadczy biuro rachunkowe dla tego podmiotu. W sytuacji jeżeli nie ma dodanych jeszcze klientów do programu Biuro GT, temat e-pomocy technicznej opisujący jak to zrobić dostępny jest tutaj.

Aby ręcznie zmieniać status procesu posłużyć się można modułem Procesy. Aby zmienić etap procesu, należy wejść w ten moduł. Używając filtrów nad tabelą wybrać proces, którego status potrzeba zmienić, zaznaczyć  klienta  i użyć opcji Ustaw stan realizacji aby z listy wybrać etap jaki ma być nadany.

Inną metodą ustawienia statusu jest skorzystanie z Panelu klienta. Używając tego modułu, należy wybrać konkretnego klienta, korzystając z wyszukiwarki nad tabelą i po jego wybraniu zmienić status przy konkretnym procesie w kolumnie Stan realizacji procesu. 

Temat należy do Zbioru zagadnień e-Pomocy istotnych przy konfigurowaniu i rozpoczęciu pracy z Biurem GT.