Rachmistrz nexo – Jak dodać i ewidencjonować pojazdy?

System Rachmistrz nexo pozwala na zarządzanie eksploatacją pojazdów firmowych (wprowadzonych na stan firmy i niebędących własnością wspólnika czy pracownika) bądź należących do pracowników lub wspólników firmy, a także leasingowanych. W omawianym module można ewidencjonować Pojazdy wykorzystywane do celów działalności gospodarczej, które wykorzystywane będą następnie do rejestracji Przejazdów, Rachunków bądź Ryczałtów w widoku Eksploatacja pojazdów. Rozliczenie kosztów używania pojazdów do celów działalności gospodarczej następuje w widoku Rozliczenia pojazdów. Aby dodać pojazd, należy:

1. Przejść do modułu Pojazdy (zakładka Pojazdy), a następnie wybrać z górnego menu Dodaj – Pojazd.

2. Uzupełnić dane dotyczące pojazdu, wybrać Użytkownika, Właściciela, określić, czy Pojazd będzie Rozliczany ryczałtem i zatwierdzić przyciskiem Zapisz. Więcej o Pojazdach i sposobach rozliczania ich można przeczytać w innym temacie e-Pomocy technicznej TUTAJ.

Po dodaniu Pojazdu można już zacząć naliczać Eksploatacje i Rozliczenia. Przed tym jednak warto zwrócić uwagę na kilka ważnych słowników:

• Stawki za kilometr przejazdu – można wprowadzić stawki przebiegu pojazdów. Aby dodać nową stawkę, należy wpisać w wyszukiwarce programu Stawki za kilometr przejazdu, wejść w wyszukany moduł i kliknąć górne menu Popraw.

• Słownik tras – można stworzyć trasy przejazdowe. Aby dodać nową trasę, należy wpisać w wyszukiwarce programu Trasy przejazdu, wejść w wyszukany moduł i kliknąć górne menu Dodaj.

• Słowniki celów przejazdów – można dodać domyślne cele przejazdów. Aby dodać nowy cel przejazdu, należy wpisać w wyszukiwarce programu Cele przejazdu, wejść w wyszukany moduł i kliknąć górne menu Dodaj.

Po uzupełnieniu wszystkich słowników można zacząć rejestrować Przejazdy, Rachunki bądź Ryczałt. Aby to zrobić, należy przejść do modułu Pojazdy, wejść do widoku Eksploatacja pojazdów, kliknąć górne menu Dodaj i wybrać jedną, z dostępnych funkcji.

• Przejazd – mogą być dodawane dla pojazdów, których rozliczenia dokonuje się na podstawie ilość przejechanych kilometrów. Więcej o tym można przeczytać w innym temacie e-Pomocy technicznej TUTAJ.

• Rachunek – Wprowadzane do systemu rachunki mogą być związane z użytkowaniem pojazdów, których właścicielami są wspólnicy lub osoby współpracujące bądź są to pojazdy firmowe. Dla pojazdów firmowych, leasingowanych i pojazdów wspólników wydatki związane z użytkowaniem pojazdu można ujmować bezpośrednio w księgach rachunkowych bądź rejestrować je właśnie w postaci rachunków, a następnie dekretować z wykorzystaniem naliczeń w Rozliczeniach pojazdów. Więcej o tym można przeczytać w innym temacie e-Pomocy technicznej TUTAJ.

• Ryczałt – Ryczałt wystawiany jest w przypadku wykorzystywania pojazdów pracowniczych do wyjazdów miejscowych. Więcej o tym można przeczytać w innym temacie e-Pomocy technicznej TUTAJ.

Ostatnim widokiem modułu Pojazdy są Rozliczenia pojazdów. W tym module, na podstawie wprowadzonych w danym miesiącu zapisów eksploatacyjnych wyliczane są dokumenty rozliczeń Pojazdów. Dokumenty rozliczeń stanowią podstawę do zaksięgowania wydatków związanych z eksploatacją pojazdów w programie. Aby dodać Rozliczenie pojazdu, należy:

1. Przejść do modułu Pojazdy, wejść do widoku Rozliczenia pojazdów, kliknąć górne menu Dodaj i wybrać Rozliczenie pojazdu (Opcja Rozlicz pojazdy seryjnie – pozwala rozliczyć Pojazdy zbiorczo).

2. Wybrać Pojazd i zatwierdzić przyciskiem Zapisz. Program sam wyliczy wszystkie potrzebne kwoty. Więcej o sposobach rozliczania ich można przeczytać w innym temacie e-Pomocy technicznej TUTAJ.

Temat należy do Zbioru zagadnień e-Pomocy istotnych przy konfigurowaniu i rozpoczęciu pracy z Rachmistrzem nexo.