Programy dla firm - InsERT
Wróć do wyszukiwarki

e-Pomoc techniczna

Obsługa KSeF w przypadku współpracy Subiekta GT i innego systemu księgowego (oddzielne bazy danych)​​

Ostatnia modyfikacja: 10.11.2023

Program: InsERT GT, Subiekt GT

Kategoria: Dekretacja dokumentów, Dokumenty, KSeF, Scenariusze pracy

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Wykorzystanie KSeF w przedsiębiorstwie ma wiele korzyści, w tym:​ redukcja kosztów, oszczędność czasu, bezpieczeństwo i legalność przesyłanych danych. Krajowy System e-Faktur umożliwia integ​rację z ​​​s​ystema​mi finansowymi przeds​​​iębiorstwa, co pozwala na łatwe i szybkie wprowadzenie dokumentów do systemu handlowego i systemu finansowo-księgo​wego. 

Artykuł składa się z następujących sekcji:

Wprowadzenie​

W zależności od modelu i pr​​zepływu danych w przedsiębiorstwie oraz rodzaju księgow​​​ości (wewnętrzna lub zewnętrzna) można wyróżnić kilka scenariuszy pracy obsługiwany​ch przez systemy i aplikacje firmy InsERT. Poniższy scenariusz opisuje wysyłkę (Subiekt GT) i odbiór dokumentów bezpośrednio w programie​ Subiekt GT, w przypadku gdy te program handlowy i księgowy działają na oddzielnej bazie danych.

Pani Agnieszka pracuje w dużym przedsiębiorstwie. Jako system handlowo-magazynowy wykorzystuje program Subiekt GT. Księgowość obsługująca przedsiębiorstwo korzysta z innego systemu księg​​owego. Programy pracują zatem na oddzielnych bazach danych.

​Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF​​​​​​ w systemie InsERT GT​

​Uwaga! Komunikacja z produkcyjnym środowiskiem Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwa tylko na podmiocie produkcyjnym, posiadającym zarejestrowaną licencję Subiekta, Rachmistrza lub Rewizora GT i podłączone Konto Ins​​ERT.​​

W celu rozpoczęcia pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Pani Agnieszka powinna aktywować go w programie. W tym celu należy:

1. Uruchomić program następnie przejść do modułu AdministracjaParametry. Z listy wybrać Laboratorium.​​​

 

2. Zaakceptować regulamin Laboratorium. Włączyć funkcję KSeF. Kliknąć OK i uruchomić ponownie program


Następnie Pani Agnieszka powinna skonfigurować komunikację on-line Krajowego Systemu e-Faktur. W tym celu należy:

1. Przejść do modułu AdministracjaParametry, a następnie odnaleźć i uruchomić KSeF.


2. W sekcji Komunikacja on-line ustawić Wysyłaj doŚrodowisko produkcyjne KSeF, następnie kliknąć Przypisz token autoryzujący.


3. Po wygenerowaniu tokenu na stronie Ministerstwa finansów należy wpisać token autoryzujący wygenerowany w KSeF. Zatwierdzić przyciskiem Zapisz.


Ostatnim krokiem jest konfiguracja pozostałych parametrów e-Faktur.​ Więcej informacji na temat znajduje się poniższym artykule e-Pomocy oraz dalszej części tego artykułu.

Generowanie i wysyłka e-Faktur w Subiekcie GT​​

W ramach konfiguracji KSeF w programie Pani Agnieszka powinna wybrać tryb wysyłki dokumentów do KSeF.

Program Subiekt GT w zależności od wcześniejszej konfiguracji pozwala na skorzystanie z dwóch ​trybów wysyłki dokumentów do KSeF:​
​Wybór trybu pracy zależy w dużej mierze od potrzeb i profilu działania przedsiębiorstwa. 

Więcej informacji na temat wysyłki dokumentów do KSeF znajduje się w poniższym artykule e-Pomo​cy technicznej:
 ​

Odbiór e-Faktur w Subiekcie GT​

​Pani Agnieszka pracuje w przedsiębiorstwie handlowo-usługowym. Otrzymuje od swoich kontra​hentów wiele dokumentów, m.in.: Faktury VAT związane z zakupem towarów oraz tzw. faktury kosztowe​ np. opłaty za energię lub abon​ament telefoniczny. 

​Tak jak w przypadku wysyłki e-Faktur Subiekt GT zezwala na tryby pracy:

W przypadku wybrania trybu ręcznego, w celu pobrania dokumentów z KSeF należy przejść do modułu Zakupe-Faktury. Kliknąć Pobierz e-Faktury z KSeF i wybrać jedną z poniższych opcji:

Od ostatniego odbioru – pobrane zostaną nowe dokumenty zakupu, jakie otrzymano w KSeF od czasu ostatniego odebrania e-Faktur. W przypadku pierwszego wykonania tej operacji zostaną pobrane wszystkie dokumenty począwszy od daty określonej w parametrach e-Faktur;

​Z wybranego okresu – program pobierze wszystkie dokumenty zakupu ze wskazanego okresu. Decyduje data nadania numeru KSeF.

 

​Dodatkowo program umożliwia pobranie e-Faktury na podstawie numeru KSeF. W tym celu należy przejść do modułu e-Faktury (KSeF). Z górnego menu kliknąć Operacje – Pobierz e-Fakturę o numerze KSeF.

 

Wszelkie pobrane dokumenty, które zostały pobrane z systemu KSeF ręcznie lub automatycznie dostępne są w module Zakupe-Faktury (KSeF). Aby zobaczyć podgląd e-Faktury, należy zaznaczyć odpowiedni dokument, następnie kliknąć Pokaż e-Fakturę.

 

Pani Agnieszka za pomocą tego widoku może zdecydować, które z pobranych dokumentów ​pochodzą od dostawców towarów, a następnie wprowadzić je do Subiekta jako Faktury VAT zakupu. Subiekt GT na podstawie danych z e-Faktury potrafi automatycznie rozpoznać wiele informacji, m.in. typ dokumentu, rolę, w jakiej podmiot systemu występuje (nabywca, płatnik, itd.), sprzedawcę, formę płatności itd​. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule e-Pomocy technicznej: 


W przypadku, gdy dane zostały wprowadzone do systemu na podstawie otrzymanej faktury (np. w formie papierowej), system Subiekt GT umożliwia powiązanie tradycyjnej faktury z fakturą KSeF. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule e-Pomocy technicznej​:


Operację powiązania e-Faktury z dokumentem Subiekta, można uruchomić z poziomu podglądu e-Faktury.


Pani Agnieszka oprócz dokumentów związanych z zakupem towarów, otrzymuje tzw. dokumenty kosztowe. W większości przypadków nie ma konieczności wprowadzania takich dokumentów do Subiekta GT. Użytkownik ma możliwość zmiany etapu przetwarzania na Przetwarzaną w księgowości. Dzięki temu rozwiązaniu, po nadaniu odpowiedniego s​tatusu, faktury związane z wydatkami takimi jak np., opłata za abonament lub opłata za energię elektryczną mogą zostać w łatwy sposób wyfiltrowane.​​



Zmianę etapu przetwarzania można również wywołać z poziomu podglądu e-Faktury.


​Artykuł należy do zbioru zagadnień e-Pomocy technicznej: Scenariusze pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w programach firmy InsERT​.​

Czy artykuł był pomocny?TAKNIE

Dlaczego artykuł oceniasz jako nieprzydatny?

Dziękujemy za opinię
drukujWróć do wyszukiwarki