Programy dla firm - InsERT
Wróć do wyszukiwarki

e-Pomoc techniczna

Obsługa KSeF w przypadku współpracy Subiekta nexo lub Subiekta GT i innego systemu księgowego (oddzielne bazy danych)

Ostatnia modyfikacja: 11.04.2024

Program: InsERT GT, InsERT nexo, Subiekt GT, Subiekt nexo

Kategoria: Dekretacja dokumentów, Dokumenty, KSeF, Scenariusze pracy

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Wykorzystanie KSeF w przedsiębiorstwie ma wiele korzyści, w tym: redukcja kosztów, oszczędność czasu, bezpieczeństwo i legalność przesyłanych danych. Krajowy System e-Faktur umożliwia integ​rację z​ systemami finansowymi przedsiębiorstwa, co pozwala na łatwe i szybkie wprowadzenie dokumentów do systemu handlow​ego i systemu finansowo-księgowego. 

Artykuł składa się z następujących sekcji:

Wprowadzenie

W zależności od modelu i przepływu danych w przedsięb​​iorstwie oraz rodzaju księgowości (wewnętrzna lub zewnętrzna) można wyróżnić kilka scenariuszy pracy obsługiwanych przez systemy i aplikacje firmy InsERT. Poniższy scenariusz opisuje wysyłkę (Subiekt nexo) i odbiór dokumentów bezpośrednio w programach  Subiekt nexo i Rachmistrz nexo lub Rewizor nexo, w przypadku gdy te programy działają na wspólnej bazie danych.​

Pa​​n Adam jest pracownikiem dużego przedsiębiorstwa. Jako system handlowo-magazynowy wykorzystuje program Subiekt nexo. Dział księgowy ​przedsiębiorstwa korzysta z innego systemu księgowego. ​Programy pracują zatem na oddzielnych bazach danych.​

Aktywacja i konfiguracja KSeF w systemie InsERT nexo

​Uwaga! Komunikacja z produkcyjnym środowiskiem Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwa tylko na podmiocie produkcyjnym, posiadającym zarejestrowaną licencję Subiekta, Rachmistrza lub Rewizora nexo i podłączone ​​Konto InsERT.​

W celu rozpoczęcia pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Pan Adam ​powinien aktywować go w systemie. W tym celu należy:

1. Przejść do modułu Laboratorium, zapoznać się i Zaakceptować regulamin Laboratorium​. 


​​2. Aktywować funk​​cję Krajowy System e-Faktur.​​


​3. Po aktywacji funkcji wyświetli się okno konfiguracji. Należy wybrać serwis wysyłkizmienić token autoryzacyjny. Można również wskazać, by Domyślną formą faktury była od teraz Faktura do KSeF, a także zdecydować, czy Istniejące dokumenty powinny zostać oznaczone jako podlegające wysyłce do KSeF. Zatwierdzić przyciskiem OK​.

Uwaga! Operacja generowania​ tokenu autoryzacyjnego została opisana tutaj.


Ostatnim krokiem jest konfiguracja domyślnych parametrów e-Faktur.​ Więcej informacji na temat znajduje się poniższych artykułach e-Pomocy:

Generowanie i wysyłka e-Faktur w Subiekcie nexo

​Po skonfigurowaniu KSeF w​ programie Pan Adam powinien wybrać sposób wysyłki dokumentów do KSeF.

Program Subiekt nexo pozwala na skorzystanie z trzech ​sposobów wysyłki dokumentów do KSeF:​

​Wybór sposobu pracy zależy w dużej mierze od potrzeb i profilu działania przedsiębiorstwa. ​


Odbiór e-Faktur w Subiekcie nexo

Pan Adam pracuje w przedsiębiorstwie handlowo-usługowym. Otrzymuje od swoich kontrahentów dokumenty, głównie są to: Faktury VAT zakupu towarów oraz tzw. faktury kosztowe​ np. opłaty za energię lub abonament telefoniczny. Program umożliwia pobranie dokumentów, w których firma Pana Adama występuje jako nabywca bezpośrednio z KSeF.

Program Subiekt nexo pozwala użytkownikowi korzystać z dwóch trybów odbioru e-Faktur:

Aby ręcznie pobrać e-Faktury, należy przejść do modułu Krajowy System e-Faktur – Odbiór, następnie z górnego menu Pobierz e-Faktury wybrać odpowiednią opcję:

  • Online od ostatniego odbioru – pobrane zostaną nowe dokumenty zakupu, jakie otrzymano w KSeF od czasu ostatniego odebrania e-Faktur. W przypadku pierwszego wykonania tej operacji zostaną pobrane wszystkie dokumenty począwszy od daty określonej w konfiguracji e-Faktur;

  • Online z wybranego okresu – program pobierze wszystkie dokumenty zakupu ze wskazanego okresu. Decyduje data wpłynięcia ich do KSeF-u ;

  • Online na podstawie KSeF ID – jeśli znany jest sam numer KSeF_ID dokumentu, wywołanie tej operacji poprosi o jego wpisanie, jeśli zostanie on znaleziony, zostanie zaimportowany do Subiekta nexo;​

  • ​Online na podstawie KSeF ID i dodaj dokument Subiekta – jw. z tym że wraz z odebraniem dokumentu nastąpi procedowanie pobranej e-Faktury tak, aby wystawić z niej dokument Subiekta nexo;​


Wszelkie dokumenty, które zostały pobrane z systemu KSeF ręcznie lub automatycznie dostępne są w module Krajowy System e-Faktur – Odbiór w widoku Do przetworzenia. Aby zobaczyć podgląd e-Faktury, należy zaznaczyć odpowiedni dokument, następnie kliknąć Pokaż.

 

​Pan Adam za pomocą tego widoku może zdecydować, które z pobranych dokumentów ​pochodzą od dostawców towarów, a następnie wprowadzić je do Subiekta jako Faktury VAT zakupu. Subiekt nexo na podstawie danych z e-Faktury potrafi automatycznie rozpoznać wiele informacji, m.in. typ dokumentu, rolę, w jakiej podmiot występuje (nabywca, płatnik, itd.), sprzedawcę, formę płatności itd​. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule e-Pomocy technicznej: 


W przypadku gdy towar został przyjęty wcześniej np. poprzez dokument Przyjęcia zewnętrznego, system Subiekt nexo umożliwia zafakturowanie dokumentów magazynowych po odebraniu e-Faktury. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule e-Pomocy technicznej​:


Pan Adam oprócz dokumentów związanych z zakupem towarów, otrzymuje tzw. dokumenty kosztowe. W większości przypadków nie ma konieczności wprowadzania takich dokumentów do Subiekta nexo. Użytkownik ma możliwość oznaczenia ich jako niepodlegających przetworzeniu w Subiekcie nexo. Faktury związane z wydatkami takimi jak np. opłata za abonament lub opłata za energię elektryczną, należy zaewidencjonować w systemie księgowym, w tym przypadku Rachmistrzu nexo.​


​Artykuł należy do zbioru zagadnień e-Pomocy technicznej: Scenariusze pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w programach firmy InsERT​.

Czy artykuł był pomocny?TAKNIE

Dlaczego artykuł oceniasz jako nieprzydatny?

Dziękujemy za opinię
drukujWróć do wyszukiwarki