Scenariusz obsługi KSeF dla​ biura rachunkowego wykorzystującego program Rachmistrz nexo lub Rewizor nexo​​

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Wykorzystanie KSeF w przedsiębiorstwie ma wiele korzyści, w tym: redukcja kosztów, oszczędność czasu, bezpieczeństwo i legalność przesyłanych danych. Krajowy System e-Faktur umożliwia integrację z systemami finansowymi przedsiębiorstwa, co pozwala na łatwe i szybkie wprowadzenie dokumentów do systemu handlowego i systemu finansowo-księgowego. 

Artykuł składa się z następujących sekcji:

• Wprowadzenie
  

• Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF
  

• Wprowadzenie tokenu autoryzacyjnego
  

• Odbiór e-Faktur z KSeF
  

• Dekretacja dokumentów pobranych z KSeF
  

Wprowadzenie

W zależności od modelu i przepływu danych w przedsiębiorstwie oraz rodzaju księgowości (wewnętrzna lub zewnętrzna) można wyróżnić kilka scenariuszy pracy obsługiwanych przez systemy i aplikacje firmy InsERT. Poniższy scenariusz opisuje odbiór dokumentów w programach księgowych linii InsERT nexo w przypadku biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe obsługuje klientów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur. Pan Robert powinien aktywować funkcjonalności związane z KSeF w programie, wprowadzić token autoryzacyjny KSeF otrzymany od klienta biura, a następnie odebrać i zadekretować e-Faktury z systemu.

Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF

Uwaga! Komunikacja z produkcyjnym środowiskiem Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwa tylko na podmiocie produkcyjnym, posiadającym zarejestrowaną licencję Subiekta, Rachmistrza lub Rewizora nexo i podłączone Konto InsERT.

W celu rozpoczęcia pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Pan Robert powinien aktywować go w systemie. W tym celu należy:

1. Przejść do modułu Laboratorium, zapoznać się i Zaakceptować regulamin Laboratorium. 

2. Aktywować funkcję Krajowy System e-Faktur.

Następnie Pan Robert powinien skonfigurować komunikację Krajowego Systemu e-Faktur z programem.

W celu konfiguracji komunikacji on-line Krajowego Systemu e-Faktur należy:

Przejść do modułu Konfiguracja – Parametry KSeF, następnie kliknąć Popraw. 

Na zakładce Podstawowe ustawić Wysyłkę do odpowiedniej bramki, gdzie do wyboru udostępniono:

• Komunikację z produkcyjnym serwisem Ministerstwa Finansów (dostępne od wersji 45.0.0). Ten sposób oznacza wystawianie i odbieranie dokumentów ze skutkiem prawnym, dostępny wyłącznie na podmiotach produkcyjnych podłączonych do Konta InsERT. Nie można go stosować np. na podmiotach z danymi przykładowymi, aby nie następowała wysyłka fikcyjnych danych do produkcyjnego serwisu Ministerstwa Finansów, co wiązałoby się z odpowiedzialnością karną.
  

• Komunikacja z bramką demonstracyjną umożliwiającą zasymulowanie mechanizmów Subiekta z KSeF bez jakiejkolwiek transmisji danych (dostępny od wersji 41.0.0) i bez skutku prawnego. Z punktu widzenia użytkownika działanie programu jest bardzo podobne do komunikowania się z prawdziwym serwisem MF. Możliwość jest dostępna wyłącznie na danych prezentacyjnych (DEMO) oraz na kopiach produkcyjnych baz danych, zawierających w nazwie „TESTY_KSEF”. Jest to zabezpieczenie przed nieświadomym włączeniem wirtualnej bramki, która m.in. generuje otrzymanie losowych dokumentów zakupu, z których podatnik mógłby odliczyć podatek VAT.
  

Pan Robert jest zdecydowany na komunikację z serwisem produkcyjnym Ministerstwa Finansów. Więc wskazał w programie Bramkę produkcyjną.

Wprowadzenie tokenu autoryzacyjnego

Kolejną czynnością, którą Pan Robert musi wykonać w celu poprawnej komunikacji z KSeF, jest wprowadzenie do programu tokenu autoryzacyjnego uzyskanego od klienta.

Uwaga! Operacja generowania tokenu autoryzacyjnego została opisana tutaj. Operacja powinna zostać wykonana przez klienta biura, a wygenerowany token przekazany pracownikowi biura rachunkowego w bezpieczny sposób.

1. Aby komunikować się z serwisem produkcyjnym Ministerstwa Finansów, należy posiadać token, który można wpisać, wybierając opcję Wpisz token autoryzacyjny.

2. Token uzyskany od klienta podać w polu Token autoryzujący. Zatwierdzić przyciskiem OK.

Odbiór e-Faktur z KSeF

Po wpisaniu tokenu autoryzacyjnego Pan Robert może przejść do odbioru e-Faktur z systemu. Tę operację można zrealizować z poziomu dwóch miejsc w programie:

• W module Dekretacja dokumentów, poprzez górne menu Komunikacja – Pobierz e-Faktury;
  

• W module Dokumenty pobrane poprzez górne menu Pobierz e-Faktury.
  

W obu przypadkach do wyboru są trzy możliwości:

• Online od ostatniego odbioru – program natychmiastowo zacznie pobieranie dokumentów od daty ostatniego wykonania tej operacji;
  

• Online z wybranego okresu – program w następnym kroku będzie wymagał od użytkownika określenia okresu, z którego zostaną pobrane dokumenty;
  

• Online na podstawie KSeF ID – program będzie wymagał wprowadzenia numeru KSeF dokumentu do pobrania.
  

Po skorzystaniu z jednej z dostępnych możliwości e-Faktury zostaną pobrane i pojawi się stosowny komunikat. Zatwierdzić przyciskiem OK.

Dekretacja dokumentów pobranych z KSeF

Po tym, jak dokumenty z KSeF zostaną pobrane​ do programu księgowego, Pan Robert może przejść do dekretacji pobranych dokumentów. W zależności od miejsca dekretacji dokumentów dostępne są określone opcje:

• Z poziomu modułu Dekretacja dokumentów istnieje wyłącznie możliwość dekretacji przy pomocy wcześniej przygotowanego schematu.
  

• Z poziomu modułu Dokumenty pobrane dokumenty mogą zostać zadekretowane zarówno przy pomocy wcześniej przygotowanych schematów, jak i ręcznie.​
  

Poniżej znajduje się zbiór zagadnień e-Pomocy technicznej opisujących obsługę KSeF w programach księgowych linii InsERT nexo:

• Obsługa KSeF (Krajowy System e-Faktur) w programach Rachmistrz oraz Rewizor nexo