e-Pomoc techniczna
Obsługa KSeF w przypadku współpracy Subiekta GT z programem księgowym linii GT (wspólna baza danych)
Program: InsERT GT, Portal Dokumentów, Rachmistrz GT, Rewizor GT, Subiekt GT
Kategoria: Dokumenty, Dokumenty pobrane, KSeF, Komunikacja, Scenariusze pracy
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Wykorzystanie KSeF w przedsiębiorstwie ma wiele korzyści, w tym: redukcja kosztów, oszczędność czasu, bezpieczeństwo i legalność przesyłanych danych. Krajowy System e-Faktur umożliwia integrację z systemami finansowymi przedsiębiorstwa, co pozwala na łatwe i szybkie wprowadzenie dokumentów do systemu handlowego i systemu finansowo-księgowego.
Artykuł składa się z następujących sekcji:
Wprowadzenie
W zależności od modelu i przepływu danych w przedsiębiorstwie oraz rodzaju księgowości (wewnętrzna lub zewnętrzna) można wyróżnić kilka scenariuszy pracy obsługiwanych przez systemy i aplikacje firmy InsERT. Poniższy scenariusz opisuje wysyłkę (Subiekt GT) i odbiór dokumentów bezpośrednio w programach Subiekt GT i Rachmistrz GT lub Rewizor GT, w przypadku gdy te programy działają na wspólnej bazie danych.
Pan Marcin jest przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Jako system handlowo-magazynowy wykorzystuje program Subiekt GT. Pan Marcin również prowadzi własną księgowość, w tym celu wykorzystuje system Rachmistrz GT. Programy Subiekt GT i Rachmistrz GT pracują na jednej bazie danych.
Aktywacja KSeF w systemie InsERT GT
Uwaga! Komunikacja z produkcyjnym środowiskiem Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwa tylko na podmiocie produkcyjnym, posiadającym zarejestrowaną licencję Subiekta, Rachmistrza lub Rewizora GT i podłączone Konto InsERT.
W celu rozpoczęcia pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Pan Marcin powinien aktywować go w systemie. W tym celu należy:
Następnie Pan Marcin powinien skonfigurować komunikację programu z Krajowym Systemem e-Faktur.
W celu konfiguracji komunikacji on-line Krajowego Systemu e-Faktur należy:
Przejść do modułu Administracja – Parametry, a następnie odnaleźć i uruchomić KSeF.
Pan Marcin, jest zdecydowany na komunikację z serwisem produkcyjnym Ministerstwa Finansów, więc wskazał w programie Środowisko produkcyjne KSeF.
W tym celu należy w sekcji Komunikacja on-line ustawić Wysyłaj do – Środowisko produkcyjne KSeF, następnie kliknąć Przypisz token autoryzujący.
Po wygenerowaniu tokenu na stronie Ministerstwa finansów należy wpisać go w programie. Zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
Ostatnim krokiem jest konfiguracja pozostałych parametrów e-Faktur. Więcej informacji na temat znajduje się w poniższym artykule e-Pomocy oraz dalszej części tego artykułu.
Generowanie i wysyłka e-Faktur w Subiekcie GT
Program Subiekt GT pozwala na skorzystanie z dwóch trybów wysyłki dokumentów do KSeF:
Wybór trybu pracy zależy w dużej mierze od potrzeb i profilu działania przedsiębiorstwa.
Dokładny opis parametrów związanych z wysyłką e-Faktur znajduje się tutaj.
Odbiór e-Faktur:
Pan Marcin prowadzi przedsiębiorstwo handlowo-usługowe. Otrzymuje od swoich kontrahentów wiele dokumentów, głównie są to: Faktury VAT zakupu towarów oraz tzw. faktury kosztowe np. opłaty za energię lub abonament telefoniczny.
Subiekt GT – odbiór i wprowadzenie faktur do Subiekta
Tak jak w przypadku wysyłki e-Faktur, Subiekt GT zezwala na tryby pracy:
-
tryb automatyczny;
-
tryb ręczny.
W przypadku wybrania trybu ręcznego, w celu pobrania dokumentów z KSeF należy przejść do modułu Zakup – e-Faktury (KSeF). Kliknąć Pobierz e-Faktury z KSeF i wybrać jedną z poniższych opcji:
Od ostatniego odbioru – pobrane zostaną nowe dokumenty zakupu, jakie otrzymano w KSeF od czasu ostatniego odebrania e-Faktur. W przypadku pierwszego wykonania tej operacji zostaną pobrane wszystkie dokumenty począwszy od daty określonej w parametrach e-Faktur;
Z wybranego okresu – program pobierze wszystkie dokumenty zakupu ze wskazanego okresu. Decyduje data nadania numeru KSeF.
Dodatkowo program umożliwia pobranie e-Faktury na podstawie numeru KSeF. W tym celu należy przejść do modułu e-Faktury (KSeF). Z górnego menu kliknąć Operacje – Pobierz e-Fakturę o numerze KSeF.
Wszelkie dokumenty pobrane z systemu KSeF ręcznie lub automatycznie dostępne są w module Zakup – e-Faktury (KSeF). Aby zobaczyć podgląd e-Faktury, należy zaznaczyć odpowiedni dokument, następnie kliknąć Pokaż e-Fakturę.
Podgląd e-Faktury zostanie wyświetlony w nowym oknie.
Pan Marcin za pomocą tego modułu może również zdecydować, które z pobranych dokumentów pochodzą od dostawców towarów, a następnie wprowadzić je do Subiekta jako Faktury VAT zakupu. Subiekt GT na podstawie danych z e-Faktury potrafi automatycznie rozpoznać wiele informacji, m.in. typ dokumentu, rolę, w jakiej podmiot systemu występuje (nabywca, płatnik, itd.), sprzedawcę. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule e-Pomocy technicznej:
W przypadku, gdy dane zostały wprowadzone do systemu na podstawie otrzymanej faktury (np. w formie papierowej), system Subiekt GT umożliwia powiązanie tradycyjnej faktury z fakturą KSeF. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule e-Pomocy technicznej:
Operację powiązania e-Faktury z dokumentem Subiekta, można uruchomić z poziomu podglądu e-Faktury.
Pan Marcin oprócz dokumentów związanych z zakupem towarów, otrzymuje tzw. dokumenty kosztowe. W większości przypadków nie ma konieczności wprowadzania takich dokumentów do Subiekta GT. Użytkownik ma możliwość zmiany etapu przetwarzania na Przetwarzaną w księgowości. Dzięki temu rozwiązaniu, po nadaniu odpowiedniego statusu faktury związane z wydatkami takimi jak np. opłata za abonament lub opłata za energię elektryczną, mogą zostać w łatwy sposób wyfiltrowane.
Zmianę etapu przetwarzania można również wywołać z poziomu podglądu e-Faktury.
Rachmistrz GT lub Rewizor GT – odbiór i dekretacja dokumentów
W przypadku, gdy system handlowo-magazynowy Subiekt GT i system księgowy Rachmistrz GT lub Rewizor GT pracują na wspólnej bazie danych, nie ma konieczności ponownej aktywacji i konfiguracji KSeF. Dodatkowo, dokumenty pobrane z KSeF do Subiekta GT będą widoczne w systemie księgowym. Analogicznie, dokumenty pobrane do systemu księgowego, dostępne będą w Subiekcie GT. Artykuł e-Pomocy technicznej opisujący odbiór dokumentów z KSeF w systemach księgowych znajduje się tutaj.
Dokumenty pobrane z KSeF dostępne są w module Ewidencje księgowe – Dokumenty pobrane. Z poziomu tego modułu użytkownik ma możliwość dekretacji dokumentów do Ewidencji VAT oraz w zależności od formy księgowości do KPiR/EP (Rachmistrz GT) lub Ksiąg handlowych (Rewizor GT).
Z poziomu widoku Dokumentów pobranych użytkownik ma możliwość zadekretować dokument pobrany z KSeF ręcznie lub automatycznie za pomocą schematów dekretacji przeznaczonych do e-Faktur.
Użytkownik według własnych preferencji może korzystać trybów pracy.
Do wyboru ma dwie opcje:
-
Zaksięgowanie dokumentu pobranego z KSeF ręcznie.
-
Zaksięgowanie dokumentu pobranego z KSeF przy użyciu schematu importu.
Aby zaksięgować dokumenty ręcznie, należy:
1. Przejść do modułu Dokumenty firmy, zaznaczyć pozycję na liście, a następnie wskazać Wprowadzanie – Ręcznie. Po wskazaniu rodzaju zapisu i ewidencji VAT kliknąć Wprowadź z potwierdzeniem.
2. Wyświetli się okno dodawania wybranych zapisów. W lewym, dolnym rogu można przełączać się pomiędzy widokiem zapisu księgowego a zapisem w Ewidencji VAT. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
Alternatywnym rozwiązaniem jest wykorzystanie schematów importu. W tym celu konieczne jest włączenie danej funkcji w Laboratorium. Aby to zrobić, należy:
1. Kliknąć moduł Parametry, a następnie odszukać i przejść do Laboratorium.
2. Aktywować funkcję Schematy importu dla KSeF i zatwierdzić przyciskiem OK.
Tworzenie schematów importu dla dokumentów z KSeF zostało opisane w odrębnych artykułach e-Pomocy dla Rachmistrza GT i Rewizora GT.
3. Przejść do modułu Dokumenty pobrane, zaznaczyć pozycję na liście, a następnie wybrać Wprowadzanie – Schemat importu. Po wskazaniu odpowiedniego schematu importu oznaczyć go jako Zatwierdzony i kliknąć Wprowadź z potwierdzeniem.
4. Szczegóły zapisu zostaną uzupełnione automatycznie zgodnie z wybranym schematem importu – użytkownik ma możliwość ręcznej poprawy wprowadzonych danych. Po weryfikacji tworzonych zapisów potwierdzić przyciskiem Zapisz.
Poniżej znajduje się zbiór zagadnień e-Pomocy technicznej opisujących obsługę KSeF w programach księgowych linii InsERT GT oraz w Subiekcie GT:
Artykuł należy do zbioru zagadnień e-Pomocy technicznej: Scenariusze pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w programach firmy InsERT.
