Rachmistrz GT – Jak stworzyć schemat importu dla dokumentów OCR?

Od wersji 1.77 programu Rachmistrz GT istnieje możliwość stworzenia schematów importu wykorzystywanych do obsługi faktur pochodzących z OCR, w tym celu należy:

1. Z listy modułów wybrać Administracja – Schematy importu, rozwinąć opcję Dodaj i wybrać Schemat dla dokumentów OCR.​

2. W oknie, które się wyświetli wprowadzić Nazwę schematu oraz Kryteria dopasowania schematu do dokumentu. W polu Typ dokumentu określić czy schemat będzie dotyczyć faktur sprzedaży, czy zakupu. 

3. Powyższe Kryterium można rozszerzyć o Kryterium dodatkowe. W tej sekcji można przypisać dopasowanie schematu do konkretnych kontrahentów lub tych z określonymi grupami, czy cechami, do kategorii z dokumentu, lub do nadanych Etykiet księgowych. Kryteria dodatkowe nie wpływają w decydujący sposób na użycie schematu, a jedynie pomagają w automatycznym dopasowaniu odpowiedniego schematu do dokumentu (dopasowanie schematu opiera się o kontrahenta, kategorię i etykiety ustawione w oknie Dane dokumentu w module Dokumenty pobrane).​

4. Następnie (jeżeli ma się stworzyć zapis w Ewidencji VAT) należy zaznaczyć Import do ewidencji VAT. W sytuacji gdy zapis ma trafić tylko do KPiR należy pominąć ten punkt. W tej sekcji obowiązkowe do wypełnienia są pola:

• ​Ewidencja – ewidencja VAT, do której ma trafić zapis,​
  
• Transakcja VAT – transakcja VAT, z którą powstanie zapis VAT. Możliwe jest dopasowanie na podstawie transakcji z dokumentu KSeF, przepisanie jej z ustawień Ewidencji VAT lub wybranie konkretnej z listy
  
• Data wystawienia – data z dokumentu, która będzie w zapisie VAT widnieć w polu Data wystawienia
  
• Data zak. dost.: –  data z dokumentu, która będzie w zapisie VAT widnieć w polu Data zakończenia dostawy​
• Data magazynowa – data z dokumentu, która będzie w zapisie VAT widnieć w polu Data magazynowa​
  
• M-c naliczenia – który miesiąc ma być wzięty jako miesiąc odliczenia. Według tego miesiąca zapis będzie ujęty w deklaracji skarbowej np. JPK
  

Opcjonalnie można określić jeszcze dodawane do zapisów w ewidencji VAT Procedury JPK, kod GTU, kategorię oraz czy dokument podlega księgowaniu​.

Dla faktur zakupu można ponadto określić Rodzaj wydatku, Cel zakupu, Odliczenie oraz Przypadek szczególny VAT. ​

5. Następnie (jeżeli ma się stworzyć zapis w Książce Przychodów i Rozchodów) należy na zakładce KPiR zaznaczyć Import do KPiR. W sytuacji gdy zapis ma trafić tylko do Ewidencji VAT, należy pominąć ten punkt. Używając listy z rozwijanymi polami wskazać, która wartość i do jakiej kolumny ma być wpisana do KPiR. Następnie określić jakie daty z dokumentu mają być potraktowane jako Data ujęcia w KPiR, Data zdarzenia gospodarczego w KPiR oraz z jaką kategorią ma się stworzyć ten zapis.

Dla podmiotów ryczałtowych (jeżeli ma się stworzyć zapis w Ewidencji Przychodów) należy na zakładce EP zaznaczyć Import do EP. W sytuacji gdy zapis ma trafić tylko do Ewidencji VAT, należy pominąć ten punkt. Używając listy z rozwijanymi polami wskazać, która wartość i w jakiej stawce ryczałtu ma trafić do Ewidencji przychodów. Następnie określić jakie daty z dokumentu mają być potraktowane jako Data ujęcia w EP, Data uzyskania przychodu oraz z jaką kategorią ma się stworzyć ten zapis.

6. Opcjonalnie na zakładce Inne można określić, jakie wartości będą widnieć w polach Opis oraz Uwagi. Do pola Uwagi, istnieje możliwość przenoszenia Notatki księgowej z modułu Dokumenty pobrane, numerów faktur korygowanych z e-Faktury lub numerów faktur zaliczkowych z e-Faktury. Schemat zapisać przyciskiem OK.

7.​​ Schematy stworzone do obsługi dokumentów OCR będą oznaczone symbolem "OCR" w kolumnie Typ Schematu. 

Stworzone schematy można kopiować, używając opcji Powiel, a do filtrów dostępnych nad​​ modułem dodano filtr Typ schematu.

  ​
​