Portal Dokumentów – Co zrobić w przypadku występowania błędu podczas wysyłki załączników wiadomością e-mail?

W przypadku wystąpienia problemów podczas wysyłki załączników np. z dokumentami do Portalu Dokumentów należy w pierwszej kolejności zweryfikować, czy zostały spełnione wszystkie kryteria dotyczące załączników:

• Mają prawidłowy format,
  

Dozwolone są pliki obrazkowe (np. jpg, jpeg, png, bmp), pliki .pdf lub .zip (który będzie zawierał jeden z wcześniej wymienionych formatów).

• Mają prawidłowy rozmiar,

Maksymalna wielkość to 10 MB, 

• Nie są zaszyfrowane,

• Są dodane jako załącznik.

Pliki wstawione w treści będą pomijane. 

Po poprawnym przesłaniu załączników zostanie przesłana wiadomość e–mail potwierdzająca pomyślną wysyłkę (akcja zostanie wykonana, jeśli opcja ta jest włączona w ustawieniach). 

Natomiast w przypadku wystąpienia problemów z wysyłką zostanie przesłana wiadomość wraz z opisem danego problemu. Poniżej dostępne są treści komunikatów wraz z zaleconym postępowaniem podczas ich występowania.

Poniżej przedstawione zostały możliwe komunikaty zwrotne.

1. Nieprawidłowy format

Należy zweryfikować, czy przesyłany dokument jest plikiem obrazkowym (np. jpg, jpeg, png, bmp), plikiem .pdf lub .zip. 

2. Plik za duży

Należy zweryfikować wielkość przesyłanego załącznika. Maksymalny rozmiar pliku to 10 MB. 

3. Plik jest zaszyfrowany

Należy zweryfikować, czy przesyłany plik jest zaszyfrowany hasłem. Przesyłane pliki nie mogą być zaszyfrowane ani posiadać hasła. 

4. Wiadomość nie zawierała żadnych załączników

Należy zweryfikować, czy wiadomość posiada załączniki. Pliki dodane w treści wiadomości e–mail są pomijane i nie zostają przesłane. 

5. Wysłanie dokumentu/dokumentów nie powiodło się, ponieważ licencja programu jest nieaktywna lub zabrakło jednostek dokumentów

Należy zweryfikować, czy firma ma wykupione jednostki dokumentów oraz, czy licencja programu jest aktywna. Jak postępować w przypadku wystąpienia błędu, można przeczytać w artykule Portal Dokumentów – Jak przedłużyć, odno​​wić l​​ub rozszerzyć licencję?​. ​​

6. Wystąpił błąd po stronie serwisu

Komunikat spowodowany jest tym, iż występują problemy po stronie Portalu Dokumentów. W takim przypadku należy ponowić wysyłkę. W przypadku ponownego otrzymania takiego komunikatu należy spróbować ponownie później. Jeśli problem będzie występował pomimo upłynięcia dłuższego czasu, np. kilku godzin należy skontaktować się z firmą InsERT przy pomocy formularza kontaktowego​. ​