Wystarczy jeden błąd, by unieważnić sprawozdanie finansowe

Za niewłaściwe wypełnienie sprawozdania finansowego przedsiębiorcy grozi odpowiedzialność karna. Tymczasem ustawodawca nie przewidział możliwości wprowadzenia poprawek.

Zdarzają się przypadki, w których sprawozdanie finansowe, zatwierdzone przez uprawniony organ firmy, jest odrzucane w systemie elektronicznym. Powodem są błędy w strukturze, często niewynikające z winy osoby odpowiedzialnej za przygotowanie sprawozdania. Tymczasem przepisy nie przewidują możliwości wprowadzenia poprawek. Co więcej, w świetle prawa sprawozdanie zawierające błędy w strukturze logicznej zwyczajnie nie istnieje. Brak złożenia go w terminie skutkuje natomiast odpowiedzialnością karną, w skrajnych przypadkach nawet do dwóch lat pozbawienia wolności.

Przygotowanie nowego, poprawionego sprawozdania nie załatwia sprawy, bowiem ustawodawca nie przewidział takiego rozwiązania. Będzie ono traktowane jako zupełnie nowe sprawozdanie, sporządzone w innej dacie, często już po upływie terminu na przekazanie dokumentu organom państwa.

Sytuację komplikuje dodatkowo konieczność zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki w celu ponownego zatwierdzenia sprawozdania. Kłopot w tym, że więcej niż jedno zwyczajne zgromadzenie może zostać uznane za niedopuszczalne. Musiałoby mieć ono formę zgromadzenia nadzwyczajnego, a takie nie może z kolei zatwierdzić sprawozdania.

Konieczna wydaje się zatem nowelizacja ustawy o rachunkowości, dająca możliwość korekty sprawozdań finansowych błędnych jedynie pod względem struktury logicznej. Na razie nie wiadomo, kiedy mogłoby to nastąpić.

Eksperci zalecają, aby spółki przed zatwierdzeniem raportu finansowego próbnie wgrywały go do Krajowego Rejestru Sądowego. To rozwiązanie, które pozwoli uniknąć problemów związanych z odrzuceniem sprawozdania przez system e-KRS.

Przetestować sprawozdanie może właściwie każdy: zarówno członek zarządu, uprawniony do jego złożenia, jak i inna osoba, posiadająca konto w systemie S24. Do czasu wysłania zgłoszenia następuje bowiem jedynie czasowe załadowanie dokumentu na koncie użytkownika.

Nie trzeba się też obawiać, że dokumenty zostaną wysłane przez pomyłkę, nawet jeśli test przeprowadzany jest przez osobę do tego upoważnioną. Trudno jest bowiem nieświadomie przejść całą ścieżkę autoryzacji, tym bardziej, że na samym końcu wymagane jest złożenie e-podpisu.

Sygnować zgłoszenie musi osoba, która jest uprawniona w imieniu konkretnego podmiotu do złożenia dokumentów. System zweryfikuje, czy numer PESEL składającego zgadza się z tym zgłoszonym przez spółkę do KRS. To z kolei wyklucza możliwość złożenia sprawozdania przez księgowego, który nie jest do tego uprawniony.

W momencie, gdy sprawozdanie zostanie załadowane do KRS, system je przetestuje i poinformuje o ewentualnych błędach.