KSeF - informacje dla biur rachunkowych korzystających z Rachmistrza/Rewizora GT
Jak aktywować KSeF w Rewizorze i Rachmistrzu GT
W programach księgowych Rewizor GT i Rachmistrz GT możesz uruchomić obsługę KSeF w Laboratorium, aby sprawdzić działanie Krajowego Systemu e-Faktur. Masz do dyspozycji Bramkę testową InsERT oraz Środowisko produkcyjne KSeF.
- Bramka testowa InsERT symuluje działanie KSeF i pozwala przetestować obsługę faktur ustrukturyzowanych bez ich realnego odbioru. Rozwiązanie to oparte jest o tzw. wirtualną bramkę, w ramach której żadne dane nie są odbierane z serwisu KSeF. Wszystkie dane przetwarzane są lokalnie. Należy jedynie pamiętać o konieczności podłączenia Konta InsERT w programie. Bramka testowa InsERT będzie dobrym wyborem, jeżeli chcesz wypróbować funkcjonalności programów księgowych przed rozpoczęciem oficjalnego korzystania z KSeF. W celu jej wykorzystania należy utworzyć kopię podmiotu z nazwą "TEST_KSEF" lub skorzystać z podmiotu w wersji demonstracyjnej.
- Środowisko produkcyjne KSeF to oficjalny tryb pracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Odbierane z niej dokumenty posiadają moc prawną, co oznacza, że korzystając z Bramki produkcyjnej należy liczyć się z konsekwencjami podatkowymi z tytułu przetwarzanych e-Faktur. Aby odbierać e-Faktury tą metodą, konieczne jest podłączenie Konta InsERT w programie księgowym oraz przypisanie tokena autoryzacyjnego wygenerowanego za pomocą bezpłatnych narzędzi dostępnych w serwisie Ministerstwa Finansów.
Jak pobierać e-Faktury z KSeF
Pobieranie dokumentów z KSeF jest możliwe na dwa sposoby – automatycznie lub ręcznie dzięki opcji Pobierz – z KSeF. Jeżeli zdecydujesz się na pierwszy sposób, dokumenty będą pobierane do programu księgowego w równych odstępach czasowych – możesz zdefiniować w parametrach, co ile minut ma odbywać się pobieranie. Z kolei pobieranie ręczne e-Faktur jest dostępne:
- od ostatniego odbioru,
- z wybranego okresu,
- pojedynczo – przez podanie numeru KSeF.
Po pobraniu dokument otrzyma ustawiony w parametrach Etap przetwarzania (Nowy, Przetwarzany w księgowości lub Przetwarzany w Subiekcie), który w zależności od potrzeb możesz zmienić ręcznie.
Każdy dokument pobrany z KSeF stanowi źródło dla utworzenia zapisu księgowego (dekretu lub zapisu w KPiR/EP) lub/oraz zapisu VAT (zakupu lub sprzedaży). Jeśli nowy dokument ma zostać zaksięgowany, powinien otrzymać etap Przetwarzany w księgowości. Jeżeli nie chcesz go zaksięgować, możesz zaznaczyć taką opcję w menu kontekstowym.
Dekretacja e-Faktur
Dokumenty, które mają zostać ujęte w ewidencjach księgowych, należy wstępnie opisać. Możesz dekretować e-Faktury ręcznie lub automatycznie, tj. według schematów.
Jeżeli zdecydujesz się na ręczną dekretację, należy wstępnie określić rodzaj zapisu księgowego oraz VAT, które docelowo powstaną dla dokumentu. W przypadku Rewizora GT konieczne jest wskazanie rejestru księgowego dla wynikowego dekretu, a w Rachmistrzu GT – rodzaju zapisu w KPiR (wydatek lub przychód). Kolejnym krokiem jest podanie kontekstu podatku VAT (zakup lub sprzedaż).
Schematy dekretacji dla e-Faktur możesz aktywować w Laboratorium. Pozwalają one automatycznie ujmować e-Faktury w odpowiednich ewidencjach księgowych. Funkcjonalność ta jest dostępna w Rewizorze GT w module Schematy importu i dekretacji, a w Rachmistrzu GT – w Schematach importu. W kontekście KSeF programy obsługują dwa typy dokumentów: fakturę zakupu oraz fakturę sprzedaży. Dodając nowy schemat dla KSeF, należy określić wspomniany typ dokumentu, a także, opcjonalnie, jego rodzaj. W schemacie określa się sposób, w jaki powstawać będą zapisy w ewidencjach księgowych na podstawie dekretowanych e-Faktur.
Niezależnie od programu, schemat zawiera więc definicję tworzenia zapisów VAT na podstawie e-Faktur. W Rewizorze definiuje się w nim zapisy na kontach księgowych, które powstaną na podstawie faktury z KSeF. W Rachmistrzu natomiast w schemacie przypisuje się kwoty z e-Faktur do odpowiednich kolumn w KPiR lub stawek ryczałtu w Ewidencji przychodów.